Kwa ujumla, kila kampuni inaruhusu wafanyakazi kuchukua kiasi fulani cha siku za likizo na malipo, na hiyo inaitwa PTO au Muda wa Kulipwa . Na ikiwa wafanyakazi hawana siku walizopewa za likizo basi anaweza kulipa likizo na hiyo inaitwa Accrued vacation muda. Katika makala haya, nitakuonyesha jinsi ya kuhesabu muda wa likizo katika Excel . Hapa, nitatumia fomula ya Excel kukokotoa siku zilizoongezwa za likizo kulingana na tarehe ya kujiunga. Unaweza pia kupakua lahajedwali isiyolipishwa na kurekebisha kwa matumizi yako.

Pakua Kitabu cha Mazoezi

Unaweza kupakua kitabu cha mazoezi kutoka hapa:

Je, Ni Muda Gani Unaohitajika wa Likizo?

Kwa ujumla, wafanyakazi hupata kiasi fulani cha siku za kuondoka kwa likizo, sababu za kibinafsi, au ugonjwa. Lakini ikiwa mfanyakazi hajatumia siku za likizo alizochuma basi hii itaitwa Muda wa Likizo Ulioongezwa. Na mfanyakazi atapata kiasi kinacholingana na muda wa likizo uliolimbikizwa mwishoni mwa mwaka. Hii pia inaitwa PTO - Muda wa Kulipwa .

Hatua za Kukokotoa Muda Uliopita wa Likizo katika Excel

Ili kukokotoa muda wa likizo ulioongezwa katika Excel, unapaswa kuwa na hifadhidata iliyo tayari. ya Wafanyakazi ambapo utapata tarehe ya kujiunga, majina, mishahara n.k. Aidha, unapaswa kuwa na mfanyakazi.kifuatiliaji cha mahudhurio kimekamilika kwa mwaka huo ili uweze kuhesabu siku za likizo zilizochukuliwa na mfanyakazi. Hapa, ninaonyesha hatua zote za kukokotoa muda wa likizo uliolimbikizwa katika Excel.

Hatua ya 1: Unda Muundo wa Muda wa Kulipia (PTO)

Saa kwanza, unapaswa kutengeneza muundo wa PTO kwa kampuni yako kulingana na miaka ya huduma iliyotolewa na mfanyakazi. Kwa vile wafanyikazi wakuu watapata siku nyingi za likizo kuliko waajiri wapya.

• Kwa hivyo, tengeneza jedwali lililo na siku zinazoruhusiwa za likizo ya kulipwa siku kwa wafanyikazi kuhusu miaka yao ya utumishi. .
• Unda safu wima moja zaidi ambayo ina sehemu ya chini ya safu ya kikundi kwa miaka ya huduma. Safu wima hii itatumika kwa fomula ya VLOOKUP .

Soma Zaidi: Jinsi ya Kuunda Likizo Tracker katika Excel (Pakua Kiolezo Isiyolipishwa)

Hatua ya 2: Unda Hifadhidata ya Mfanyakazi yenye Tarehe za Kujiunga

Kisha, unapaswa kuwa na hifadhidata tayari ya data ya mfanyakazi. Kusanya data ya majina ya mfanyakazi , tarehe za kujiunga , na mishahara . Na, tengeneza jedwali lenye data hizi katika lahakazi la Excel.

Soma Zaidi: Muundo wa Rekodi ya Kuondoka kwa Mfanyikazi katika Excel (Unda kwa Kina Hatua)

Hatua ya 3: Kokotoa Miaka ya Huduma

Sasa, unatakiwa kukokotoa miaka ya huduma iliyotolewa na mfanyakazi. Unaweza kutumia kitendakazi cha DATEDIF kukokotoa miaka kutoka kwa kuunganishatarehe hadi leo. Kwa hili, bandika kiungo hiki kwenye kisanduku D5:

Maelezo ya Mfumo

Hii itatoa tarehe ya kujiunga ya mfanyakazi husika kutoka kwenye Database sheet.

Ili kupata tarehe ya tarehe ya kazi, Sasa Kazi inatumika hapa.

Itatoa miaka kati ya tarehe hizo mbili.

• Sasa buruta aikoni ya Fill Handle ili kubandika imetumia fomula mtawalia kwa visanduku vingine vya safu wima au tumia mikato ya kibodi ya Excel Ctrl+C na Ctrl+P hadi nakili na bandika.

Soma Zaidi: Jinsi ya Kukokotoa Likizo ya Mwaka katika Excel (pamoja na Hatua za Kina)

Hatua ya 4: Hesabu Siku Zinazoruhusiwa Likizo

Sasa, ili kupata siku za likizo zinazoruhusiwa za wafanyakazi kuhusu tarehe yao ya kujiunga, ni lazima utumie kitendaji cha VLOOKUP katika Excel. Kwa hivyo, bandika kiungo hiki kwenye kisanduku E5:

Ufafanuzi wa Mfumo 2>

• Lookup_value = D5
  Kitendaji kitatafuta thamani katika seli D5 katika Jedwali la kutazama
• Table_array = Database!$G$6:$H$9
  Hii ni aina ya kisanduku ambacho ni jedwali la kutazama ambapo kitendakazi kitatafuta thamani ya kuangalia.
• Col_index_num = 2
  Itarudithamani ya safu 2 katika jedwali la utafutaji kutoka safu ambapo thamani ya kuangalia ipo.

Hatua ya 5: Weka Idadi ya Siku za Likizo Zilizochukuliwa kutoka kwa Kifuatiliaji cha Mahudhurio ya Wafanyakazi

Sasa, fungua kifuatiliaji cha mahudhurio ya Mfanyakazi cha mwaka huo na uunganishe kisanduku kilicho na jumla ya siku za likizo zilizochukuliwa na faili hii kwenye kisanduku F5 au ingiza thamani wewe mwenyewe katika likizo iliyochukuliwa safu.

Soma Zaidi: Muundo wa Rekodi ya Likizo ya Kila Mwezi ya Mfanyakazi katika Excel (iliyo na Kiolezo Bila Malipo)

Hatua ya Mwisho: Kokotoa Muda Uliopita wa Likizo

Sasa, hesabu siku za likizo ulizolimbikiza kwa kutumia fomula hii:

Sasa, unaweza kukokotoa malipo ya likizo ya ziada ili kufidia siku za likizo ambazo hazijachukuliwa. Kwa hivyo, fomula itakuwa:

Sasa, wewe kuwa na siku za likizo zilizolimbikizwa na malipo ya wafanyakazi wa kampuni yako.

Kokotoa Muda Ulioongezwa wa Likizo katika Excel Bila Kujumuisha Kipindi cha Majaribio

Katika makampuni mengi, muda wa likizo ulioongezwa huhesabiwa bila kujumuisha vipindi vya majaribio. Katika kipindi cha majaribio, hakuna vifaa vya likizo ya kulipwa. Kwa hivyo, wakati wa kuhesabu likizo iliyokusanywa, tunapaswa kuchukua tarehe ya kupitakipindi cha majaribio kama tarehe ya kuanza kwa huduma. Hapa, ninakuonyesha hatua za jinsi unavyoweza kukokotoa muda wa likizo uliolimbikizwa kwa kampuni zinazofuata sera ya muda wa majaribio.

📌 Hatua:

• Kwanza, ingiza safu wima mpya ili kukokotoa tarehe ya kupita kwa kipindi cha majaribio. Na, kabidhi kisanduku ili kupata ingizo la miezi ya kipindi cha majaribio.

• Kisha, weka fomula ifuatayo kwenye seli E5 na uburute mpini wa kujaza hadi safu mlalo ya mwisho ya jedwali

Kitendakazi cha EDATE kinatoa thamani ya tarehe baada ya kuongeza idadi fulani ya miezi. Hapa, Inaongeza 6 miezi ambayo ni kipindi cha majaribio na tarehe ya kujiunga, na inatoa tarehe ya kupita.

• Kisha, nenda kwenye lahakazi ya “ Likizo Iliyoongezwa ” na ubadilishe jina safu wima D kuwa “ Miezi ya Huduma “. Pia, ongeza safu wima mpya baada ya ile inayoitwa “Miaka ya Huduma “.
• Kisha, weka fomula ifuatayo kwenye kisanduku D5:

Kitendaji cha IFERROR hurejesha “ Katika Majaribio ” ikiwa tarehe ya mwisho katika DATEDIF chaguo za kukokotoa ni baada ya tarehe ya sasa. Na, kwa safu mlalo hizi, huhitaji kukokotoa muda wa likizo uliolimbikizwa.

• Sasa, hesabu miaka ya huduma ukitumia fomula ifuatayo katika kisanduku.E5, na, buruta mpini wa kujaza ili kutumia fomula sawa kwa visanduku vingine pia.

• Baada ya hapo, weka fomula ifuatayo ili kupata muda wa likizo unaoruhusiwa unaoruhusiwa kwa wafanyakazi katika kisanduku F5 :

• Hesabu sehemu iliyobaki kwa kutumia hatua zinazofanana zilizotajwa katika Hatua ya Mwisho ya njia ya awali .

Hitimisho

Katika makala haya, umepata jinsi ya kukokotoa muda wa likizo ulioongezwa katika Excel. Pakua kitabu cha kazi kisicholipishwa na ukitumie kutengeneza kiolezo cha lahajedwali ya likizo ya kila mwaka kwa ajili ya kampuni yako. Natumaini umepata makala hii kuwa ya manufaa. Unaweza kutembelea tovuti yetu ExcelWIKI ili kujifunza zaidi maudhui yanayohusiana na Excel. Tafadhali, toa maoni, mapendekezo, au maswali kama unayo katika sehemu ya maoni hapa chini.