Små bedrifter kan drives som lønnsomme bedrifter, men har ingen penger. Som et resultat er sporing av utgiftene avgjørende for å opprettholde dem. Det er noen grunnleggende økonomiske tilnærminger for å holde styr på småbedrifters utgifter i Excel.

Omrisset av en utgiftssporing for småbedrifter kan variere fra bedrift til bedrift. Brukere kan enten bygge et typisk Excel-regneark selv eller bruke en mal .

I denne artikkelen vil vi også diskutere utgiftssporing og dens komponenter som metoder for å holde styr på småbedriftsutgifter i Excel.

Last ned Excel-arbeidsbok

Bruk datasettet for å øve eller som en mal .

Sporing av bedriftsutgifter

Holde oversikt over hver utgift, med deres formål og kvitteringer, er kjent som utgiftssporing . Av ulike grunner gjør alle store eller små bedrifter det. Expense Tracker hjelper bedrifter med å identifisere pengelekkasjer, spore strømregninger, finne inngangsfeil, foreta profittverdige investeringer og sende inn selvangivelse. Utgiftssporing spiller en avgjørende rolle i bedriftens bærekraft.

Komponenter av Business Expense Tracker

En bedriftsutgiftssporing består av en rekke komponenter. Men bedrifter kan inkludere dem avhengig av deres krav. Elementene nedenfor er på en måte obligatoriske for hver utgiftssporing. Prøveå legge til eller endre disse elementene i utgiftssporing for å gjøre det mer praktisk å spore utgifter.

(i) Navn: Navn på den ansatte eller personen som foretar utgiftene.

(ii) Ansatt-ID: ID-nummeret til den ansatte for å se hans/hennes legitimasjon.

(iii) Avdeling: Navn på avdelingen den ansatte er tildelt til.

(iv) Leder: Navn på ansvarlig som har oversikt over utgiftene.

(v) Tidsperiode: Tidspunktet ramme innenfor utgiftene som påløper.

(vi) Beskrivelse: Angi formålet med de påløpte utgiftene.

(vii) Utgiftskategori: Sett inn gjentakende utgifter i kolonner for å se dem som utgiftskategorier.

(viii) Totalt: Bruk formel (dvs. Sum eller andre) for å finne totale beløp.

(ix) Ukentlig eller månedlig sporing: Lag forskjellige regneark for forskjellige tidsperioder som uker og måneder.

(x) Kvitteringer: Legg til kvitteringer for troverdighet (bilder eller lenker).

(xi) Autorisert av: Navnet på person som overvåker utgiftene.

2 enkle metoder for å holde styr på småbedriftsutgifter i Excel

Følg en av metodene for å holde styr på småbedriftsutgifter i Excel .

Metode 1: Bruke en mal for å holde oversikt over småbedriftsutgifter i Excel

Maler er en enkel måte å legge inn påløpte utgifter og spore dem. Excel tilbyr en rekke maler forøkonomirelaterte oppgaver, og utgiftssporingen er en av dem. Gå til Excel Fil > Ny > Skriv Expense Tracker i Søkefeltet . Brukere kan finne mange maler for dem.

Les mer: Hvordan beregne forretningsinntekter og -kostnader i Excel-regneark

Metode 2: Lage en utgiftssporing ved å bruke Excel-regneark for å holde oversikt over utgifter

Brukere vil kanskje ha et tilpasset Excel-regneark for å holde styr på utgiftene sine. I så fall kan de bygge sin egen utgiftssporing fra bunnen av. For å gjøre det, må de følge følgende trinn.

Trinn 1: Åpne en finanskonto eller bankkonto

Vanligvis betaler bedriftseiere penger for nødvendige utgifter. I stedet for å håndtere småpenger eller andre midler, er det mye lettere å bruke en finanskonto (dvs. en bankkonto) for å skaffe penger til utgifter. Ved å gjøre det kan han eller hun spore hver transaksjon for å verifisere utgifter mot regninger eller kvitteringer.

Trinn 2: Kompiler data for å utvide en viss periode

Hver utgiftssporing bør har en bestemt tidsperiode innenfor spesifiserte utgifter. Disse tidsperiodene kan være dager, uker eller måneder. Avhengig av virksomhetens erklæring, kan brukere endre utgiftssporingene sine for å imøtekomme visse varer innenfor en bestemt tidsperiode.

Trinn 3: Sett inn faste eller ikke-faste utgifter

For bedrifter er det noen faste utgifter. Og åpenbart er det noen variable utgifter som varierer fra gang til gang. I disse tilfellene må brukerne legge inn disse utgiftene etter hvert som de oppstår.

Trinn 4: Oppretthold en bestemt tid for å legge inn oppføringene

Når dagene går, påløper utgifter må angis med deres respektive beskrivelse. Siden brukere opprettholder en viss tidsperiode for å legge inn utgifter innenfor, må de også følge en fast tid for å legge inn påløpte utgifter. Tiden kan være på slutten av en dag, uke eller måned. Dette er fordi det gir beskyttelse mot dobbel oppføring, sikrer kryssmatching og opprettholder rekkefølge.

Trinn 5: Bruk formler for å utføre operasjoner

For å finne totale utgifter eller andre beregninger kan brukere bruke Excel-formler. Å utføre disse formlene sikrer raske funn av totale påløpte utgifter. Dessuten tillater de ytterligere beregninger for å oppfylle alle kriterier satt av brukere. I utgiftssporingen bruker vi SUM-funksjonen for å finne de akkumulerte utgiftene.

Trinn 6: Legg ved bilder eller lenker for kvitteringer

Generelt får brukere kvitteringer for utgifter de pådrar seg. Det er viktig at de samler eller legger ved disse kvitteringene til utgiftssporingen for de respektive datoene ved å sette inn bilder eller bildelenker. De må også oppgi respektive beløp ved siden av de innsatte koblingene.

Trinn7: Krysssjekk de påløpte utgiftene

Etter å ha lagt inn alle oppføringene, må brukerne krysssjekke de påløpte utgiftene med kvitteringer én gang i driftsperioden til utgiftssporingen. Eventuelle misforhold i oppføringene bør adresseres og legges inn på nytt tilsvarende.

Les mer: Hvordan lage et utgiftsregneark i Excel (2 egnede måter)

Konklusjon

I denne artikkelen diskuterte vi bedriftsutgiftssporing og måter å holde styr på små bedriftsutgifter i Excel. Brukere kan også finne de nødvendige komponentene i en utgiftssporing og kan inkludere egne komponenter. De kan bruke vedlagte datasett for å øve og som en mal for å holde styr på utgiftene sine. Vi håper denne artikkelen kaster nok lys over emnet til å klargjøre din forståelse. Kommenter hvis du har flere spørsmål eller har noe å tilføye.