Combinación de correspondencia es una forma fantástica de enviar un correo electrónico a un gran número de personas con un solo clic. Se utiliza sobre todo para enviar correos personalizados a los usuarios, como fechas límite de facturación, nuevas ofertas, etc. Existen otras opciones para completar este servicio, pero es necesario configurar una costosa plataforma de correo para ello. La combinación de correspondencia es una solución que ahorra costes. Podemos combinar correspondencia con cualquier tipo de servidor de correo. Pero aquí, mostraremos cómopara combinar correspondencia de Excel a Outlook .

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¿Qué es la combinación de correspondencia?

Combinación de correspondencia es un proceso que envía automáticamente correos electrónicos personalizados a un número masivo de destinatarios basándose en una base de datos. Una combinación de correspondencia extrae información de un archivo de origen e inserta esa información en el cuerpo del correo.

Pasos para combinar correspondencia de Excel a Outlook

Para realizar una combinación de correspondencia, debemos seguir algunos pasos, como crear un documento, una base de datos, vincular la base de datos, enviar el correo, etc. A continuación, explicaremos todos los pasos en detalle.

📌 Paso 1: Preparar el contenido del correo electrónico en Microsoft Word

Antes de enviar un correo electrónico, primero tenemos que escribir el contenido del correo electrónico. En este paso, vamos a hacer esto. Vamos a escribir el contenido del correo electrónico en Microsoft Word .

• Abrir Microsoft Word del Menú de inicio .
• Haga clic en el botón Documento en blanco para un nuevo archivo word.

• Ahora se abre la palabra. Haga clic en el botón Mailings ficha.

• Desde el Mailings obtenemos Iniciar combinación de correspondencia grupo.
• Seleccione Mensajes de correo electrónico opción.

• Ahora, escriba el contenido del correo electrónico en la ventana de Word.

Nuestro archivo word ya está listo. Aquí, estamos enviando un correo electrónico informando de la fecha límite para el pago de facturas por internet.

Read More: Combinación de correspondencia de Excel a sobres de Word (2 métodos fáciles)

📌 Paso 2: Configurar los datos de Mail Merge en Microsoft Excel

En esta sección, prepararemos el Excel con información variable. Nombre y Fecha son necesarios en el cuerpo del correo y la dirección de correo electrónico es necesaria para la ubicación de envío.

• En primer lugar, abrimos un espacio en blanco Excel archivo.

• Ahora, cree tres 3 columnas Nombre , Fecha y Correo electrónico .
• Inserte los datos correspondientes en las columnas.

Ahora, guarda este archivo.

• Haga clic en el botón Archivo de la pestaña Excel archivo.
• Pulse el botón Guardar una copia opción.

• Ahora, elija una ubicación para guardar el archivo en el menú Gestor de archivos .
• Por último, pulse la tecla Guardar botón.

Nuestro archivo se ha guardado en la ubicación deseada.

Read More: Combinar correspondencia en Excel sin Word (2 formas adecuadas)

📌 Paso 3: Vincular la información postal con el correo electrónico

En esta sección, enlazaremos el archivo word con el archivo Excel El archivo Word formateará el correo basándose en la información del archivo Excel archivo.

• Ir a la Seleccionar grupo de recepción y elija Utilizar una lista existente .

• Elija la opción deseada Excel del archivo Explorador de archivos .
• A continuación, haga clic en el botón Abrir botón.

• Elija el archivo mostrado.
• Compruebe el Primera fila si los datos contienen las cabeceras de las columnas opción.
• Por último, pulse OK .

Ahora, vincularemos las variables con el Excel columnas.

• Seleccione " Nombre " y, a continuación, seleccione el Insertar fusión Archivado opción.
• Aparecerá un menú con los nombres de las columnas de la lista elegida Excel archivo.
• Elija ahora la columna correspondiente.

• Ahora, podemos ver el Nombre se ha modificado.

• Del mismo modo, haga lo mismo con Fecha variable.

📌 Paso 4: Comprobar la vista previa y finalizar la combinación de correspondencia

En este paso, comprobaremos la vista previa del contenido del mailing y completaremos todo el proceso.

• Para obtener la vista previa, haga clic en Vista previa de los resultados sección.

• Ahora, mira el archivo word.
• Nombre y fecha cambiados. Es el 1º miembro del conjunto de datos.

• Hay un botón para obtener los siguientes miembros de uno en uno.

• Mira, 2ª miembro.

• Ahora, haga clic en el botón Finalizar & Fusionar grupo.
• Obtenemos una lista de opciones.
• Seleccione Enviar mensajes de correo electrónico opciones.

• Fusión a Correo electrónico aparecerá la ventana.
• Elija el Correo electrónico en el A caja.

• Ponga un asunto en Asunto caja.
• Por último, pulse OK .

📌 Paso 5: Comprobar los mensajes de Mail Merge desde Outlook

Ahora comprobaremos si la combinación de correspondencia se ha realizado correctamente.

• Ir a la Outlook instalada en el ordenador.
• En el menú, haga clic en Bandeja de salida opción.

• Ahora podemos ver los correos enviados.

Read More: Cómo combinar correspondencia de Excel a Outlook con archivos adjuntos (2 ejemplos)

Conclusión

En este artículo, describimos el proceso de fusión de correo de Excel a Outlook Mostramos todos los procesos en detalle a los usuarios. Espero que esto satisfaga sus necesidades. Por favor, eche un vistazo a nuestro sitio web Exceldemy.com y danos tus sugerencias en el cuadro de comentarios.