Αυτό το σεμινάριο θα σας βοηθήσει να χρησιμοποιήσετε τη συντόμευση αυτόματης συμπλήρωσης στο Excel διαφόρων τύπων για να συμπληρώσετε ή να συμπληρώσετε τα κελιά στο Excel χωρίς καμία ταλαιπωρία. Θα μάθουμε 7 διαφορετικούς τύπους συντόμευσης αυτόματης συμπλήρωσης του Excel για να αφήσουμε το Excel να γεμίσει αυτόματα τις γραμμές για εμάς. Θα χρησιμοποιήσουμε Συντομεύσεις πληκτρολογίου , Λαβή πλήρωσης , Συμπλήρωμα φλας , SHIFT , και Αλφαριθμητικά πλήκτρα μαζί, Επανάληψη πλήκτρων συντόμευσης , Δική σας λίστα αυτόματης συμπλήρωσης , και Κώδικας μακροεντολών VBA .

Κατεβάστε το βιβλίο ασκήσεων

Κατεβάστε αυτό το βιβλίο εξάσκησης για να εξασκηθείτε στην εργασία ενώ διαβάζετε αυτό το άρθρο.

7 κατάλληλες μέθοδοι για να χρησιμοποιήσετε τη συντόμευση αυτόματης συμπλήρωσης στο Excel

Ας υποθέσουμε ένα σενάριο όπου έχουμε πληροφορίες για τους υπαλλήλους μιας εταιρείας. Έχουμε το όνομα και το επώνυμο των υπαλλήλων, τους μηνιαίους μισθούς τους και το μπόνους που πήραν τον περασμένο μήνα για τις πωλήσεις που είχαν κάνει. Μαζί με αυτές τις στήλες, έχουμε επίσης κενές στήλες με το όνομα Σειριακό , Ονοματεπώνυμο , και Καθαρό εισόδημα Θα συμπληρώσουμε αυτόματα τα κελιά σε αυτές τις στήλες χρησιμοποιώντας διαφορετικές συντόμευση αυτόματης συμπλήρωσης του Excel.

1. Συμπλήρωση τύπων σε γειτονικά κελιά χρησιμοποιώντας συντόμευση πληκτρολογίου στο Excel

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Συμπλήρωση για να συμπληρώσετε έναν τύπο σε μια γειτονική περιοχή κελιών. Απλά κάντε τα εξής:

Βήμα 1:

• Επιλέξτε το κελί που περιέχει τον τύπο. Σε αυτό το παράδειγμα, είναι το κελί H5 στο πλαίσιο του Καθαρό εισόδημα Στο Καθαρό εισόδημα στήλη, θα αθροίσουμε το μισθό και το μπόνους ενός υπαλλήλου με το SUM φόρμουλα.

Βήμα 2:

• Με κύτταρο H5 που είναι το ενεργό κελί, πατήστε Shift + ΒΕΛΑΚΙ ΚΑΤΩ (αν συμπληρώνετε μια στήλη) ή Shift + δεξί βέλος αν γεμίζετε μια γραμμή) μέχρι το σημείο στο οποίο θέλετε να γεμίσετε το περιεχόμενο.
• Σύρετε τη λαβή γεμίσματος στα κελιά που θέλετε να γεμίσετε.

• Μπορείτε επίσης να πατήσετε Ctrl+D για να συμπληρώσετε τον τύπο κάτω σε μια στήλη, ή Ctrl+R για να συμπληρώσουμε τον τύπο προς τα δεξιά σε μια γραμμή. Σε αυτό το παράδειγμα, αρχειοθετούμε τον τύπο προς τα κάτω σε μια στήλη. Έτσι θα πατήσουμε CTRL+D Πατώντας CTRL+D , θα διαπιστώσουμε ότι όλο το κελί έχει γεμίσει με το SUM τύπο και έχει Καθαρό εισόδημα για κάθε αντίστοιχο εργαζόμενο.

Διαβάστε περισσότερα: Πώς να χρησιμοποιήσετε τον τύπο αυτόματης συμπλήρωσης στο Excel

2. Συμπληρώστε μια σειρά χρησιμοποιώντας τη λαβή πλήρωσης

Έχουμε μια στήλη Serial όπου όλοι οι υπάλληλοι θα σειριοποιηθούν με αύξουσα σειρά. Μπορούμε να συμπληρώσουμε αυτόματα τη στήλη χρησιμοποιώντας την εντολή Γεμίστε τη λαβή( +) στο Excel.

Βήμα 1:

• Αρχικά, εισαγάγετε τιμές σε μερικά από τα κελιά του πίνακα Σειριακό Μπορείτε να συμπληρώσετε μόνο ένα κελί. AutoFill λειτουργεί με ακρίβεια όταν έχει κάποια δεδομένα να επεξεργαστεί.
• Επιλέξτε τα κελιά που γεμίσατε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ και κρατήστε πατημένη τη λαβή γεμίσματος. Ο δείκτης αλλάζει σε σύμβολο συν. (+) όταν το ποντίκι βρίσκεται στη σωστή θέση.

Βήμα 2:

• Τώρα σύρετε το ποντίκι προς τα κάτω (αν γεμίζετε μια στήλη) ή προς τα δεξιά (αν γεμίζετε μια γραμμή). Καθώς σύρετε, ένα tooltip εμφανίζεται, εμφανίζοντας το κείμενο που δημιουργείται για κάθε κελί.

• Με την απελευθέρωση του πλήκτρου του ποντικιού, το Excel θα συμπληρώσει τη σειρά με τους σειριακούς αριθμούς για τους υπόλοιπους υπαλλήλους.

• Μπορείτε επίσης να κάντε διπλό κλικ στο το Χειρολαβή πλήρωσης Αυτό θα λειτουργήσει μόνο αν έχετε τιμές στα αριστερά ή στα δεξιά της στήλης που πρέπει να συμπληρώσετε, καθώς το Excel εξετάζει τη γειτονική στήλη για να καθορίσει το τελευταίο κελί της περιοχής που πρέπει να γεμίσει.

Διαβάστε περισσότερα: Πώς να συμπληρώσετε αυτόματα αριθμούς στο Excel

3. Χρησιμοποιήστε τη λειτουργία Flash Fill στο Excel

Συμπλήρωμα φλας γεμίζει αυτόματα τα δεδομένα σας όταν αντιλαμβάνεται ένα μοτίβο. Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την εντολή Συμπλήρωμα φλας για να διαχωρίσετε το όνομα και το επώνυμο από μία στήλη ή να τα συνδυάσετε από δύο διαφορετικές στήλες.

Βήμα 1:

• Έχουμε ένα Όνομα στήλη και ένα Επώνυμο Θα συνδυάσουμε τα δύο ονόματα για να πάρουμε ένα πλήρες όνομα στο Ονοματεπώνυμο .
• Γράψτε το Όνομα και στη συνέχεια το Επώνυμο για τον πρώτο εργαζόμενο στο Πλήρης Όνομα. Τώρα, όταν πρόκειται να κάνουμε το ίδιο για τον δεύτερο εργαζόμενο, το Excel θα μας δείξει προτάσεις του Πλήρη ονόματα για τον δεύτερο και τους υπόλοιπους υπαλλήλους.

Βήμα 2:

• Με το πάτημα του πλήκτρου ENTER , θα λάβουμε το πλήρες όνομα των υπόλοιπων υπαλλήλων. Εναλλακτικά, μπορούμε επίσης να πατήσουμε CTRL + E αν το Excel δεν μας εμφανίσει μια πρόταση.

Διαβάστε περισσότερα: Flash Fill δεν αναγνωρίζει μοτίβο στο Excel

4. Σειρά αυτόματης συμπλήρωσης με χρήση πλήκτρων τροποποίησης και αλφαριθμητικών πλήκτρων στο Excel

Υπάρχει μια άλλη συντόμευση για την αυτόματη συμπλήρωση της σειράς χρησιμοποιώντας μόνο το πληκτρολόγιο. Πρέπει να κάνετε τα εξής:

Βήμα 1:

• Χρήση SHIFT+ΚΆΤΩ ΒΈΛΟΣ για να επισημάνετε πού θέλετε να πάει η σειρά - πρέπει να περιλαμβάνει τα συμπληρωμένα κελιά.
• Στη συνέχεια, πατήστε ALT + H + F + I + S . A pop-up παράθυρο με το όνομα Σειρά θα εμφανιστεί.

Βήμα 2:

• Τώρα, Πιέστε SHIFT + TAB + F Ο τύπος σειράς θα αλλάξει σε Αυτόματη συμπλήρωση .
• Τύπος OK ή ENTER .

• Τα υπόλοιπα κελιά θα συμπληρωθούν αυτόματα.

Διαβάστε περισσότερα: Πώς να συμπληρώσετε αυτόματα αριθμούς στο Excel χωρίς σύρσιμο

Παρόμοιες αναγνώσεις

• Πώς να εκτελέσετε αυτόματη συμπλήρωση πρόβλεψης στο Excel (5 μέθοδοι)
• Διορθώστε: Η αυτόματη συμπλήρωση του Excel δεν λειτουργεί (7 ζητήματα)
• [Διορθωμένο!] Ο τύπος αυτόματης συμπλήρωσης δεν λειτουργεί στον πίνακα του Excel (3 λύσεις)
• Η αυτόματη συμπλήρωση δεν αυξάνεται στο Excel; (3 λύσεις)

5. Επαναλάβετε το πλήκτρο συντόμευσης για αυτόματη συμπλήρωση στο Excel

Παρόλο που δεν υπάρχει κάποιο πλήκτρο συντόμευσης ή εντολή της κορδέλας που να κάνει το ίδιο πράγμα με το διπλό κλικ στο Χειρολαβή AutoFill , το Excel εξακολουθεί να την αναγνωρίζει ως εντολή. Αυτό σημαίνει ότι μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία επανάληψης του Excel για την αυτόματη συμπλήρωση όσες φορές χρειάζεστε αφού έχετε κάνει την πρώτη αυτόματη συμπλήρωση με το χέρι.

Βήματα:

• Ας υποθέσουμε ότι εργαζόμαστε με τον εργαζόμενο Αριθμός ταυτότητας και PABX στην αντίστοιχη αίθουσα γραφείων τους. Αριθμός ταυτότητας και PABX Όχι αύξηση γραμμικά όπως ακριβώς και η Σειριακό Όχι των υπαλλήλων. Έτσι, αν απλά συμπληρώσουμε αυτόματα το Σειριακό και Αριθμός ταυτότητας στήλη, τότε μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε το πλήκτρο συντόμευσης επανάληψης για την αυτόματη συμπλήρωση της PABX
• Έτσι, πρώτα θα συμπληρώσουμε αυτόματα το Σειριακό και Αριθμός ταυτότητας στήλη χρησιμοποιώντας μία από τις προαναφερθείσες μεθόδους.

• Στη συνέχεια, θα συμπληρώσουμε τις δύο πρώτες γραμμές του πεδίου PABX και επιλέξτε και τις δύο χρησιμοποιώντας τη λαβή γεμίσματος.
• Τώρα θα πατήσουμε CTRL+Y μαζί για να γεμίσουν το PABX.

Διαβάστε περισσότερα: Τύποι του Excel για τη συμπλήρωση αριθμών ακολουθίας Παραλείψτε κρυφές σειρές

6. Δημιουργήστε τη δική σας λίστα αυτόματης συμπλήρωσης

Υπάρχει μια συλλογή λιστών AutoFill που αναγνωρίζει το Excel και στην οποία παραπέμπει κάθε φορά που χρησιμοποιείτε τη λειτουργία. Ωστόσο, μπορείτε να προσθέσετε τις δικές σας λίστες στη συλλογή, η οποία επεκτείνει τη σειρά που αναγνωρίζει το Excel.

Για παράδειγμα, η εταιρεία στην οποία εργαζόμαστε μπορεί να χρειάζεται να γράφουμε το όνομα κάποιων υλικών γραφείου κάθε μέρα. Έτσι, αντί να γράφουμε το όνομα των υλικών κάθε φορά, μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε τη δική μας λίστα για την αυτόματη συμπλήρωση του ονόματος των υλικών.

Βήμα 1:

• Πρώτα, θα πάμε στο Επιλογή από το μενού Αρχείο.

• Επιλέξτε το Προχωρημένο.

Βήμα 2:

• Εντοπίστε την επικεφαλίδα Γενικά και στο κάτω μέρος αυτής της ενότητας, κάντε κλικ στην επιλογή Επεξεργασία προσαρμοσμένων λιστών .

• Στο " Προσαρμοσμένες λίστες " επιλέξτε Νέα λίστα.
• Στη συνέχεια, στο " Λίστα καταχωρήσεων " πληκτρολογήστε τη λίστα σας διαχωρισμένη με ένα κόμμα όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα.
• Αφού πληκτρολογήσετε τη λίστα σας, κάντε κλικ στο Προσθέστε για να αποθηκεύσετε τη λίστα σας.
• Κάντε κλικ στο OK για να κλείσετε το παράθυρο της λίστας Custom και OK ξανά για να κλείσετε το Excel Επιλογή.

Βήμα 3:

• Τώρα πληκτρολογήστε τα δύο πρώτα στοιχεία της λίστας σε δύο κελιά. Επιλέξτε και τα δύο κελιά και σύρετε το λαβή πλήρωσης στο κελί όπου πρέπει να βρίσκεται το τελευταίο στοιχείο της λίστας. Καθώς σύρετε, ένα tooltip εμφανίζεται, εμφανίζοντας το στοιχείο της λίστας που δημιουργείται για κάθε κελί.

• Απελευθερώστε το λαβή πλήρωσης και θα δείτε ότι τα κελιά έχουν γεμίσει με τα στοιχεία της λίστας.

Διαβάστε περισσότερα: Πώς να συμπληρώσετε αυτόματα από τη λίστα στο Excel

7. Αυτόματη συμπλήρωση με χρήση της μακροεντολής VBA

Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε ένα μακροεντολή για την αυτόματη συμπλήρωση των κελιών. Απλά ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

Βήμα 1:

• Πρώτον, μεταβείτε στη διεύθυνση Καρτέλα προβολής → Μάκρο → Μακροεντολή εγγραφής

• Επιλέξτε ένα προαιρετικό όνομα, για παράδειγμα, MacroAutoFill ( χωρίς κενό στο όνομα! ).
• Στη συνέχεια, επιλέξτε μια προαιρετική συντόμευση, για παράδειγμα, Ctrl+Y .
• Κάντε κλικ στο OK για να ξεκινήσετε την εγγραφή της μακροεντολής.

Βήμα 2:

• Πηγαίνετε στο Αρχική σελίδα Καρτέλα → Επεξεργασία → Συμπλήρωση → Σειρά .

• Για " Σειρά σε " επιλέξτε " Στήλες ", ελέγξτε το " AutoFill ", στη συνέχεια κάντε κλικ στο OK .

• Πηγαίνετε στο Καρτέλα προβολής → Μάκρο → " Διακοπή εγγραφής " .

Βήμα 3:

• Τώρα πληκτρολογήστε τους δύο πρώτους αριθμούς στα δύο πρώτα κελιά κάτω από το πεδίο Σειριακό Επιλέξτε και τα δύο κελιά.
• Στη συνέχεια, πατήστε τα πλήκτρα συντόμευσης μακροεντολών CTRL+Y Όλα τα κύτταρα του Σειριακό θα συμπληρωθεί αυτόματα.

Πράγματα που πρέπει να θυμάστε

• Αν δεν βλέπετε τη λαβή πλήρωσης, μπορεί να είναι κρυμμένη. Για να την εμφανίσετε ξανά:

⇒ Πρώτα, κάντε κλικ στο Αρχείο >, Επιλογές .

⇒ Στη συνέχεια κάντε κλικ στο Προχωρημένο .

⇒ Κάτω από το Επιλογές επεξεργασίας , ελέγξτε το Ενεργοποίηση λαβής γεμίσματος και drag-and-drop κελιών κουτί.

• Για να αλλάξετε τον τρόπο με τον οποίο θέλετε να γεμίσετε την επιλογή, κάντε κλικ στο μικρό Επιλογές αυτόματης συμπλήρωσης που εμφανίζεται αφού ολοκληρώσετε το σύρσιμο και επιλέξτε την επιλογή που θέλετε.

Συμπέρασμα

Σε αυτό το άρθρο, μάθαμε να χρησιμοποιούμε τις συντομεύσεις αυτόματης συμπλήρωσης του Excel. Ελπίζω ότι από τώρα και στο εξής θα σας είναι πολύ εύκολο να χρησιμοποιείτε τις συντομεύσεις αυτόματης συμπλήρωσης του Excel. Ωστόσο, αν έχετε οποιεσδήποτε απορίες ή συστάσεις σχετικά με αυτό το άρθρο, αφήστε ένα σχόλιο παρακάτω. Καλή σας μέρα!!!