Ett arbetsschema är en viktig del av vårt yrkesliv. Det hjälper oss att spåra våra arbetsuppgifter för att driva projekt i en följd. I den här artikeln visar vi dig hur du steg för steg skapar ett arbetsschema i Excel. Om du också är nyfiken på det kan du ladda ner vår övningsarbetsbok och följa oss.

Ladda ner övningsboken

Ladda ner den här arbetsboken för att träna medan du läser den här artikeln.

Skapa ett schema för återrapportering.xlsx

Vad är arbetsboksschema?

Workback-scheman visar tidslinjen för ett projekt i omvänd ordning, med början med leveransdatumet och slutar med startdatumet. När det enda kravet är projektets förfallodatum kan man med hjälp av omvänd teknik göra en schema är en bra idé. När du har många rörliga delar i ett komplext projekt är ett arbetsbänkschema ett användbart verktyg för att se till att varje uppgift får den uppmärksamhet den behöver i rätt tid. De fyra stora fördelarna med ett arbetsbänkschema är följande:

• Det hjälper oss att fördela våra resurser på ett effektivt sätt.
• Hjälper till att hantera tiden på rätt sätt.
• Ge oss information om orealistiska datum för slutförande av uppgifter.
• Det hjälper oss att skapa milstolpar.

Steg-för-steg-förfarande för att skapa ett schema i Excel

I den här artikeln kommer vi att visa dig hur du steg för steg utformar ett schema för återställning i Excel .

📚 Obs:

Alla åtgärder i den här artikeln utförs med hjälp av Microsoft Office 365 ansökan.

Steg 1: Skapa en preliminär layout för sammanfattningen

I det första steget skapar vi den preliminära sammanfattningslayouten för rapporten om återrapporteringsschemat.

• Välj först och främst cell B1 .
• Nu, i den Infoga klickar du på fliken drop-down-pilen av den Illustration> Former och välja en form enligt dina önskemål. Här väljer vi den Rullning: Horisontell form.

• Skriv sedan ner titeln på vår rapport. I vårt fall skrev vi följande Sammanfattning av schemat för återrapportering som titel på bladet.

• I intervallet av celler B4:E4 Skriv ned följande rubrik och tilldela motsvarande cellintervall. B5:E5 för att mata in resultaten.

• Därefter, i intervallet av celler G4:K4 Skriv ner följande enheter för att skriva in arbetsplanen.

• Slutligen väljer du cell K1 , och i den Infoga klickar du på fliken drop-down-pilen av den Illustration> Bilder alternativet och välj den Denna enhet kommandot.

• Som ett resultat visas en liten dialogruta som heter Infoga en bild kommer att visas.
• Därefter väljer du din företagslogotyp. Vi väljer logotypen för vår webbplats för att visa hur det går till.
• Klicka sedan på Infoga .

• Vårt arbete är slutfört.

Vi kan alltså säga att vi har avslutat det första steget, att skapa ett återställningsschema i Excel.

Steg 2: Ingångsdatamaterial

I det här steget matar vi in några exempeluppgifter för att kontrollera att formeln är korrekt och göra vårt arbete enkelt.

• För det första, i området med celler G5:I5 Ange följande uppgifter.

• Därefter, i cell J5 , skriv ner datumet för arbetets början. Vi anger 1-sep-22 .

• För att få fram värdet av Slutdatum , skriv ned följande formel i cell K5 .

=(J5+I5)-1

• Tryck på Gå in på .

• Den andra uppgiften börjar då efter att den första uppgiften har slutförts. Så för att få fram startdatumet för den andra uppgiften skriver du ned följande formel.

=K5+1

• På samma sätt kan du trycka på Gå in på .

• Därefter väljer du cell K5 och dra Handtag för fyllning ikonen för att få fram slutdatumet för Arbete 2 .

• Välj sedan ett intervall av celler I6:K6 och dra Handtag för fyllning ikonen till sist på din arbetslista. Vi har 5 jobb. Därför har vi dragit den Handtag för fyllning ikonen upp till cellen K9 .

• Välj nu cell B5 och skriva ner den Projektets namn .

• För att få fram den Startdatum i projektet, välj cell C5 och skriver in följande formel i cellen. För detta använder vi följande formel MIN-funktionen .

=MIN(J:J)

• Tryck återigen på Gå in på .

• Efter det, för den Slutdatum , skriv ned följande formel i cell D5 med hjälp av funktionen MAX .

=MAX(K:K)

• Tryck på Gå in på .

• Slutligen, för att få den Varaktighet projektets värde, skriv ned följande formel i cell E5 .

=(D5-C5)+1

• Tryck på Gå in på för sista gången.

• Vår uppgift är slutförd.

Därför kan vi säga att vi har slutfört det andra steget, att skapa ett återställningsschema i Excel.

Läs mer: Hur man skapar en projektplan i Excel (med enkla steg)

Steg 3: Importera datamängden till en detaljerad Workback-rapport

Nu ska vi importera jobblistan från Sammanfattning bladet till den Workback ark.

• Skriv först ner titeln på detta blad.
• Skriv sedan ner rubrikerna enligt det sista bladet.

• För att få fram det första jobbnumret skriver du sedan följande formel i cellen B6 , med hjälp av IF-funktionen. .

=IF(Sammanfattning!G5=0,"",Sammanfattning!G5)

• Tryck på Gå in på .

• Nu, dra Handtag för fyllning ikonen till höger för att få alla andra fyra enheter upp till cell F5 .

• Välj sedan ett intervall av celler B5:F5 och dra i Handtag för fyllning för att kopiera formeln upp till cell F9 .

• Du kanske märker att Startdatum och Slutdatum kolumnerna visar ett slumpmässigt nummer i stället för datumen.

• För att åtgärda detta problem markerar du området med celler E5:F9 , och från den Antal grupp, väljer du den Kort datum formatering som finns i Hem fliken.

• Vår uppgift att importera data är avslutad.

Vi kan alltså säga att vi har klarat det tredje steget, att skapa ett återställningsschema i Excel.

Läs mer: Hur man gör ett dagsprogram i Excel (6 praktiska exempel)

Steg 4: Skapa Workback Gantt-diagram

I följande steg ska vi skapa arbetsbakgrunden Gantt diagram för att visualisera arbetsschemat bättre.

• För det första måste vi skriva ner datumen för respektive månad.
• Projektets första dag kommer att vara den första dagen för Gantt diagrammet. För att få fram datumet väljer du alltså cell G4 och skriv in följande formel i cellen.

=E5

• Tryck på Gå in på .

• Därefter väljer du cell H4 och skriv ned följande formel för att få fram nästa datum.

=G4+1

• På samma sätt trycker du på Gå in på .

• Välj nu den H5 och dra Handtag för fyllning ikonen för att få fram alla datum i den månaden fram till cell AJ4 .

• Välj sedan cell G5 och skriv ned följande formel med hjälp av IF och OCH funktioner.

=IF(AND(G$4>=$E5,G$4<=$F5),"X","")

🔎 Uppdelning av formeln

Vi bryter ner formeln för cellen G5 .

👉 AND(G$4>=$E5,G$4<=$F5) : Den OCH funktionen kontrollerar båda logikerna. Om båda logikerna är sanna returnerar funktionen TURE I annat fall kommer den att återge FALSK För denna cell kommer funktionen att återge TRUE .

👉 IF(AND(G$4>=$E5,G$4<=$F5), "X","") : Den IF funktionen kommer att kontrollera resultatet av OCH funktionen. Om resultatet av OCH funktionen är sant , den IF funktion return "X" Å andra sidan är det IF funktionen returnerar en tomt .

• Tryck återigen på Gå in på .

• Nästa, dra Handtag för fyllning ikonen till höger fram till cell AJ6 .

• Därefter väljer du intervallet i cellen G5:AJ5 och dra Handtag för fyllning ikonen för att kopiera formeln upp till AJ9 .
• Du kommer att se att alla datum längs jobbet visar värdet. X .

• Nu, i den Hem klickar du på fliken drop-down-pilen av den Villkorlig formatering> Markera cellregler från alternativet Stil gruppen och välj den Text som innehåller kommandot.

• Som ett resultat av detta har Text som innehåller kommer att visas.
• Skriv ner X i det tomma fältet, och i nästa tomma fält väljer du Anpassat format alternativ.

• En annan dialogruta, kallad Formatera cell kommer att visas.
• Därefter, i den Fyll på Välj fliken Orange, Accent 2, mörkare 25% färg.
• Slutligen klickar du på OK .

• Klicka igen på OK för att stänga Text som innehåller dialogrutan.

• Till sist ändrar du textfärgen med samma cellfärg.

• Vår plan för återställning är färdigställd.

Vi kan alltså säga att vi har avslutat det sista steget, att skapa ett återställningsschema i Excel.

Läs mer: Skapa avskrivningsschema i Excel (8 lämpliga metoder)

Steg 5: Verifiera med nya datamängder

I det sista steget matar vi in ytterligare ett urval av data för att kontrollera vår rapport om återrapporteringsplanen.

• För detta, i den Sammanfattning och skapar en ny datauppsättning som bilden nedan:

• Gå nu till Workback och du kommer att se att schemat för arbetsbänken uppdateras.

Slutligen kan vi konstatera att alla våra formler och arbetssätt fungerar och att vi kan skapa ett återställningsschema i Excel.

Slutsats

Det är slutet på den här artikeln. Jag hoppas att den här artikeln kommer att vara till hjälp för dig och att du kommer att kunna skapa ett workbackschema i Excel. Dela gärna med dig av eventuella ytterligare frågor eller rekommendationer till oss i kommentarsfältet nedan om du har några ytterligare frågor eller rekommendationer.

Glöm inte att besöka vår webbplats, ExcelWIKI , för flera Excel-relaterade problem och lösningar. Fortsätt att lära dig nya metoder och fortsätt att växa!