จดหมายเวียน เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการส่งอีเมลถึงผู้คนจำนวนมากด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียว ส่วนใหญ่จะใช้เพื่อส่งอีเมลส่วนตัวถึงผู้ใช้ เช่น วันครบกำหนดเรียกเก็บเงิน ข้อเสนอใหม่ ฯลฯ คุณมีตัวเลือกอื่นเพื่อใช้บริการนี้ให้เสร็จสมบูรณ์ แต่จำเป็นต้องตั้งค่าแพลตฟอร์มอีเมลราคาแพงสำหรับสิ่งนี้ จดหมายเวียนเป็นโซลูชันที่ประหยัดค่าใช้จ่าย เราสามารถทำจดหมายเวียนกับเมลเซิร์ฟเวอร์ชนิดใดก็ได้ แต่ในที่นี้ เราจะแสดงวิธีการส่งจดหมายเวียนจาก Excel ไปยัง Outlook

ดาวน์โหลด Practice Workbooks

ดาวน์โหลดสิ่งนี้ หนังสือแบบฝึกหัดเพื่อทำแบบฝึกหัดในขณะที่คุณอ่านบทความนี้

Mail.docx

Mail Merge คืออะไร

Mail Merge เป็นกระบวนการที่จะส่งอีเมลส่วนบุคคลไปยังผู้รับจำนวนมากโดยอัตโนมัติ ขึ้นอยู่กับฐานข้อมูล จดหมายเวียนจะแยกข้อมูลจากไฟล์ต้นฉบับและแทรกข้อมูลนั้นลงในเนื้อหาของจดหมาย

ขั้นตอนในการจดหมายเวียนจาก Excel ไปยัง Outlook

ในการดำเนินการจดหมายเวียน เราต้องทำตามขั้นตอนบางอย่าง เช่นการสร้างเอกสาร ฐานข้อมูล การเชื่อมโยงฐานข้อมูล การส่งเมล์ เป็นต้น ในที่นี้จะกล่าวถึงขั้นตอนทั้งหมดโดยละเอียดด้านล่าง

📌 ขั้นตอนที่ 1: เตรียม เนื้อหาอีเมลใน Microsoft Word

ก่อนส่งจดหมายใดๆ เราต้องเขียนเนื้อหาอีเมลก่อน ในขั้นตอนนี้เราจะทำสิ่งนี้ เราจะเขียนเนื้อหาอีเมลใน Microsoft Word .

• เปิด Microsoft Word จาก Start Menu .
• คลิกที่ เอกสารเปล่า ตัวเลือกสำหรับไฟล์คำใหม่

• ตอนนี้ คำจะเปิดขึ้น คลิกที่แท็บ การส่งจดหมาย

• จากแท็บ การส่งจดหมาย เราจะได้รับ เริ่ม Mail Merge group.
• เลือก E-mail Messages ตัวเลือก

• ตอนนี้ ให้เขียนเนื้อหาของอีเมลในหน้าต่าง word

ไฟล์ word ของเราพร้อมแล้ว ที่นี่ เรากำลังส่งอีเมลแจ้งกำหนดเวลาชำระค่าอินเทอร์เน็ต

อ่านเพิ่มเติม: Mail Merge from Excel to Word Envelopes (2 วิธีง่ายๆ)

📌 ขั้นตอนที่ 2: ตั้งค่าข้อมูลจดหมายเวียนใน Microsoft Excel

ในส่วนนี้ เราจะเตรียมไฟล์ Excel พร้อมข้อมูลตัวแปร ชื่อ และ วันที่ จำเป็นในเนื้อความของจดหมาย และที่อยู่อีเมลจำเป็นสำหรับตำแหน่งที่ส่ง

• ก่อนอื่น เราเปิด Excel<ที่ว่างเปล่า 2> file.

• ตอนนี้ สร้างสาม 3 คอลัมน์ ชื่อ , วันที่ และ อีเมล .
• แทรกข้อมูลที่เกี่ยวข้องในคอลัมน์

ตอนนี้ บันทึกไฟล์นี้

• คลิกที่แท็บ ไฟล์ ของไฟล์ Excel
• กดตัวเลือก บันทึกสำเนา

• ตอนนี้ เลือกตำแหน่งที่จะบันทึกไฟล์จาก ตัวจัดการไฟล์
• สุดท้าย กดปุ่ม ปุ่มบันทึก

ไฟล์ของเราได้รับการบันทึกในตำแหน่งที่ต้องการแล้ว

อ่านเพิ่มเติม: Mail รวมใน Excel โดยไม่ใช้ Word (2 วิธีที่เหมาะสม)

📌 ขั้นตอนที่ 3: เชื่อมโยงข้อมูลการส่งจดหมายกับอีเมล

ในส่วนนี้ เราจะเชื่อมโยงไฟล์ word กับไฟล์ Excel ไฟล์คำจะจัดรูปแบบจดหมายตามข้อมูลจากไฟล์ Excel

• ไปที่ เลือกกลุ่มการรับข้อมูล และเลือก ใช้ รายการที่มีอยู่ .

• เลือกไฟล์ Excel ที่ต้องการจาก File Explorer .
• หลังจากนั้น คลิกที่ปุ่ม เปิด

• เลือกไฟล์ที่แสดง
• ตรวจสอบ แถวแรกหากข้อมูลมีส่วนหัวของคอลัมน์ ตัวเลือก
• สุดท้าย กด ตกลง .

ตอนนี้ เราจะเชื่อมโยงตัวแปรกับคอลัมน์ Excel

• เลือก “ ชื่อ ” จากนั้นเลือก แทรกผสานไฟล์ ตัวเลือก
• ตอนนี้ เมนูจะปรากฏขึ้นโดยแสดงชื่อคอลัมน์จากไฟล์ Excel ที่เลือก
• เลือกคอลัมน์ที่เกี่ยวข้องทันที<14

• ตอนนี้ เราจะเห็นว่าตัวเลือก ชื่อ มีการเปลี่ยนแปลง

• ในทำนองเดียวกัน ทำสิ่งนี้สำหรับตัวแปร วันที่

📌 ขั้นตอนที่ 4: ตรวจสอบตัวอย่างและเสร็จสิ้น Mail Mer ge

ในขั้นตอนนี้ เราจะตรวจสอบตัวอย่างเนื้อหาการส่งจดหมายและดำเนินการให้ครบถ้วนกระบวนการ

• หากต้องการดูตัวอย่าง ให้คลิกที่ส่วน ดูตัวอย่างผลลัพธ์

• ตอนนี้ ให้ดูที่ไฟล์ word
• เปลี่ยนชื่อและวันที่ เป็นสมาชิก ที่ 1 ของชุดข้อมูล

• มีปุ่มสำหรับรับสมาชิกถัดไปทีละรายการ

• ดูสิ สมาชิก คนที่ 2 กำลังปรากฏตัว

• ตอนนี้ คลิกที่ เสร็จสิ้น & รวม กลุ่ม
• เราได้รับรายการตัวเลือก
• เลือก ส่งข้อความอีเมล ตัวเลือก

• หน้าต่าง Merge to E-mail จะปรากฏขึ้น
• เลือกตัวเลือก Email ที่ช่อง To

• ใส่หัวเรื่องในช่อง บรรทัดหัวเรื่อง
• สุดท้าย กด ตกลง .

📌 ขั้นตอนที่ 5: ตรวจสอบข้อความจดหมายเวียนจาก Outlook

ตอนนี้ เราจะตรวจสอบว่าจดหมายเวียนเสร็จสมบูรณ์หรือไม่

• ไปที่แอป Outlook ที่ติดตั้งบนคอมพิวเตอร์
• จากเมนูให้คลิกที่ กล่องขาออก ตัวเลือก

• เราสามารถดูจดหมายที่ส่งได้แล้ว

อ่านเพิ่มเติม: วิธีการส่งจดหมายเวียนจาก Excel ไปยัง Outlook พร้อมไฟล์แนบ (2 ตัวอย่าง)

บทสรุป

ในนี้ ในบทความ เราได้อธิบายขั้นตอนการรวมจดหมายจาก Excel ไปยัง Outlook เราได้แสดงกระบวนการทั้งหมดโดยละเอียดแก่ผู้ใช้ ฉันหวังว่านี่จะตอบสนองความต้องการของคุณ กรุณามีดูที่เว็บไซต์ของเรา Exceldemy.com และให้คำแนะนำในช่องความคิดเห็น