Spor oppmøte i Excel er veldig vanlig. Men en perfekt Excel-oppmøtesporing vil lette arbeidet ditt mye. Så i denne artikkelen deler jeg en gratis Excel-mal for å spore oppmøte med deg. Du kan laste den ned herfra. Du kan enkelt bruke og endre den siden den er en grunnleggende mal. Sammen med det, I denne artikkelen vil jeg også vise deg hvordan du sporer oppmøte i Excel med enkle og klare trinn.

Last ned gratis mal

Du kan laste ned Excel gratis mal til Spor oppmøte fra følgende knapp.

Elementer av en oppmøtesporing

Før du lager noen maler i Excel, må du kjenne til tingene som skal inkluderes i regnearket og relasjonene mellom dem. Så du kan lage et utkast til plan for malen. For å lage en oppmøtesporing i Excel, trenger du følgende ting:

• Måned
• Helligdager
• Typer aktivitet : P= Nåværende , PL = Planlagt permisjon, A= Fraværende
• Dager i måneden, Start & Sluttdato for måned
• Deltakernavn & Id
• Total tilstedeværelse, Planlagt permisjon, Fravær & Arbeidsdager
• Prosentandel av tilstedeværelse & Fravær

Du kan legge til eller fjerne alle kolonner etter behov. I denne artikkelen skal jeg lage en maldenne formelen inn i cellen: =(L8+M8)/N8

• Den vil dele verdien av Total Planned & Uplanlagt fravær med verdien av Totalt arbeidsdager.

• Til slutt, din månedlige fremmøterapport er fullført. Du kan enkelt spore hver deltakers fremmøtedata.

Les mer: Sporing av studentfremgang Excel-mal (gratis nedlasting)

Ting å huske

• I denne artikkelen har jeg vist oppmøtesporingen i én uke, du kan enkelt konvertere den for en måned ved å legge til dager.
• Hvis søkerlisten er stor, kan du få problemer med å se kolonneoverskriften mens du ruller. For dette kan du fryse rutene. For dette, gå til Vis fane> Frys ruter -menyen og velg alternativet Frys ruter her.

• I Ferielisten, kan du legge til eller fjerne datoer i henhold til institusjonskalenderen din. Etter redigering gjør du trinnet Definer navn på nytt.
• Denne arbeidsboken vil inneholde data for hele året. Så du må ganske enkelt kopiere dataene for en hvilken som helst måned og " lim inn kun verdi" til et annet ark for å lage et annet regneark for en annen måned. Rengjør deretter oppmøtecellene for å spore oppmøte for neste måned.

Konklusjon

I denne artikkelen har jeg prøvd å vise deg hvordan du sporer oppmøte i Excel. Du kan laste ned gratis malerog endre dem for din bruk. Du kan også opprette en Excel-fil for å spore oppmøte ved å følge trinnene. Jeg håper du fant denne artikkelen nyttig. Du kan besøke nettstedet vårt ExcelWIKI for å lære mer Excel-relatert innhold. Hvis du har spørsmål eller tilbakemeldinger, vennligst gi meg beskjed i kommentarfeltet.

Trinn for å spore oppmøte i Excel

Her vil jeg beskrive hvordan du sporer oppmøte i en Excel -fil som du kan spore oppmøte med. Du kan enkelt spore oppmøte til deltakerne i Excel hvis du følger trinnene nevnt nedenfor. Trinnene er tydelig forklart med riktige illustrasjoner. Så gå gjennom trinnene for å spore oppmøte i Excel.

Trinn 1: Lag et 'Informasjonsregneark' i Excel

Lag først et regneark med navnet « Informasjon » . I dette regnearket legger du til listene over Måneder , Helligdager, og Type aktiviteter i institusjonen. Du kan også legge til informasjon om deltakernes navn og ID-er for å koble til hovedregnearket.

Trinn 2: Definer navn på månedslisten

Etter å ha satt inn nødvendig informasjon, må du definere navn for dem. Hvis du definerer navnet, kan du bruke Datavalidering verktøyet til å lage en rullegardinmeny i cellene.

• Først definerer du et navn for listen over månedene.
• For å gjøre dette, velg cellene for måneder.
• Gå deretter til Formel -fanen > Definert navn alternativet.
• Etter det vil du se et vindu som heter" Nytt navn". Her, gi et passende navn for listen over celler.
• Skriv "Måned" i navnet og trykk OK .

• Tilsvarende velger du feriecellene og går til Definert navn alternativet.
• Deretter , skriv " Ferie" som navn og trykk OK.

• Til slutt velger du Skriv inn celler og gå til alternativet Definert navn .
• Skriv deretter " Type" som navn og trykk OK.

Trinn 3: Lag malstruktur for å spore oppmøte

Lag nå kolonner og celler med de nødvendige tingene som er oppført før. Og sett inn dataene til deltakernes navn og id.

Les mer: QR-kode-oppmøtesporing med Excel (med enkle trinn)

Trinn 4: Sett inn formel for måned, startdato og amp; Sluttdato

Vi ønsker å lage en mal for sporing av oppmøte der du kan skifte fra én måned til en annen Enkelt. Og dataene for hele året vil være på det samme regnearket. For dette må du lage en rullegardin i cellen for å velge en måned.

• Først velger du månedscellen.
• Gå deretter til Data -fanen og klikk på Datavalidering alternativet

• Som et resultat vil et vindu kalt « Datavalidering» vises.
• Hold deg i innstillingsfanen.
• velg deretter « Liste» alternativet i Tillat -menyen.
• Og skriv "= Måned" i Kilde -alternativet og trykk OK .

• Nå, hvis du går til månedscellen i regnearket, vil du se en rullegardin for å åpne.
• Klikk på dette for å åpne og velg en måned.

• Skriv inn denne formelen i cellen Startdato .

Formelforklaring :

• DATOVERDI-funksjonen transformerer en dato som er i Tekst format inn i en gyldig Excel-dato
• Her er M1 -cellen månedscellen som gir verdien « januar»
• «1»& ; "Januar" angir en dato " 1. januar"

• Skriv deretter inn denne formelen i cellen Sluttdato for å få siste dato i måneden.

Les mer: How to Make Daily Oppmøteark i Excel (2 effektive måter)

Trinn 5: Skriv inn datoene

Nå må du lage kolonner for alle datoene i måneden.

• Først, skriv inn den første datoen i måneden. For dette bruk denne formelen for å koble cellen med Startdato cellen.

• Deretter vil du lage en kolonne for de gjenværende datoene. Skriv inn denne formelen i den andre cellen for å få neste dato.

Formelforklaring :

• C6<$L$3 : detbetegner en tilstand om at celle C6 ( Forrige dato før denne cellen) er mindre enn L3 ( Sluttdato ). Du må bruke absolutt referanse fordi cellen til Sluttdato vil også være den samme for de neste cellene.
• C6 + 1 : It er en kommando når « Hvis» betingelsen er sann. Den ber om å legge til 1 med forrige celle.
• “ ” : Det angir at når “ Hvis” tilstanden er False, behold cellen blank.

• Deretter kopier formelen og lim inn den i de gjenværende cellene i raden.

• Deretter får du navnet på ukedagene for datoene. For det, lim inn denne formelen i celle C7.

Formelforklaring:

• TEKST funksjonen vil konvertere Dato -verdien til C6 -cellen til tekst.
• “ddd” angir formatet til teksten som vil gi navnet på ukedagen i 3 strenger.

Les mer: Oppmøteark i Excel med formel for halv dag (3 eksempler)

Trinn 6: Sett inn formel for å identifisere helligdager

I oppmøtesporingen, vil du kanskje ha datoene identifisert som er ferier. Du kan finne det komplisert, men her skal jeg forklare demenkelt.

• Sett denne formelen inn i celle C5 .

Formelforklaring

• MATCH(C6,Holidays,0) : MATCH -funksjonen søker etter verdien av C6 i Ferie -listen.
• IF(C6=””,1,MATCH(C6,Ferie,0) : HVIS-funksjon angir at hvis verdien til celle C6 er tom så sett inn 1 ellers søk det i Ferie listen.
• IFERROR(IF(C6=””,1,MATCH(C6,Holidays,0)),0) : Det angir at når HVIS tilstanden ikke kan gi noen verdier, vil den gi en feilverdi og IFERROR-funksjonen fungerer for å gi verdien 0 i stedet for Error!.

• Til slutt kopier og lim inn verdiene til de gjenværende cellene i raden.
• Nå vil malen være som skjermbildet nedenfor.

Trinn 7: Sett opp rullegardinmeny for oppmøtecellene i Excel

Nå skal du angi opp en rullegardinmeny for oppmøte -cellene. Så når y Hvis du ønsker å legge inn fremmøtedata, kan du ikke sette inn andre verdier bortsett fra Type listen.

• For dette, velg alle fremmøtecellene.
• Og gå til Data -fanen > Datavalidering.

• Så i Datavalidering vinduet, fortsett å være i kategorien Innstillinger .
• Nå velger du Liste fra Tillat -alternativene.
• Og skriv =Skriv i boksen Kilde .
• Trykk til slutt OK.

• Nå, gå til en hvilken som helst celle for å sette inn oppmøte. Du vil finne rullegardinalternativer for å åpne.
• Deretter kan du velge hvilken som helst å sette inn. Og uten disse alternativene kan du ikke sette inn andre verdier.

Trinn 8: Marker feriekolonner

Det er nødvendig å markere høytidskolonner slik at du enkelt kan identifisere dem. Du kan formatere dem manuelt med farger. Alternativt kan du automatisere dem ved å bruke Ferie -listen og Betinget formatering.

• Velg først alle cellene i oppmøtekolonnen.
• Og gå til Hjem -fanen > Betinget formatering > Ny regel alternativer.

• Nå vises et vindu kalt « Ny formateringsregel» og velg alternativet «Bruk en formel for å bestemme hvilke celler som skal formateres» i regeltype.
• Deretter limer du inn denne formelen i boksen Regelbeskrivelse :

• Nå, gå til Format -alternativet. Velg Rød farge som Fyll
• Som et resultat vil dette gjøre cellene i kolonnen røde der verdien 7. rad er  « Søn ». Det betyr at du vil gjøre søndagskolonnene røde.

• Nå vil du se søndag -kolonnene i rødt.

• Sett inn en betinget formatering til til for å identifisere kontorfridagene fra listen. Følg samme vei og lim inn denne formelen i boksen:

• Gå deretter til alternativet Format og velg Grønn farge for å fylle boksen.
• Og trykk OK.
• Trykk deretter Bruk i vinduet Betinget formatering for å bruke formatene.

• Som et resultat vil du se sporadiske helligdager fra listen er i grønn farge og søndager i rødt.

• Nå velger du måneden Februar for å sjekke om formateringen fungerer perfekt eller ikke.

Trinn 9: Sett inn data i oppmøteceller

Sett nå inn data i oppmøtecellene for å beregne sammendragskolonnene. For å sette inn data kan du skrive fra tastaturet eller bruke rullegardinforslagene.

Les mer: Beregningsark for oppmøte og overtid i Excel

Trinn 10: Sett inn formler for å beregne totalt oppmøte

• Nå, for å beregne den totale tilstedeværelsen av måneden eller uken, sett inn denne formelen i cellen :

Formelforklaring

• Ved å bruke COUNTIFS-funksjonen vil du telle cellene hvis de følger 3betingelser.
• C8:J8, “P” : Hvis cellen inneholder “ P ”
• $C$7:$J $7,"Sun" : Hvis cellen ikke inneholder "Sun"
• $C$5:$J$5,0 : Hvis cellene har verdien 0, betyr det at det ikke er en helligdag.

• Kopier deretter formelen og lim den inn i de andre cellene i kolonnen eller bruk Fyllhåndtaket ikonet for å dra formelen.

• Nå, for å beregne den totale Planlagte permisjonen for måneden eller uken, sett inn denne formelen inn i cellen:

• Deretter kopierer du formelen og limer den inn i de andre cellene i kolonnen eller bruk Fyllhåndtak -ikonet for å dra formelen.

• Tilsvarende, for å beregne totalen Uplanlagt Fravær (A) i måneden eller uken, sett inn denne formelen i cellen:

• Deretter, for å beregne totale arbeidsdager i måneden eller uken, sett inn denne formelen i cellen:

• Nå, for å beregne bruk nåværende prosentandel, før først cellene i formatet prosent .
• Bruk deretter denne formelen inn i cellen:

• Som et resultat vil den dele verdien av Totalt tilstedeværelse med verdien av Totalt arbeidsdager.

• For å beregne Fraværsprosent, , lag først cellene til Prosent format.
• Og bruk