3 ตัวอย่างการใช้แป้นพิมพ์ลัดเพื่อกรองข้อมูล Excel

เราจะสาธิต 3 วิธีในการใช้ทางลัดตัวกรองของ Excel เนื่องจากกระบวนการกรองนั้นยุ่งยากมาก จำเป็นขณะทำงานกับชุดข้อมูลขนาดใหญ่

1. ใช้ตัวเลือกทางลัดตัวกรองใต้แท็บข้อมูลเพื่อกรองข้อมูล

ในตัวอย่างนี้ เราจะใช้ แท็บข้อมูล เพื่อกรอง ข้อมูลในแผ่นงาน excel เพื่อแสดงวิธีการทางลัดตัวกรอง excel นี้ เรามีชุดข้อมูลของยอดขายต่อไปนี้ซึ่งจัดหมวดหมู่ตามนามสกุลของพนักงานขายและเมืองที่ทำงานของพวกเขา มาดูกันว่าเราจะทำได้อย่างไรโดยทำตามขั้นตอนง่ายๆ:

ขั้นตอน:

• ประการแรก เลือก เซลล์ใดก็ได้จากช่วงข้อมูล ตัวอย่างเช่น เราจะเลือกเซลล์ B4 .
• ถัดไป ไปที่ ข้อมูล .
• จากนั้น เลือกตัวเลือก “ตัวกรอง ” จาก “จัดเรียง & กรอง” ส่วนใน ข้อมูล .

• สุดท้าย เราจะเห็นไอคอนแบบเลื่อนลงของการกรองใน ส่วนหัวของชุดข้อมูลของเรา

อ่านเพิ่มเติม: วิธีเพิ่มตัวกรองใน Excel

2. กรองข้อมูล Excel ด้วย 'Sort & ตัวเลือกตัวกรอง

ในวิธีนี้ เราจะทำให้ไอคอนตัวกรองมองเห็นได้โดยใช้ปุ่ม “จัดเรียง & ตัวเลือกตัวกรอง” จากแท็บ หน้าแรก นอกจากนี้ เราจะดำเนินการกับชุดข้อมูลก่อนหน้าของเราสำหรับวิธีนี้ด้วย มาดูขั้นตอนในการดำเนินการนี้กัน

ขั้นตอน:

• ขั้นแรก ไปที่ หน้าแรก แท็บ

• อย่างที่สอง เลือกตัวเลือก “จัดเรียง & ตัวกรอง” จากส่วน “การแก้ไข” ของ หน้าแรก
• ประการที่สาม จากตัวเลือกที่มีในเมนูแบบเลื่อนลง เลือก “ ตัวกรอง” .

• สุดท้าย เราสามารถดูไอคอนแบบเลื่อนลงของการกรองในส่วนหัวของช่วงข้อมูลของเรา

การอ่านที่คล้ายกัน

• วิธีกรองค่าที่ไม่ซ้ำใน Excel (8 วิธีง่ายๆ)
• กรองตาราง Pivot ของ Excel (8 วิธีที่มีประสิทธิภาพ)
• วิธีกรองหลายแถวใน Excel (11 วิธีที่เหมาะสม)
• ใช้ตัวกรองแบบกำหนดเองใน Excel (5 วิธี)

3. ใช้แป้นพิมพ์ลัดเพื่อกรองข้อมูล Excel

ขณะใช้วิธีทางลัดใดๆ ก็ตาม วิธีที่ใช้บ่อยที่สุด คำที่อยู่ในใจของเราคือการใช้แป้นพิมพ์ลัด ในกรณีที่ใช้ทางลัดตัวกรอง excel เราจะใช้แป้นพิมพ์ลัดด้วย ในส่วนนี้ เราจะพูดถึงแป้นพิมพ์ 8 ทางลัดเพื่อกรองข้อมูล excel

3.1 การเปิดหรือปิดตัวเลือกการกรองใน Excel

เราสามารถเปิดหรือปิดกระบวนการกรองสำหรับช่วงข้อมูลใดก็ได้ด้วยวิธีทางลัดบนแป้นพิมพ์ง่ายๆ เช่นเดียวกับตัวอย่างก่อนหน้านี้ เรามีชุดข้อมูลเดียวกันสำหรับตัวอย่างนี้เช่นกัน ในการทำเช่นนี้เราต้องทำตามขั้นตอนด้านล่าง

ขั้นตอน:

• ในการเริ่มต้น ให้เลือกเซลล์ จากช่วงข้อมูล เรากำลังเลือกเซลล์ B4 ในตัวอย่างนี้
• ถัดไป กด Ctrl + Shift + L พร้อมกัน
• ดังนั้นเราจึงได้ การกรองไอคอนแบบเลื่อนลงในส่วนหัวของช่วงข้อมูลของเรา

• สุดท้าย ถ้าเรากด Ctrl + Shift + L อีกครั้ง ไอคอนแบบเลื่อนลงการกรองจะไม่สามารถใช้ได้ในส่วนส่วนหัวอีกต่อไป

3.2 ใช้แป้นพิมพ์ลัดเพื่อดูเมนูแบบเลื่อนลงตัวกรอง

อย่างที่เราทราบกันดีอยู่แล้วว่าเราสามารถเข้าถึงตัวเลือกการกรองได้โดยคลิกที่ไอคอนตัวกรอง จากวิธีนี้เราจะได้รู้ว่าเราสามารถทำสิ่งเดียวกันโดยใช้แป้นพิมพ์ลัดได้อย่างไร เรามีชุดข้อมูลของตัวอย่างก่อนหน้านี้ซึ่งมีไอคอนแบบเลื่อนลงสำหรับการกรอง ดังนั้น เพียงทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อดำเนินการนี้

ขั้นตอน:

• ประการแรก เลือกเซลล์ใดก็ได้จาก ส่วนหัว เราจะไปที่เซลล์ B4 .
• อย่างที่สอง กด Alt + ลูกศรลง .
• สุดท้าย เราจะเห็นตัวเลือกเพื่อกรอง “นามสกุล” .

3.3 เลือกตัวเลือกจากเมนูแบบเลื่อนลงโดยใช้แป้นพิมพ์

หลังจาก การเปิดตัวเลือกการกรองโดยใช้ปุ่ม Alt + ลูกศรลง ในตัวอย่างนี้ เราจะเลือกตัวเลือกจากเมนูแบบเลื่อนลงของการกรอง ดังนั้น เพียงทำตามคำแนะนำง่ายๆ ในการดำเนินการนี้

ขั้นตอน:

• กด ขึ้น หรือ ลง ปุ่มลูกศรเพื่อเลือกคำสั่งจากความคิดเห็น
• หลังจากกดส่วน Enter เพื่อใช้คำสั่งนั้น

3.4 ใช้ตัวอักษรที่ขีดเส้นใต้เพื่อกรองข้อมูล Excel

เราสามารถใช้ตัวอักษรที่ขีดเส้นใต้เพื่อเข้าถึงแต่ละคำสั่งในเมนูแบบเลื่อนลง ดังนั้น ลองดูที่ตารางต่อไปนี้เพื่อทำความเข้าใจการใช้ตัวอักษรที่ขีดเส้นใต้เพื่อใช้ทางลัดตัวกรองของ excel

นอกจากนี้ เรายังสามารถตรวจสอบ/ยกเลิกการเลือกรายการกรองได้โดยกดปุ่ม สเปซบาร์ .

3.5 กรองรายการด้วยช่องค้นหาใน Excel

ในดรอปดาวน์การกรอง เรามีช่องค้นหาอยู่เหนือรายการกรองรายการ เราสามารถใช้ช่องค้นหาเพื่อค้นหาคำกรองของเราเมื่อจะมีรายการจำนวนมากในชุดข้อมูล มาดูวิธีที่เราสามารถทำได้โดยทำตามขั้นตอนง่ายๆ

ขั้นตอน:

• ประการแรก เปิดเมนูแบบเลื่อนลงของการกรองในชุดข้อมูล . ที่นี่ เราจะดำเนินการต่อกับชุดข้อมูลก่อนหน้าของเรา
• ประการที่สอง กด Alt + DownArrow + E สิ่งนี้จะเปิดใช้งานช่องค้นหา
• ประการที่สาม ป้อนข้อความ “Sm” ในช่องค้นหา
• สุดท้าย เราจะเห็นรายการกรองที่ขึ้นต้นด้วยข้อความ “Sm” .

3.6 ล้างตัวกรองจากคอลัมน์เฉพาะของช่วงข้อมูล

ในชุดข้อมูลต่อไปนี้ เรา มีสองคอลัมน์ที่กรองแล้ว สมมติว่าเราต้องการลบการกรองออกจากคอลัมน์เฉพาะ “เมือง” หากเรากด Ctrl + Shift + L การกรองทั้งหมดจากชุดข้อมูลของเราจะถูกลบออก แต่นั่นไม่ใช่สิ่งที่เราต้องการ ดังนั้น หากต้องการล้างการกรองจากคอลัมน์ใดคอลัมน์หนึ่ง ให้ทำตามขั้นตอนด้านล่าง

ขั้นตอน:

• ในตอนแรก , เลือกเซลล์ส่วนหัว C4 .
• ถัดไป กด Alt + ลูกศรลง + C .
• สุดท้าย เราจะเห็นว่าไม่มี ตัวกรองที่เกี่ยวข้องในคอลัมน์ “เมือง” แต่ตัวเลือกการกรองในคอลัมน์ “นามสกุล” ยังคงอยู่ไม่เปลี่ยนแปลง

3.7 กรองข้อมูล Excel ด้วยกล่องโต้ตอบตัวกรองแบบกำหนดเอง

ในวิธีนี้ เราจะใช้แบบกำหนดเอง กล่องโต้ตอบตัวกรองเพื่อใช้ตัวกรองสำหรับช่วงข้อมูลเฉพาะ เราจะดำเนินการต่อด้วยชุดข้อมูลก่อนหน้าสำหรับตัวอย่างนี้ เราจะกรองคอลัมน์ “เมือง” เฉพาะเมือง “นิวยอร์ก” มาดูขั้นตอนในการดำเนินการนี้กัน

ขั้นตอน:

• ขั้นแรก วางเซลล์ส่วนหัว C4 .
• ถัดไป กด Alt + Down ลูกศร เพื่อดูเมนูแบบเลื่อนลงของการกรอง
• จากนั้นกดปุ่ม ปุ่ม F และ E .
• ดังนั้น กล่องโต้ตอบใหม่ที่ชื่อว่า “ตัวกรองอัตโนมัติแบบกำหนดเอง” จะเปิดขึ้น
• หลังจาก ป้อนพารามิเตอร์ “เท่ากับ” & “นิวยอร์ก” ในกล่องป้อนข้อมูลชื่อ ตรวจสอบตัวเลือก และ .
• ตอนนี้ กด ตกลง .

• สุดท้าย เราจะเห็นเฉพาะคุณค่าของเมือง “นิวยอร์ก”

3.8 ใช้แป้นพิมพ์ลัดเพื่อกรองเซลล์ว่างหรือไม่ว่าง

บางครั้ง ชุดข้อมูลของเราจะมีเซลล์ ว่าง เราสามารถกรองทั้งเซลล์ ว่าง และเซลล์ ไม่ว่าง โดยใช้แป้นพิมพ์ลัด ชุดข้อมูลต่อไปนี้ประกอบด้วยเซลล์ ธนาคาร เราจะกรองทั้งเซลล์ ว่าง และ ไม่ว่าง ทีละเซลล์ มาดูขั้นตอนการทำกัน

STEPS:

• ในตอนแรก ให้เลือกเซลล์ส่วนหัว B4 กด Alt + Down .
• ถัดไป กด F และ E ตามลำดับ เพื่อเปิดกล่องโต้ตอบตัวกรองแบบกำหนดเอง
• จากนั้น ป้อนค่าแบบเลื่อนลงของ นามสกุล ส่วน “เท่ากับ” .
• หลังจากนั้น ให้ช่องป้อนข้อมูลที่สอง ว่าง .
• ตอนนี้ กด ตกลง .

• ดังนั้น เราจะเห็นเซลล์ว่างที่กรองแล้วของคอลัมน์ “นามสกุล” .

อีกครั้ง หากเราต้องการกรองเซลล์ ไม่ว่าง สำหรับคอลัมน์ “นามสกุล” เพียงทำตามขั้นตอนต่อไปนี้

ขั้นตอน:

• ประการแรก เลือกเซลล์ส่วนหัว B4 . กด Alt + Down .
• อย่างที่สอง กด F และ N นี่จะเป็นการเปิดกล่องโต้ตอบตัวกรองที่กำหนดเอง
• ประการที่สาม ใส่ค่าแบบเลื่อนลงของ นามสกุล ส่วน “เท่ากับ” .
• ถัดไป เก็บช่องป้อนข้อมูลที่สอง ว่าง .
• ตอนนี้ กด ตกลง .

• ในท้ายที่สุด เราสามารถดูเฉพาะ ไม่ใช่ -ช่องว่าง เซลล์สำหรับคอลัมน์ “นามสกุล” .

อ่านเพิ่มเติม: วิธีลบตัวกรองใน Excel

ข้อควรจำ

1. หากต้องการใช้การกรองในช่วงข้อมูลมากกว่าหนึ่งช่วงในเวิร์กชีตเดียว เราจำเป็นต้องใช้ ตาราง Excel คุณลักษณะ .
2. เราสามารถใช้ตัวเลือกการกรองได้ครั้งละหนึ่งตัวเลือกในคอลัมน์หนึ่งๆ ตัวอย่างเช่น เราไม่สามารถใช้ ตัวกรองข้อความ และ ตัวกรองสี พร้อมกันในคอลัมน์
3. หลีกเลี่ยงการใช้ข้อมูลต่างชนิดกันในคอลัมน์เดียวกัน

สรุป

ท้ายที่สุด บทความนี้จะแนะนำคุณให้เข้าใจวิธีใช้ excel ทางลัดตัวกรอง เราได้แสดงวิธีการต่างๆ ไว้ในบทความนี้เพื่อให้คุณดำเนินการได้ง่ายขึ้น มีสมุดแบบฝึกหัดเพิ่มมาพร้อมกับบทความนี้ ดาวน์โหลดสมุดงานและฝึกฝนตัวเอง หากคุณรู้สึกสับสน เพียงแสดงความคิดเห็นในช่องด้านล่าง เราจะพยายามตอบคุณโดยเร็วที่สุด