บทช่วยสอนนี้จะช่วยให้คุณใช้ทางลัดป้อนข้อความอัตโนมัติใน Excel ประเภทต่างๆ เพื่อป้อนข้อความอัตโนมัติหรือเติมเซลล์ใน Excel ได้สะดวกโดยไม่ต้องยุ่งยาก เราจะได้เรียนรู้ 7 ประเภททางลัดป้อนอัตโนมัติของ Excel เพื่อให้ Excel เติมแถวให้เราโดยอัตโนมัติ เราจะใช้ แป้นพิมพ์ลัด , แป้นจับการเติม , การเติมแบบรวดเร็ว , SHIFT และ แป้นตัวเลขและตัวอักษร ร่วมกัน ปุ่มลัดซ้ำ , รายการป้อนข้อความอัตโนมัติของตัวเอง และ รหัสแมโคร VBA .

ดาวน์โหลดสมุดงานแบบฝึกหัด

ดาวน์โหลดหนังสือแบบฝึกหัดนี้เพื่อฝึกฝนงานขณะที่คุณกำลังอ่านบทความนี้

7 วิธีที่เหมาะสมในการใช้ป้อนอัตโนมัติ ทางลัดใน Excel

สมมติว่าเรามีข้อมูลเกี่ยวกับพนักงานของบริษัท เรามีชื่อและนามสกุลของพนักงาน เงินเดือนของพวกเขา และโบนัสที่พวกเขาได้รับในเดือนที่แล้วจากยอดขายที่พวกเขาทำได้ นอกจากคอลัมน์เหล่านี้แล้ว เรายังมีคอลัมน์ว่างชื่อ อนุกรม , ชื่อเต็ม และ รายได้สุทธิ เราจะป้อนเซลล์อัตโนมัติในคอลัมน์เหล่านี้โดยใช้ทางลัดป้อนอัตโนมัติของ Excel ที่แตกต่างกัน

1. เติมสูตรลงในเซลล์ที่อยู่ติดกันโดยใช้แป้นพิมพ์ลัดใน Excel

คุณสามารถใช้คำสั่ง เติม เพื่อเติมสูตรลงในช่วงเซลล์ที่อยู่ติดกัน เพียงทำดังต่อไปนี้:

ขั้นตอนที่ 1:

• เลือกเซลล์ที่มีสูตรอยู่ในตัวอย่างนี้ เป็นเซลล์ H5 ภายใต้ รายได้สุทธิ ในคอลัมน์ รายได้สุทธิ เราจะสรุปเงินเดือนและโบนัสของพนักงานด้วยเครื่องหมาย SUM สูตร

ขั้นตอนที่ 2:<2

• เมื่อเซลล์ H5 เป็นเซลล์ที่ใช้งานอยู่ ให้กดแป้น Shift + ลูกศรลง (หากคุณเติมคอลัมน์) หรือ Shift + ลูกศรขวา หากคุณกำลังเติมแถว) ขึ้นไปยังตำแหน่งที่คุณต้องการเติมเนื้อหา
• ลากที่จับเติมไปทั่วเซลล์ที่คุณต้องการเติม

• คุณยังสามารถกด Ctrl+D เพื่อเติมสูตรลงในคอลัมน์ หรือ Ctrl+R เพื่อเติมสูตร ทางด้านขวาในแถว ในตัวอย่างนี้ เรากำลังจัดเก็บสูตรลงในคอลัมน์ ดังนั้นเราจะกด CTRL+D เมื่อกด CTRL+D เราจะพบว่าเซลล์ทั้งหมดถูกกรอกด้วยสูตร SUM และมี รายได้สุทธิ สำหรับพนักงานที่เกี่ยวข้องทุกคน

อ่านเพิ่มเติม: วิธีใช้สูตรป้อนอัตโนมัติใน Excel

2. เติมซีรี่ส์โดยใช้ที่จับเติม

เรามีคอลัมน์อนุกรมที่พนักงานทุกคนจะถูกเรียงลำดับจากน้อยไปหามาก เราสามารถป้อนคอลัมน์อัตโนมัติโดยใช้เครื่องมือ Fill Handle( +) ใน Excel

ขั้นตอนที่ 1:

• ขั้นแรก ป้อนค่าในบางเซลล์ของ อนุกรม คุณสามารถป้อนได้เพียงเซลล์เดียว แต่ ป้อนอัตโนมัติ ทำงานได้อย่างถูกต้องเมื่อมีข้อมูลที่ต้องใช้งาน
• เลือกเซลล์ที่คุณเติม จากนั้นคลิกจุดจับเติมค้างไว้ ตัวชี้จะเปลี่ยนเป็นเครื่องหมายบวก (+) เมื่อเมาส์อยู่ในตำแหน่งที่ถูกต้อง

ขั้นตอนที่ 2:

• ตอนนี้ให้ลากเมาส์ลงมา (ถ้าคุณกำลังเติมคอลัมน์) หรือไปทางขวา (ถ้าคุณกำลังเติมแถว) ขณะที่คุณลาก คำแนะนำเครื่องมือ จะปรากฏขึ้น โดยแสดงข้อความที่สร้างขึ้นสำหรับแต่ละเซลล์

• เมื่อปล่อยปุ่มเมาส์ Excel จะเติมชุดข้อมูลด้วยหมายเลขประจำเครื่องของพนักงานที่เหลือ

• คุณยังสามารถ ดับเบิลคลิก ไอคอน Fill Handle เพื่อเติมเซลล์อัตโนมัติ วิธีนี้จะใช้ได้ก็ต่อเมื่อคุณมีค่าทางด้านซ้ายหรือขวาของคอลัมน์ที่คุณต้องกรอก เนื่องจาก Excel จะดูคอลัมน์ที่อยู่ติดกันเพื่อกำหนดเซลล์สุดท้ายในช่วงที่จะเติม

อ่านเพิ่มเติม: วิธีป้อนตัวเลขอัตโนมัติใน Excel

3. ใช้คุณลักษณะการเติมแบบรวดเร็วใน Excel

การเติมแบบรวดเร็ว เติมข้อมูลของคุณโดยอัตโนมัติ ข้อมูลเมื่อตรวจพบรูปแบบ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้คำสั่ง Flash Fill เพื่อแยกชื่อและนามสกุลออกจากคอลัมน์เดียว หรือรวมจากสองคอลัมน์ที่แตกต่างกัน

ขั้นตอนที่ 1:

• เรามีคอลัมน์ ชื่อจริง และคอลัมน์ นามสกุล สำหรับพนักงาน เราจะรวมสองชื่อเพื่อให้ได้ชื่อเต็มใน เต็มชื่อ .
• เขียน ชื่อจริง แล้วตามด้วย นามสกุล สำหรับพนักงานคนแรกใน เต็ม ชื่อ ตอนนี้เมื่อเราจะทำเช่นเดียวกันกับพนักงานคนที่สอง Excel จะแสดงคำแนะนำเกี่ยวกับ ชื่อเต็ม สำหรับพนักงานคนที่สองและพนักงานที่เหลือ

ขั้นตอนที่ 2:

• เมื่อกด ENTER เราจะได้ชื่อเต็มของพนักงานที่เหลือ นอกจากนี้ เรายังสามารถกด CTRL + E หาก Excel ไม่แสดงคำแนะนำ

อ่านเพิ่มเติม:<2 Flash Fill ไม่รู้จักรูปแบบใน Excel

4. ป้อนชุดข้อมูลอัตโนมัติโดยใช้ตัวแก้ไขและปุ่มตัวอักษรและตัวเลขใน Excel

มีทางลัดอื่นเพื่อป้อนชุดข้อมูลอัตโนมัติโดยใช้แป้นพิมพ์เท่านั้น คุณต้องดำเนินการต่อไปนี้:

ขั้นตอนที่ 1:

• ใช้ SHIFT+ลูกศรลง เพื่อเน้นตำแหน่งที่คุณต้องการให้ซีรีส์ ไป – ต้องรวมเซลล์ที่กรอก
• จากนั้นกด ALT + H + F + I + S หน้าต่าง ป๊อปอัป ชื่อ ซีรี่ส์ จะปรากฏขึ้น

ขั้นตอนที่ 2:

• ตอนนี้ กด SHIFT + TAB + F ประเภทซีรีส์จะเปลี่ยนเป็น ป้อนอัตโนมัติ .
• กด ตกลง หรือ ENTER .

• เซลล์ที่เหลือจะถูกเติมโดยอัตโนมัติ

อ่านเพิ่มเติม: วิธี เพื่อป้อนตัวเลขอัตโนมัติใน Excel โดยไม่ต้องลาก

การอ่านที่คล้ายกัน

• วิธีการทำนายป้อนอัตโนมัติใน Excel (5 วิธี)
• แก้ไข: ป้อนอัตโนมัติใน Excel ไม่ทำงาน (7 ปัญหา)
• [แก้ไขแล้ว!] สูตรป้อนอัตโนมัติไม่ทำงาน ในตาราง Excel (3 วิธีแก้ไข)
• ป้อนอัตโนมัติไม่เพิ่มขึ้นใน Excel? (3 วิธีแก้ไข)

5. ทำซ้ำคีย์ลัดเพื่อป้อนอัตโนมัติใน Excel

แม้ว่าจะไม่มีคีย์ลัดหรือคำสั่ง Ribbon ที่ทำสิ่งเดียวกับการดับเบิลคลิกที่แฮนเดิล ป้อนอัตโนมัติ แต่ Excel ก็ยังจดจำได้ เป็นคำสั่ง ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถใช้คุณลักษณะการทำซ้ำของ Excel เพื่อป้อนอัตโนมัติได้หลายครั้งตามที่คุณต้องการ หลังจากที่คุณป้อนอัตโนมัติครั้งแรกด้วยตัวเองเรียบร้อยแล้ว

ขั้นตอน:

• มา สมมติว่าเรากำลังทำงานกับพนักงาน ID No และ PABX ที่ห้องทำงานของตน ทั้ง ID No และ PABX ไม่เพิ่มขึ้นแบบเชิงเส้น เช่นเดียวกับการ Serial No ของพนักงาน ดังนั้น หากเราป้อนอัตโนมัติในคอลัมน์ Serial และ ID No เราก็สามารถใช้คีย์ลัดซ้ำเพื่อป้อนอัตโนมัติใน PABX
• ดังนั้น ก่อนอื่นเราจะป้อนอัตโนมัติในคอลัมน์ Serial และ ID No โดยใช้วิธีใดวิธีหนึ่งที่กล่าวถึงข้างต้น

• จากนั้นเราจะเติมสองแถวแรกของคอลัมน์ PABX และเลือกทั้งสองแถวโดยใช้ที่จับเติม
• ตอนนี้เราจะกด CTRL+Y พร้อมกัน เพื่อกรอก ตู้สาขาโทรศัพท์

อ่านเพิ่มเติม: สูตร Excel เพื่อกรอกหมายเลขลำดับ ข้าม ที่ซ่อนอยู่แถว

6. สร้างรายการป้อนอัตโนมัติของตัวเอง

มีชุดของรายการป้อนอัตโนมัติที่ Excel รู้จักและอ้างถึงทุกครั้งที่คุณใช้คุณลักษณะนี้ อย่างไรก็ตาม คุณสามารถเพิ่มรายการของคุณเองลงในคอลเล็กชัน ซึ่งขยายขอบเขตของชุดข้อมูลที่ Excel รู้จัก

ตัวอย่างเช่น บริษัทที่เรากำลังทำงานอยู่อาจต้องจดชื่อเอกสารที่ใช้ในสำนักงานทุกวัน ดังนั้น แทนที่จะเขียนชื่อวัสดุทุกครั้ง เราสามารถใช้รายการของเราเองเพื่อป้อนชื่อวัสดุโดยอัตโนมัติ

ขั้นตอนที่ 1:

• อันดับแรก เราจะไปที่เมนู ตัวเลือก จาก ไฟล์

• เลือก ขั้นสูง

ขั้นตอนที่ 2:

• ค้นหาหัวข้อทั่วไปและที่ ด้านล่างของส่วนนั้น ให้คลิก แก้ไขรายการที่กำหนดเอง .

• ในกล่อง “ รายการที่กำหนดเอง ” เลือกรายการใหม่
• จากนั้นในช่อง “ รายการรายการ ” ในรายการของคุณคั่นด้วย เครื่องหมายจุลภาค ตามที่แสดงในภาพด้านล่าง
• หลังจากพิมพ์รายการของคุณ คลิก เพิ่ม เพื่อจัดเก็บรายการของคุณ
• คลิก ตกลง เพื่อปิดหน้าต่างรายการแบบกำหนดเอง และ ตกลง อีกครั้งเพื่อปิด Excel ตัวเลือก

ขั้นตอนที่ 3:

• ตอนนี้พิมพ์ตัวแรก รายการสองรายการในสองเซลล์ เลือกเซลล์ทั้งสองแล้วลาก ที่จับเติม ไปยังเซลล์ที่รายการสุดท้ายของรายการควรอยู่ เมื่อคุณลาก คำแนะนำเครื่องมือ จะปรากฏขึ้นแสดงรายการของรายการที่ถูกสร้างขึ้นสำหรับแต่ละเซลล์

• ปล่อย ที่จับเติม และคุณจะเห็น เซลล์ถูกเติมด้วยรายการต่างๆ ในรายการ

อ่านเพิ่มเติม: วิธีป้อนอัตโนมัติจากรายการใน Excel

7. เติมอัตโนมัติ การใช้มาโคร VBA

คุณยังสามารถใช้ มาโคร เพื่อเติมเซลล์อัตโนมัติ เพียงทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

ขั้นตอนที่ 1:

• ขั้นแรก ไปที่ แท็บดู → มาโคร → บันทึกมาโคร

• เลือกชื่อเพิ่มเติม เช่น MacroAutoFill ( ไม่มีช่องว่างในชื่อ! ).
• จากนั้นเลือกตัวเลือกทางลัด เช่น Ctrl+Y .
• คลิก ตกลง เพื่อเริ่มบันทึกมาโคร

ขั้นตอนที่ 2:

• ไปที่ หน้าแรก แท็บ → การแก้ไข → เติม → ซีรี่ส์ .

• สำหรับ “ ชุดข้อมูลใน ” เลือก “ คอลัมน์ “ ทำเครื่องหมายที่ตัวเลือก “ ป้อนอัตโนมัติ ” จากนั้นคลิก ตกลง .

• ไปที่ แท็บดู → มาโคร → “ หยุดการบันทึก “ .

ขั้นตอนที่ 3:

• ตอนนี้พิมพ์อันแรก ตัวเลขสองตัวในสองเซลล์แรกภายใต้คอลัมน์ อนุกรม เลือกเซลล์ทั้งสอง
• จากนั้นกดปุ่มทางลัดมาโคร CTRL+Y เซลล์ทั้งหมดของคอลัมน์ อนุกรม จะถูกป้อนอัตโนมัติ

ข้อควรจำ

• หากคุณไม่เห็นจุดจับเติม มันอาจจะซ่อนอยู่ หากต้องการแสดงอีกครั้ง:

⇒ ก่อนอื่น ให้คลิก ไฟล์ > ตัวเลือก .

⇒ จากนั้นคลิก ขั้นสูง .

⇒ ใต้ ตัวเลือกการแก้ไข ให้เลือก เปิดใช้งานจุดจับเติมและการลากและเซลล์ -วาง กล่อง

• หากต้องการเปลี่ยนวิธีเติมส่วนที่เลือก ให้คลิกไอคอน ตัวเลือกการเติมอัตโนมัติ ขนาดเล็กที่ปรากฏขึ้นหลังจากที่คุณลากเสร็จ แล้วเลือกตัวเลือก ที่คุณต้องการ

บทสรุป

ในบทความนี้ เราได้เรียนรู้การใช้ทางลัดป้อนข้อความอัตโนมัติของ Excel ฉันหวังว่าจากนี้ไปคุณจะพบว่ามันง่ายมากที่จะใช้ทางลัดป้อนอัตโนมัติของ Excel อย่างไรก็ตาม หากคุณมีข้อสงสัยหรือคำแนะนำเกี่ยวกับบทความนี้ โปรดแสดงความคิดเห็นด้านล่าง มีวันที่ดี!!!