Обединяване на пощата е фантастичен начин за изпращане на електронно писмо до голям брой хора с едно кликване. Използва се най-вече за изпращане на персонализирани писма до потребителите, като например крайни срокове за плащане на сметки, нови оферти и т.н. Имате и други възможности за изпълнение на тази услуга, но трябва да създадете скъпа пощенска платформа за това. Сливането на писма е решение, което спестява разходи. Можем да сливаме писма с всякакъв вид пощенски сървър. Но тук ще покажем какза сливане на пощата от Excel към Outlook .

Изтегляне на работни тетрадки за практика

Изтеглете тази учебна тетрадка, за да се упражнявате, докато четете тази статия.

Mail.docx

Какво е Mail Merge?

Обединяване на пощата е процес, при който автоматично се изпращат персонализирани имейли до масов брой получатели въз основа на база данни. При сливането на имейли се извлича информация от изходния файл и се вмъква в тялото на имейла.

Стъпки за сливане на пощата от Excel в Outlook

За да извършим сливане на пощата, трябва да следваме някои стъпки. Например създаване на документ, база данни, свързване на база данни, изпращане на поща и т.н. Тук ще разгледаме подробно всички стъпки по-долу.

📌 Стъпка 1: Подготовка на съдържанието на имейла в Microsoft Word

Преди да изпратим каквото и да е писмо, първо трябва да напишем съдържанието на имейла. В тази стъпка ще направим това. Ще напишем съдържанието на имейла в Microsoft Word .

• Отворете Microsoft Word от Меню Старт .
• Кликнете върху Празен документ опция за нов word файл.

• Сега думата се отваря. Щракнете върху Пощенски съобщения таб.

• От Пощенски съобщения получаваме раздела Стартиране на Mail Merge група.
• Изберете Съобщения по електронна поща опция.

• Сега напишете съдържанието на имейла в прозореца за думи.

Нашият word файл вече е готов. Тук изпращаме имейл, с който информираме за крайния срок за плащане на сметката по интернет.

Прочетете още: Mail Merge от Excel към Word пликове (2 лесни методи)

📌 Стъпка 2: Настройка на данните за сливане на пощата в Microsoft Excel

В този раздел ще подготвим Excel файл с информация за променливите. Име и Дата са необходими в тялото на писмото, а имейл адресът е необходим за мястото на изпращане.

• Първо, отваряме празен Excel файл.

• Сега създайте три 3 колони Име , Дата , и Имейл .
• Вмъкнете съответните данни в колоните.

Сега запишете този файл.

• Кликнете върху Файл в раздела Excel файл.
• Натиснете бутона Запазване на копие опция.

• Сега изберете място за записване на файла от Мениджър на файлове .
• Накрая натиснете бутона Запазете бутон.

Нашият файл е запазен в желаното местоположение.

Прочетете още: Mail Merge в Excel без Word (2 подходящи начина)

📌 Стъпка 3: Свързване на пощенската информация с имейл

В този раздел ще свържем word файла с Excel Файлът с думи ще форматира пощата въз основа на информацията от Excel файл.

• Отидете в Избор на приемна група и изберете да Използване на съществуващ списък .

• Изберете желания Excel файл от Изследовател на файлове .
• След това щракнете върху Отворете бутон.

• Изберете показания файл.
• Проверете Първи ред, ако данните съдържат заглавията на колоните опция.
• Накрая натиснете OK .

Сега ще свържем променливите с Excel колони.

• Изберете " Име " и след това изберете Вмъкване на Merge Подадена опция.
• Сега ще се появи меню, показващо имената на колоните от избрания Excel файл.
• Сега изберете съответната колона.

• Сега можем да видим Име опцията е променена.

• По същия начин направете това и за Дата променлива.

📌 Стъпка 4: Проверка на визуализацията и завършване на Mail Merge

В тази стъпка ще проверим визуализацията на пощенското съдържание и ще завършим целия процес.

• За да видите визуализацията, кликнете върху Резултати от предварителния преглед раздел.

• Сега погледнете файла с думи.
• Име и дата са променени. Това е 1. член на набора от данни.

• Има бутон за получаване на следващите членове един по един.

• Вижте, 2. членът се показва.

• Сега кликнете върху Завършете & Обединяване група.
• Получаваме списък с опции.
• Изберете Изпращане на имейл съобщения опции.

• Сливане към Електронна поща ще се появи прозорец.
• Изберете Имейл опция в За кутия.

• Поставете тема в Линия на темата кутия.
• Накрая натиснете ОК .

📌 Стъпка 5: Проверка на съобщенията за сливане на пощата от Outlook

Сега ще проверим дали сливането на пощата е завършило успешно.

• Отидете в Outlook инсталирано на компютъра.
• От менюто щракнете върху Изходяща поща опция.

• Сега можем да видим изпратените писма.

Прочетете още: Как да слеете пощата от Excel в Outlook с прикачени файлове (2 примера)

Заключение

В тази статия описахме процеса на сливане на пощата от Excel към Outlook . показахме подробно всички процеси на потребителите. надявам се, че това ще задоволи нуждите ви. моля, разгледайте нашия уебсайт Exceldemy.com и дайте своите предложения в полето за коментари.