Lịch làm việc trở lại là một yếu tố quan trọng trong cuộc sống nghề nghiệp của chúng ta. Nó giúp chúng tôi theo dõi các nhiệm vụ chạy dự án một cách tuần tự. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ trình bày cho bạn quy trình từng bước để tạo lịch làm việc lại trong Excel. Nếu bạn cũng tò mò về nó, hãy tải xuống sách bài tập thực hành của chúng tôi và theo dõi chúng tôi.

Tải xuống Sách bài tập thực hành

Tải xuống sách bài tập thực hành này để thực hành khi bạn đang đọc bài viết này.

Tạo Workback Schedule.xlsx

Workbook Schedule là gì?

Lịch trình hoàn công hiển thị dòng thời gian của một dự án theo thứ tự ngược lại, bắt đầu bằng ngày giao hàng và kết thúc bằng ngày bắt đầu. Khi yêu cầu duy nhất là ngày đáo hạn của dự án, thiết kế ngược lịch trình là một ý kiến ​​hay. Khi bạn có nhiều phần chuyển động trong một dự án phức tạp, lịch làm việc trở lại là một công cụ hữu ích để đảm bảo rằng mỗi nhiệm vụ đều nhận được sự chú ý mà nó yêu cầu một cách kịp thời. Bốn ưu điểm chính của lịch trình bàn làm việc là:

• Nó giúp chúng tôi phân bổ nguồn lực một cách hiệu quả.
• Giúp quản lý thời gian hợp lý.
• Cung cấp thông tin cho chúng tôi vào ngày hoàn thành nhiệm vụ không thực tế.
• Công cụ này giúp chúng tôi tạo các mốc quan trọng.

Quy trình từng bước để tạo lịch làm việc lại trong Excel

Trong bài viết này , chúng tôi sẽ chỉ cho bạn quy trình từng bước để thiết kế lịch làm việc trở lại trong Excel .

📚 Lưu ý:

Tất cả các hoạt động của bài viết này được thực hiện bằng cách sử dụng Microsoft Ứng dụng Office 365 .

Bước 1: Tạo bố cục tóm tắt sơ bộ

Ở bước đầu tiên, chúng ta sẽ tạo bố cục tóm tắt sơ bộ của báo cáo lịch trình làm việc trở lại.

• Trước hết, chọn ô B1 .
• Bây giờ, trong tab Chèn , nhấp vào mũi tên thả xuống của Minh họa > Tùy chọn Shapes và chọn hình dạng theo mong muốn của bạn. Ở đây, chúng tôi chọn hình Scroll: Horizontal .

• Sau đó, viết tiêu đề báo cáo của chúng tôi. Trong trường hợp của chúng tôi, chúng tôi đã viết Tóm tắt lịch làm việc làm tiêu đề trang tính.

• Trong phạm vi ô B4 :E4 , viết tiêu đề sau và phân bổ phạm vi ô tương ứng B5:E5 để nhập kết quả.

• Sau đó, tại dãy ô G4:K4 , bạn ghi các đối tượng sau để lên kế hoạch công việc.

• Cuối cùng, chọn ô K1 và trong tab Chèn , nhấp vào mũi tên thả xuống của Minh họa > Pictures và chọn lệnh Thiết bị này .

• Kết quả là một hộp thoại nhỏ có tên Chèn ảnh sẽ xuất hiện.
• Sau đó, chọn logo công ty của bạn. Chúng tôi chọn logo trang web của mình để thể hiệnquá trình.
• Tiếp theo, nhấp vào Chèn .

• Công việc của chúng ta đã hoàn thành.

Như vậy, có thể nói chúng ta đã hoàn thành bước đầu tiên là tạo lịch làm việc lại trong Excel.

Bước 2: Nhập Bộ dữ liệu mẫu

Trong bước này, chúng tôi sẽ nhập một số dữ liệu mẫu để kiểm tra tính chính xác của công thức và giúp công việc của chúng tôi trở nên dễ dàng.

• Đầu tiên, trong phạm vi ô G5:I5 , nhập dữ liệu sau.

• Sau đó, trong ô J5 , ghi ngày bắt đầu công việc. Chúng tôi nhập 1-Sep-22 .

• Bây giờ, để lấy giá trị của Ngày kết thúc , viết công thức sau vào ô K5 .

=(J5+I5)-1

• Nhấn Nhập .

• Sau đó, nhiệm vụ thứ hai sẽ bắt đầu sau khi hoàn thành nhiệm vụ đầu tiên. Vì vậy, để có được ngày bắt đầu của nhiệm vụ thứ hai, hãy viết công thức sau.

=K5+1

• Tương tự , nhấn Enter .

• Sau đó, chọn ô K5 và kéo biểu tượng Fill Handle để biết ngày kết thúc của Công việc 2 .

• Tiếp theo, chọn phạm vi ô I6:K6 và kéo biểu tượng Fill Handle đến cuối danh sách công việc của bạn. Chúng tôi có 5 việc làm. Do đó, chúng tôi đã kéo biểu tượng Fill Handle đến ô K9 .

• Bây giờ, hãy chọn ô B5 và viết ra Dự ánTên .

• Sau đó, để lấy Ngày bắt đầu của dự án, hãy chọn ô C5 và viết công thức sau vào ô. Để làm được điều đó, chúng ta sẽ sử dụng hàm MIN .

=MIN(J:J)

• Một lần nữa, nhấn Nhập .

• Sau đó, đối với Ngày kết thúc , hãy viết công thức sau vào ô D5 sử dụng chức năng MAX .

=MAX(K:K)

• Nhấn Nhập .

• Cuối cùng, để có được giá trị Thời lượng của dự án, hãy viết ra thông tin sau công thức vào ô E5 .

=(D5-C5)+1

• Nhấn Enter lần cuối cùng.

• Nhiệm vụ của chúng ta đã hoàn thành.

Vì vậy, có thể nói rằng chúng ta đã hoàn thành bước thứ hai, tạo lịch làm việc lại trong Excel.

Đọc thêm: Cách tạo lịch dự án trong Excel (với các bước đơn giản)

Bước 3: Nhập Dataset vào Detail Workback Report

Bây giờ, chúng ta sẽ nhập danh sách công việc từ sheet Summary sang sheet Workback .

• Đầu tiên, hãy viết ra tiêu đề của trang tính này.
• Sau đó, viết ra các tiêu đề phù hợp đến trang tính cuối cùng.

• Sau đó, để nhận số công việc đầu tiên, hãy viết công thức sau vào ô B6 , sử dụng hàm IF .

=IF(Summary!G5=0,"",Summary!G5)

• Nhấn Enter .

• Bây giờ, kéo biểu tượng Fill Handle sang bên phải của bạn để đưa tất cả bốn thực thể khác đến ô F5 .

• Sau đó, chọn phạm vi ô B5:F5 và kéo biểu tượng Fill Handle để sao chép công thức đến ô F9 .

• Bạn có thể nhận thấy rằng các cột Ngày bắt đầu và Ngày kết thúc đang hiển thị một số ngẫu nhiên số thay vì ngày tháng.

• Để khắc phục sự cố này, hãy chọn dải ô E5:F9 và từ nhóm Số , hãy chọn định dạng Ngày ngắn nằm trong tab Trang chủ .

• Tác vụ nhập dữ liệu của chúng ta đã hoàn tất.

Do đó, có thể nói rằng chúng ta đã hoàn thành bước thứ ba, tạo lịch làm việc lại trong Excel.

Đọc thêm: Cách tạo lịch trình hàng ngày trong Excel (6 ví dụ thực hành)

Bước 4: Tạo biểu đồ Gantt công việc

Trong bước tiếp theo, chúng ta sẽ tạo biểu đồ workback Gantt để hình dung sơ đồ công việc edule đúng cách hơn.

• Đầu tiên, chúng ta phải viết ra các ngày của tháng tương ứng.
• Ngày đầu tiên của dự án sẽ là ngày đầu tiên của Gantt biểu đồ. Vì vậy, để lấy ngày, hãy chọn ô G4 và viết công thức sau vào ô.

=E5

• Nhấn Enter .

• Sau đó, chọn ô H4 và viết racông thức sau để lấy ngày tiếp theo.

=G4+1

• Tương tự, nhấn Enter .

• Bây giờ, hãy chọn H5 và kéo Fill Handle để nhận tất cả các ngày trong tháng đó cho đến ô AJ4 .

• Sau đó, chọn ô G5 và viết công thức sau bằng cách sử dụng các hàm IF và AND .

=IF(AND(G$4>=$E5,G$4<=$F5),"X","")

🔎 Phân tích công thức

Chúng tôi đang chia nhỏ công thức cho ô G5 .

👉 AND(G$4>=$E5,G$4<=$F5) : Hàm AND sẽ kiểm tra cả hai logic. Nếu cả hai logic đều đúng, hàm sẽ trả về TURE . Ngược lại, nó sẽ trả về FALSE . Đối với ô này, hàm sẽ trả về TRUE .

👉 IF(AND(G$4>=$E5,G$4<=$F5),”X” ””) : Hàm IF sẽ kiểm tra kết quả của hàm AND . Nếu kết quả của hàm AND là true , thì hàm IF trả về “X” . Mặt khác, hàm IF sẽ trả về trống .

• Một lần nữa, hãy nhấn Enter .

• Tiếp theo, kéo biểu tượng Fill Handle sang phải cho đến ô AJ6 .

• Sau đó, chọn phạm vi ô G5:AJ5 và kéo Fill Handle để sao chép công thức đến AJ9 .
• Bạn sẽ thấy tất cả các ngày trong công việc hiển thị giá trị X .

• Bây giờ, trong tab Trang chủ , hãy nhấp vào biểu tượng thả xuống mũi tên xuống của Định dạng có điều kiện > Đánh dấu tùy chọn Quy tắc ô từ nhóm Kiểu dáng và chọn lệnh Văn bản có chứa .

• Kết quả là hộp thoại Văn bản chứa sẽ xuất hiện.
• Viết X vào trường trống và trong trường trống tiếp theo, hãy chọn Tùy chọn Định dạng tùy chỉnh .

• Một hộp thoại khác có tên Định dạng ô sẽ xuất hiện.
• Sau đó, trong tab Điền , hãy chọn màu Orange, Accent 2, Darker 25% .
• Cuối cùng, nhấp vào OK .

• Một lần nữa, nhấp vào OK để đóng hộp thoại Văn bản chứa đựng .

• Cuối cùng, sửa đổi màu văn bản với cùng màu ô.

• Lịch làm việc lại của chúng ta đã hoàn tất.

Vì vậy, có thể nói rằng chúng ta đã hoàn thành bước cuối cùng để tạo lịch làm việc lại trong Excel.

Đọc thêm: Tạo lịch biểu khấu hao trong Excel (8 phương pháp phù hợp)

Bước 5: Xác minh bằng tập dữ liệu mới

Trong f Bước cuối cùng, chúng tôi sẽ nhập một tập hợp dữ liệu mẫu khác để kiểm tra báo cáo lịch làm việc lại.

• Đối với điều đó, trong trang tính Tóm tắt , hãy nhập một tập dữ liệu mới như hình minh họa bên dưới :

• Bây giờ, hãy chuyển đến trang tính Workback và bạn sẽ thấylịch làm việc sẽ được cập nhật.

Cuối cùng, chúng tôi có thể nói rằng tất cả các công thức và quy trình làm việc của chúng tôi đều hoạt động thành công và chúng tôi có thể tạo lịch làm việc trở lại trong Excel.

Kết luận

Vậy là xong bài viết này. Tôi hy vọng rằng bài viết này sẽ hữu ích cho bạn và bạn sẽ có thể tạo lịch làm việc trong Excel. Vui lòng chia sẻ thêm bất kỳ câu hỏi hoặc đề xuất nào với chúng tôi trong phần nhận xét bên dưới nếu bạn có thêm bất kỳ câu hỏi hoặc đề xuất nào.

Đừng quên kiểm tra trang web của chúng tôi, ExcelWIKI , để biết một số Excel- các vấn đề liên quan và giải pháp. Hãy tiếp tục học các phương pháp mới và tiếp tục phát triển!