Sammenlægning af post er en fantastisk måde at sende en e-mail til et stort antal mennesker med et enkelt klik. Det bruges mest til at sende personlige mails til brugerne som f.eks. faktureringsfrister, nye tilbud osv. Du har andre muligheder for at udføre denne service, men du skal oprette en dyr mailplatform til dette. Mail merge er en omkostningsbesparende løsning. Vi kan mail merge med enhver form for mailserver. Men her vil vi vise, hvordantil post sammenlægning fra Excel til Outlook .

Download arbejdsbøger til øvelser

Download denne arbejdsbog til træning, så du kan øve dig, mens du læser denne artikel.

Mail.docx

Hvad er Mail Merge?

Sammenlægning af post er en proces, der automatisk sender personlige e-mails til et stort antal modtagere baseret på en database. En sammenføjning af mails uddrager oplysninger fra en kildefil og indsætter disse oplysninger i mailteksten.

Trin til at sammenføje post fra Excel til Outlook

For at udføre en mail merge skal vi følge nogle trin som f.eks. oprettelse af et dokument, database, sammenkædning af databasen, afsendelse af mail m.m. Her vil vi diskutere alle trinene i detaljer nedenfor.

📌 Trin 1: Forbered e-mailindhold i Microsoft Word

Før vi sender en mail, skal vi først skrive indholdet af mailen. I dette trin vil vi gøre dette. Vi vil skrive indholdet af mailen i Microsoft Word .

• Åbn Microsoft Word fra den Startmenu .
• Klik på den Blankt dokument til en ny word-fil.

• Nu åbnes ordet. Klik på Mailinger fanebladet.

• Fra den Mailinger fanen, får vi den Start sammenlægning af post gruppe.
• Vælg den E-mail meddelelser mulighed.

• Skriv nu indholdet af e-mailen i Word-vinduet.

Vores word-fil er klar nu. Her sender vi en e-mail med fristen for betaling af internetregninger.

Læs mere: Mail Merge fra Excel til Word-kuverter (2 nemme metoder)

📌 Trin 2: Opsætning af postsamlingsdata i Microsoft Excel

I dette afsnit vil vi forberede Excel fil med variable oplysninger. Navn og Dato er nødvendige i postkassen, og der er brug for en e-mail-adresse til at sende adressen.

• Først åbner vi en tom Excel fil.

• Nu skal du oprette tre 3 kolonner Navn , Dato , og E-mail .
• Indsæt de respektive data i kolonnerne.

Gem nu denne fil.

• Klik på den Fil i fanen i Excel fil.
• Tryk på Gem en kopi mulighed.

• Vælg nu en placering til at gemme filen fra Filhåndtering .
• Til sidst skal du trykke på Gem knap.

Vores fil er blevet gemt på det ønskede sted.

Læs mere: Postsamkøring i Excel uden Word (2 egnede måder)

📌 Trin 3: Sammenkæd postoplysninger med e-mail

I dette afsnit vil vi sammenkæde word-filen med Excel filen. Word-filen formaterer mailen på baggrund af oplysningerne fra Excel fil.

• Gå til Vælg modtagegruppe og vælge at Brug en eksisterende liste .

• Vælg den ønskede Excel fil fra den Stifinder .
• Klik derefter på Åbn knap.

• Vælg den viste fil.
• Kontroller den Første række, hvis dataene indeholder kolonneoverskrifterne mulighed.
• Til sidst skal du trykke på OK .

Nu vil vi forbinde variablerne med Excel søjler.

• Vælg " Navn ", og vælg derefter den Indsæt sammenlægning Indsendt mulighed.
• Nu vises en menu med kolonnenavnene fra den valgte Excel fil.
• Vælg den relevante kolonne nu.

• Nu kan vi se den Navn er blevet ændret.

• Gør det samme for Dato variabel.

📌 Trin 4: Kontroller forhåndsvisning og afslut mail sammenlægning

I dette trin vil vi kontrollere forhåndsvisningen af indholdet af postforsendelsen og fuldføre hele processen.

• For at få vist en forhåndsvisning, klik på Resultater i et eksempel sektion.

• Se nu på word-filen.
• Navn og dato er ændret. Det er den 1. medlem af datasættet.

• Der er en knap til at hente de næste medlemmer et efter et.

• Se, 2. medlem vises.

• Klik nu på Afslut & sammenlægning gruppe.
• Vi får en liste med valgmuligheder.
• Vælg Send e-mail-meddelelser muligheder.

• Fletning til E-mail vinduet vises.
• Vælg den E-mail i Til boks.

• Indsæt et emne i Emnelinje boks.
• Til sidst skal du trykke på OK .

📌 Trin 5: Kontroller mailsammenlægningsmeddelelser fra Outlook

Nu vil vi kontrollere, om postsamlingen er gennemført.

• Gå til Outlook app installeret på computeren.
• Klik i menuen på Udbakke mulighed.

• Vi kan nu se de sendte mails.

Læs mere: Sådan Mail Merge fra Excel til Outlook med vedhæftede filer (2 eksempler)

Konklusion

I denne artikel beskrev vi processen med mailsammenlægning fra Excel til Outlook Vi har vist alle processer i detaljer til brugerne. Jeg håber, at dette vil opfylde dine behov. Se venligst vores hjemmeside Exceldemy.com og giv dine forslag i kommentarfeltet.