Cách áp dụng lối tắt tự động điền trong Excel (7 phương pháp)

Hugh West

18-10-2023 Khái niệm cơ bản về Excel
  • Chia Sẻ Cái Này
Hugh West

Hướng dẫn này sẽ giúp bạn sử dụng nhiều loại phím tắt Tự động điền trong Excel để tự động điền hoặc điền vào các ô trong Excel một cách thuận tiện mà không gặp bất kỳ rắc rối nào. Chúng ta sẽ tìm hiểu 7 loại phím tắt tự động điền khác nhau của Excel để Excel tự động điền vào các hàng cho chúng ta. Chúng ta sẽ sử dụng Phím tắt , Fill handle , Flash Fill , SHIFT và Phím chữ và số cùng nhau, Phím tắt lặp lại , Danh sách tự động điền riêng và Mã vĩ mô VBA .

Tải xuống sách bài tập thực hành

Tải xuống cuốn sách thực hành này để thực hiện nhiệm vụ khi bạn đang đọc bài viết này.

AutoFill Shortcut.xlsm

7 Phương pháp Thích hợp để Sử dụng Tự động Điền Phím tắt trong Excel

Giả sử một tình huống mà chúng ta có thông tin về nhân viên của một công ty. Chúng tôi có tên và họ của nhân viên, tiền lương hàng tháng của họ và tiền thưởng họ nhận được tháng trước cho doanh số bán hàng mà họ đã thực hiện. Cùng với các cột này, chúng tôi cũng có các cột trống có tên Số sê-ri , Họ tên và Thu nhập ròng . Chúng tôi sẽ tự động điền các ô trong các cột này bằng phím tắt tự động điền khác của Excel.

1. Điền công thức vào các ô liền kề bằng phím tắt trong Excel

Bạn có thể sử dụng lệnh Điền để điền công thức vào một dải ô liền kề. Bạn chỉ cần làm như sau:

Bước 1:

  • Chọn ô chứa công thức trong đó.Trong ví dụ này, đó là ô H5 dưới Thu nhập ròng Trong cột Thu nhập ròng , chúng tôi sẽ tổng hợp tiền lương và tiền thưởng của một nhân viên với SUM công thức.
=SUM(F5,G5)

Bước 2:

  • Với ô H5 là ô hiện hành, nhấn phím Shift + MŨI TÊN XUỐNG (nếu bạn đang điền vào một cột) hoặc Shift + MŨI TÊN PHẢI nếu bạn đang điền một hàng) đến vị trí bạn muốn điền nội dung.
  • Kéo núm điều khiển điền qua các ô mà bạn muốn điền.

  • Bạn cũng có thể nhấn Ctrl+D để điền công thức xuống một cột hoặc Ctrl+R để điền công thức bên phải liên tiếp. Trong ví dụ này, chúng tôi đang sắp xếp công thức trong một cột. Vì vậy, chúng tôi sẽ nhấn CTRL+D . Khi nhấn CTRL+D , chúng tôi sẽ thấy rằng tất cả các ô đã được điền bằng công thức SUM và có Thu nhập ròng cho mọi nhân viên tương ứng.

Đọc thêm: Cách sử dụng công thức tự động điền trong Excel

2. Điền xuống một chuỗi bằng cách sử dụng núm điều khiển điền

Chúng tôi có một cột Số sê-ri nơi tất cả các nhân viên sẽ được đánh số thứ tự theo thứ tự tăng dần. Chúng ta có thể tự động điền vào cột bằng công cụ Fill Handle( +) trong Excel.

Bước 1:

  • Đầu tiên, hãy nhập các giá trị vào một số ô của Nối tiếp Tuy nhiên, bạn chỉ có thể điền vào một ô. Nhưng Tự động điền hoạt động chính xáckhi nó có một số dữ liệu để làm việc.
  • Chọn các ô bạn đã điền, sau đó nhấp và giữ núm điều khiển điền. Con trỏ chuyển thành biểu tượng dấu cộng (+) khi chuột ở đúng vị trí.

Bước 2:

  • Bây giờ hãy kéo chuột xuống (nếu bạn đang điền một cột) hoặc sang phải (nếu bạn đang điền một hàng). Khi bạn kéo, chú giải công cụ xuất hiện, hiển thị văn bản đang được tạo cho từng ô.

  • Khi nhả nút chuột, Excel sẽ điền vào chuỗi bằng số sê-ri cho những nhân viên còn lại.

  • Bạn cũng có thể nhấp đúp vào biểu tượng Fill Handle để tự động điền các ô. Điều này sẽ chỉ hoạt động nếu bạn có các giá trị ở bên trái hoặc bên phải của cột mà bạn cần điền khi Excel nhìn vào cột liền kề để xác định ô cuối cùng trong phạm vi cần điền.

Đọc thêm: Cách tự động điền số trong Excel

3. Sử dụng tính năng Flash Fill trong Excel

Flash Fill tự động điền số của bạn dữ liệu khi nó cảm nhận được một mẫu. Ví dụ: bạn có thể sử dụng lệnh Flash Fill để tách họ và tên khỏi một cột hoặc kết hợp chúng từ hai cột khác nhau.

Bước 1:

  • Chúng tôi có cột Tên và cột Họ cho nhân viên. Chúng ta sẽ kết hợp hai tên để có tên đầy đủ trong FullTên .
  • Viết Tên và sau đó là Họ cho nhân viên đầu tiên trong Tên Đầy đủ . Bây giờ, khi chúng ta thực hiện tương tự cho nhân viên thứ hai, Excel sẽ hiển thị cho chúng ta các gợi ý về Tên đầy đủ cho nhân viên thứ hai và các nhân viên còn lại.

Bước 2:

  • Khi nhấn nút ENTER , chúng ta sẽ nhận được tên đầy đủ của những nhân viên còn lại. Ngoài ra, chúng ta cũng có thể nhấn CTRL + E nếu Excel không hiển thị gợi ý cho chúng ta.

Đọc thêm: Flash Fill Không nhận dạng mẫu trong Excel

4. Tự động điền chuỗi bằng phím bổ trợ và phím chữ và số trong Excel

Có một phím tắt khác để tự động điền chuỗi chỉ bằng bàn phím. Bạn phải làm như sau:

Bước 1:

  • Sử dụng SHIFT+MŨI TÊN XUỐNG để đánh dấu vị trí bạn muốn chuỗi đi – phải bao gồm các ô đã điền.
  • Sau đó nhấn ALT + H + F + I + S . Cửa sổ cửa sổ bật lên có tên Sê-ri sẽ xuất hiện.

Bước 2:

  • Bây giờ, hãy nhấn SHIFT + TAB + F . Loại sê-ri sẽ thay đổi thành Tự động điền .
  • Nhấn OK hoặc ENTER .

  • Các ô còn lại sẽ được tự động điền.

Đọc thêm: Cách thực hiện để Tự động điền số trong Excel mà không cần kéo

Cách đọc tương tự

  • Cách thực hiện dự đoánTự động điền trong Excel (5 phương pháp)
  • Khắc phục: Tự động điền trong Excel không hoạt động (7 vấn đề)
  • [Đã sửa!] Công thức tự động điền không hoạt động trong Bảng Excel (3 giải pháp)
  • Tự động điền không tăng dần trong Excel? (3 Giải pháp)

5. Lặp lại phím tắt để tự động điền trong Excel

Mặc dù không có phím tắt hoặc lệnh Ribbon thực hiện điều tương tự như nhấp đúp vào điều khiển Tự động điền nhưng Excel vẫn nhận ra nó như một mệnh lệnh. Điều này có nghĩa là bạn có thể sử dụng tính năng Lặp lại của Excel để Tự động điền bao nhiêu lần tùy ý sau khi thực hiện xong lần Tự động điền đầu tiên theo cách thủ công.

Các bước:

  • Hãy giả sử rằng chúng ta đang làm việc với nhân viên ID No và PABX đến phòng làm việc tương ứng của họ. Cả ID No và PABX No tăng tuyến tính giống như Serial No của nhân viên. Vì vậy, nếu chúng ta chỉ tự động điền cột Sê-ri và Số ID thì chúng ta có thể sử dụng phím tắt lặp lại để tự động điền PABX
  • Vì vậy, trước tiên chúng tôi sẽ tự động điền cột Sê-ri và Số ID bằng một trong các phương pháp nêu trên.

  • Sau đó, chúng ta sẽ điền vào hai hàng đầu tiên của cột PABX và chọn cả hai hàng bằng núm điều khiển điền.
  • Bây giờ, chúng ta sẽ nhấn đồng thời CTRL+Y để điền vào PABX.

Đọc thêm: Công thức Excel để điền số thứ tự Bỏ qua Ẩn giấuHàng

6. Tạo danh sách Tự động điền của riêng

Có một tập hợp các danh sách Tự động điền mà Excel nhận dạng và tham chiếu mỗi khi bạn sử dụng tính năng này. Tuy nhiên, bạn có thể thêm danh sách của riêng mình vào bộ sưu tập, điều này sẽ mở rộng chuỗi mà Excel nhận ra.

Ví dụ: công ty chúng tôi đang làm việc có thể phải viết ra tên của một số tài liệu văn phòng mỗi ngày. Vì vậy, thay vì mỗi lần viết tên tài liệu, chúng ta có thể sử dụng danh sách của riêng mình để tự động điền tên tài liệu.

Bước 1:

  • Đầu tiên, chúng ta sẽ chuyển đến menu Tùy chọn từ Tệp.

  • Chọn Nâng cao.

Bước 2:

  • Tìm tiêu đề Chung và tại ở cuối phần đó, hãy nhấp vào Chỉnh sửa danh sách tùy chỉnh .

  • Trong hộp “ Danh sách tùy chỉnh ” chọn Danh sách mới.
  • Sau đó, trong hộp “ Mục nhập danh sách ”, hãy nhập danh sách của bạn được phân tách bằng dấu phẩy như minh họa trong hình bên dưới.
  • Sau khi nhập danh sách của bạn, hãy nhấp vào Thêm để lưu trữ danh sách của bạn.
  • Nhấp vào OK để đóng cửa sổ Danh sách tùy chỉnh và OK lần nữa để đóng tùy chọn Excel.

Bước 3:

  • Bây giờ hãy nhập ký tự đầu tiên hai mục của danh sách trong hai ô. Chọn cả hai ô và kéo fill handle đến ô chứa mục cuối cùng của danh sách. Khi bạn kéo, tooltip xuất hiện,hiển thị mục của danh sách đang được tạo cho từng ô.

  • Nhả điều khiển điền vào và bạn sẽ thấy các ô đã được điền bằng các mục trong danh sách.

Đọc thêm: Cách Tự động điền từ Danh sách trong Excel

7. Tự động điền bằng cách sử dụng Macro VBA

Bạn cũng có thể sử dụng macro để tự động điền vào các ô. Chỉ cần làm theo các bước sau:

Bước 1:

  • Đầu tiên, chuyển đến tab Xem → Macro → Ghi Macro

  • Chọn một tên tùy chọn, ví dụ: MacroAutoFill ( không có khoảng trắng trong tên! ).
  • Sau đó, chọn một phím tắt tùy chọn, ví dụ: Ctrl+Y .
  • Nhấp vào OK để bắt đầu ghi macro.

Bước 2:

  • Chuyển đến Trang chủ Tab → Chỉnh sửa → Điền vào → Sê-ri .

  • Đối với “ Sê-ri trong ”, hãy chọn “ Cột “, chọn tùy chọn “ Tự động điền ”, sau đó nhấp vào OK .

  • Chuyển đến tab Xem → Macro → “ Dừng ghi “ .

Bước 3:

  • Bây giờ hãy nhập ký tự đầu tiên hai số trong hai ô đầu tiên dưới cột Serial . Chọn cả hai ô.
  • Sau đó nhấn phím tắt macro CTRL+Y Tất cả các ô của cột Nối tiếp sẽ được tự động điền.

Những điều cần nhớ

  • Nếubạn không nhìn thấy núm điều khiển điền, nó có thể bị ẩn. Để hiển thị lại:

⇒ Trước tiên, hãy nhấp vào Tệp > Tùy chọn .

⇒ Sau đó nhấp vào Nâng cao .

⇒ Trong Tùy chọn chỉnh sửa , chọn Bật bộ điều khiển điền và kéo và kéo ô -drop box.

  • Để thay đổi cách bạn muốn điền vào vùng chọn, hãy nhấp vào biểu tượng nhỏ Tùy chọn điền tự động xuất hiện sau khi bạn kéo xong và chọn tùy chọn mà bạn muốn.

Kết luận

Trong bài viết này, chúng ta đã học cách sử dụng phím tắt tự động điền trong Excel. Tôi hy vọng từ giờ trở đi, bạn sẽ thấy việc sử dụng phím tắt tự động điền của Excel rất dễ dàng. Tuy nhiên, nếu bạn có bất kỳ thắc mắc hoặc đề xuất nào về bài viết này, vui lòng để lại nhận xét bên dưới. Chúc một ngày tốt lành!!!

Bài trước Cách chia một ô thành hai hàng trong Excel (3 cách)
Bài tiếp theo Cách định dạng số bằng VBA trong Excel (3 phương pháp)

Hugh West là một nhà phân tích và huấn luyện viên Excel giàu kinh nghiệm với hơn 10 năm kinh nghiệm trong ngành. Ông có bằng Cử nhân Tài chính Kế toán và bằng Thạc sĩ Quản trị Kinh doanh. Hugh có niềm đam mê giảng dạy và đã phát triển một phương pháp giảng dạy độc đáo, dễ hiểu và dễ theo dõi. Kiến thức chuyên môn về Excel của ông đã giúp hàng nghìn sinh viên và chuyên gia trên toàn thế giới cải thiện kỹ năng và xuất sắc trong sự nghiệp của họ. Thông qua blog của mình, Hugh chia sẻ kiến ​​thức của mình với mọi người, cung cấp các hướng dẫn Excel miễn phí và đào tạo trực tuyến để giúp các cá nhân và doanh nghiệp phát huy hết tiềm năng của họ.