El seguiment de sortides és una tasca molt utilitzada pel departament de recursos humans per fer un seguiment de totes les persones durant les seves vacances i els seus dies laborals. Gairebé totes les organitzacions utilitzen el seu rastrejador de baixa dels empleats. En aquest article, demostrarem com crear un rastrejador de permisos a Excel. Si també us interessa saber com fer-ho pel vostre compte, descarregueu el nostre quadern de pràctiques i seguiu-nos.

Baixeu la plantilla

Descarregueu aquesta plantilla gratuïta mentre llegiu aquest article.

Leave Tracker Template.xlsx

Què és Leave Tracker?

Leave és una base de dades on emmagatzemem l'historial de la llista de vacances d'un empleat. Tota la informació detallada sobre les seves vacances s'enumeren allà. És aquesta base de dades on podem veure fàcilment el rendiment i la sinceritat d'un empleat. Gairebé el responsable de recursos humans de totes les empreses i el propietari de les petites empreses gestionen aquest tipus de seguiment de baixa per a la seva organització.

Procediment pas a pas per crear un seguiment de baixa a Excel

Per demostrar el procediment, estem considerant un conjunt de dades de 5 empleats d'una empresa. Crearem un rastrejador de permisos per a ells. El resultat final serà com la imatge que es mostra a continuació.

Pas 1: Crea un disseny de resum

Aquí, crearem el disseny de resum per al nostre deixeu la base de dades de seguiment.

• En primer lloc, inicieu Microsoft Excel al vostre dispositiu.
• Ara, canvieu el nom delrastrejador.

  Llegiu més: Com  crear un rastrejador de contractació a Excel (baixar una plantilla gratuïta)

  Conclusió

  Això és el final d'aquest article. Espero que aquest article us sigui útil i que pugueu crear un rastrejador de baixa a Excel. Si us plau, comparteix qualsevol consulta o recomanació amb nosaltres a la secció de comentaris següent si tens més preguntes o recomanacions.

  No t'oblidis de consultar el nostre lloc web ExcelWIKI per trobar diversos problemes relacionats amb Excel i solucions. Segueix aprenent nous mètodes i segueix creixent!

  nom del full com a Resum de la Barra de noms del full .
• Seleccioneu la cel·la F1 .
• A continuació, a la Insereix , seleccioneu la fletxa del desplegable de Il·lustracions > Imatge > Aquest dispositiu .

• Apareixerà un quadre de diàleg anomenat Insereix imatge .
• A continuació, seleccioneu el logotip de la vostra empresa i feu clic a Insereix .

• Al nostre fitxer, estem inserint el logotip del nostre lloc web per mostrar el procés i per a la vostra comoditat.

• Ara, seleccioneu l'interval de cel·les B4:I4 i seleccioneu Combina i amp; Centra l'opció del grup Alineació .
• A continuació, escriviu el títol. Definim el títol del fitxer com a Seguidor de baixa dels empleats. Mantingueu el format desitjat a la cel·la.

• A la cel·la B6 escriviu el títol Any i la cel·la C6 es mantenen buides per a l'any en curs. Mantenim 2022 ja que volem crear el seguiment d'aquest any.

• Després, a l'interval de cel·les K8:L14, especifiqueu el tipus de permís i un formulari breu per a ells. Conservem 6 tipus de permisos diferents i els seus formularis breus idèntics.

• Per crear la taula resum final, seleccioneu la cel·la B8:I8 .
• A continuació, seleccioneu Combina i amp; Centra i escriu el títol de la taula. Mantenim el títol de la taula com a Resum de l'any .

• Ara, a la cel·la B9 ,ha titulat el nom de la columna com a Nom de l'empleat i ha definit l'interval de cel·les B10:B14 per a 5 empleats.

• Després d'això, a l'interval de cel·les C9:H9 , indiqueu les formes curtes.

• A continuació, establiu 2 Total entitats, una és columna de la qual sabrem l'excedència total d'un empleat i una altra és fila que il·lustra la quantitat total de permís per a qualsevol tipus específic de permís .

• Així, podem diguem que s'ha completat el nostre disseny de resum.

Així, podem dir que hem completat la primera tasca per crear un rastrejador d'excedències a Excel.

Pas 2: crear una llista de seguiment per a cada mes

En aquest pas, generarem la llista de dades de l'apartador de baixa per a cada mes individual. El construirem per al gener . Durant la resta de mesos, el procés serà similar.

• Al principi, creeu un full nou i canvieu-lo com a gen .
• A la Inici , seleccioneu l'opció Format del grup Cèl·lules i feu clic a Amplada de la columna .

• Com a resultat, apareixerà un petit quadre de diàleg anomenat Amplada de la columna .
• Com que veurem massa columnes en aquest full, configureu el amplada de columna ~2,50 i feu clic a D'acord .

• A continuació, seleccioneu la cel·la AF1 i inseriu el logotip de la vostra empresa de la mateixa manera que mostrem pas-1 .

• Després, a la cel·la B4 , escriviu la fórmula següent:

="January"&Summary!C6

• Premeu Retorn per emmagatzemar les dades.

• Com que el mes de gener té 31 dies i necessitem una columna per als noms dels empleats, així que seleccioneu 32 columnes de B6:AG6 . A continuació, seleccioneu Combina i amp; Centra l'opció del grup Alineació .
• A la cel·la de marge, escriviu la fórmula següent i premeu la tecla Enter .

=B4

• Ara, cel·la titulada B7 com a Dies i la cel·la B8 com a Nom de l'empleat .

• Modifiqueu el format de cel·la per a l'interval de cel·les B9:B13 i guardeu-les per introduir el nom de l'empleat.

• Ara, utilitzem la DATA funció per obtenir les dates. A la cel·la C8 , escriviu la fórmula següent:

=DATE(Summary!$C$6,1,1)

• Després d'això, a la cel·la D8 escriviu la fórmula següent i arrossegueu la icona Omplir mànec per copiar la fórmula fins que aparegui la data 28 .

• En l'últim 3 cel·les AE8:AG8 , escriviu la fórmula que es mostra a continuació. Aquesta fórmula ens ajudarà a definir totes les dates segons el mes. En aquesta fórmula, utilitzem SI i MES funcions.

=IF(MONTH($AD8+1)>MONTH($C$8),"",$AD8+1)

🔍 Desglossament de la fórmula

Estem desglossant la nostra fórmula per a la cel·la AE8.

👉 MES ($AD8+1): Aquesta funció retorna 1 .

👉 MES($C$8): Aquesta funció retorna 1.

👉 IF(MES($AD8+1 )>MES($C$8),””,$AD8+1): Aquesta funció retorna la data.

• A continuació, a la cel·la C7 , escriu la fórmula per obtenir el nom del dia feiner corresponent en forma breu. Les funcions IF , INDEX i WEEKDAY ens ajudaran a obtenir el resultat.

🔍 Desglossament de la fórmula

Estem desglossant la nostra fórmula per a la cel·la C9.

👉 WEEKDAY(C8,1): Aquesta funció retorna 7 .

👉 INDEX({“D”;” M”;”Tu”;”W”;”Th”;”F”;”Sa”},WEEKDAY(C8,1)): Aquesta funció retorna Sa.

👉 IF(C8=””,””,INDEX({“D”;”M”;”Tu”;”W”;”Th”;”F”;”Sa”},WEEKDAY( C8,1))): Aquesta funció retorna el nom del dia Sa .

• A continuació, arrossegueu Emplenar Manipula la icona per copiar la fórmula fins a la cel·la AG7 .

• Per garantir que només els nostres formularis definits deixen breus introduïu el nostre rastrejador, afegirem una fletxa desplegable de validació de dades.
• Per afegir la fletxa desplegable, seleccioneu la cel·la C9 .
• Ara, a la pestanya Dades , seleccioneu la fletxa desplegable de la Validació de dades opció del grup Eines de dades .
• A continuació, seleccioneu l'opció Validació de dades .

• Apareixerà un petit quadre de diàleg anomenat Validació de dades al vostre dispositiu.
• A la pestanya Configuració , seleccioneu la fletxa desplegable a sota del títol Permet i trieu l'opció Llista .
• Després, anoteu les referències de cel·la $AH$8:$AM$8 al quadre de sota Font o simplement seleccioneu-los amb el ratolí.
• Finalment, feu clic a D'acord.

• Veureu que s'afegirà una fletxa desplegable que conté tots els formularis breus.
• Ara, arrossegueu la icona Emplena la maneta a l'interval de cel·les C9:AG13 per copiar la fletxa desplegable a totes les cel·les.
• S'han marcat els caps de setmana amb un color diferent perquè pugueu fàcilment trobeu-los.

• Després, seleccioneu l'interval de cel·les AH6:AM6 i trieu Combina i amp; L'opció Centra .
• Donar el títol de la cel·la combinada com a Total .

• Ara, fem servir la funció COUNTIF a la fórmula següent a la cel·la AH9 , escriviu la fórmula següent:

=COUNTIF($C9:$AG9,AH$8)+0.5*COUNTIF($C9:$AG9,AH$8&"H")+0.5*COUNTIF($C9:$AG9,"H"&AH$8)

🔍 Desglossament de la fórmula

Estem desglossant la nostra fórmula per a la cel·la AH9.

👉 COUNTIF($C9:$AG9,AH$8): Aquesta funció retorna 1 .

👉 COUNTIF($C9:$AG9, AH$8&”H”): Aquesta funció torna 0.

👉 COUNTIF($C9:$AG9,”H”&AH$8): Aquesta funció retorna 0.

👉 COUNTIF($C9:$AG9,AH$8)+0,5*COUNTIF($C9:$AG9,AH$8&”H”)+0,5*COUNTIF($C9:$AG9, “H”&AH$8): Aquesta funció retorna el nom del dia 1 .

• Arrossegueu el Emplenar Manegeu la icona amb el ratolí per mantenir la fórmula a l'interval de cel·les AH9:AM13 .

• A la rang de cel·les AH8:AM8 , escriviu la fórmula per mostrar els formularis curts de tipus de permís.

=Summary!C9

• A la cel·la AH7 , utilitzeu la funció SUMA per sumar el nombre total per columnes. Per sumar, utilitzeu la fórmula següent a la cel·la AH7 :

=SUM(AH9:AH13)

• A continuació, arrossegueu la icona Emplenar el mànec per copiar la fórmula a la cel·la AM7 .
• Finalment, el nostre rastrejador de sortides per al mes de Gener estarà llest per utilitzar-lo.

• De la mateixa manera, creeu el seguiment de baixa mensual per a la resta de mesos de l'any .

Així, podem dir que hem completat la segona tasca per crear un rastrejador de baixa a Excel.

Llegir més : Format de registre de baixa mensual dels empleats a Excel (amb plantilla gratuïta)

Lectures similars

• Com Calcular el permís de mig dia a Excel (2 mètodes efectius)
• Calcular el permís anual a Excel (amb passos detallats)
• ComCalcula el saldo de vacances a Excel (amb passos detallats)
• Com calcular el temps de vacances acumulat a Excel (amb passos senzills)

Pas 3: Genereu el seguiment de la baixa final

Ara, completarem la nostra taula Resum de l'any al full Resum per obtenir l'informe final. Inserirem una fórmula a l'interval de cel·les C10:H14 per extreure les dades del rastrejador de mes individual. Per obtenir el resultat final, IFERROR , INDEX , MATCH , i Les funcions SUMA ens ajudaran.

• Al principi, inseriu la fórmula a la cel·la C9 .

🔍 Desglossament de la fórmula

Estem desglossant la nostra fórmula només per al mes de gener . A la nostra fórmula, ho vam fer per a cada mes i els vam afegir.

👉 MATCH($B10,Jan!$B$9:$B$13,0): Aquesta funció retorna 2.

👉 INDEX(gen!AH$9:AH$13,COMPARACIÓ($B10,gen!$B$9:$B$13,0)): Aquesta funció retorna 0.

👉 IFERROR(INDEX(gen!AH$9:AH$13,COINCIDENT($B10,gen!$B$9:$B$13,0)), 0): Aquesta funció retorna 1 .

• A continuació, copieu la fórmula a la cel·la H14 arrossegant la icona Annexa d'ompliment .

• Ara, a la cel·la I10 , utilitzeu la funció SUMA per sumar l'interval de cel·les C10:H10 .

=SUM(C10:H10)

• Feu doble clic al Núclear d'ompliment icona per copiar la fórmula a la cel·la I14 .

• De nou, a la cel·la C16 , escriviu la fórmula següent, per resumir, un tipus de permís concret.

=SUM(C10:C14)

• Finalment, copieu la fórmula a la cel·la I16 utilitzant la icona Emplena la maneta .

• Així, podem dir que el nostre rastrejador de permisos s'ha completat i llest per utilitzar.

Per fi, podem dir que hem completat la tasca final per crear un rastrejador de baixa a Excel.

Llegir més: Format de registre de baixa dels empleats a Excel (crear amb passos detallats)

Pas 4: verificar la baixa Seguidor amb dades

Ara, introduïm algunes dades de baixa durant els nostres mesos i comprovem la nostra fórmula, així com la precisió del rastrejador.

• Al principi, introduïm els noms dels nostres empleats a la rang de cel·les B10:B14 .
• A continuació, introduïu algunes dades de gener al full gen .

• De la mateixa manera, introduïu algun valor per als mesos de febrer als fulls Feb .

• Ara, si consulteu la taula Resum de l'any , trobareu que la nostra fórmula està extreint el valor del full de mes i ens mostra els empleats individuals i els tipus de baixa individuals.

Finalment, podem dir que el nostre fitxer de baixa del professor va funcionar correctament i podem fer un seguiment de les dades de baixa, així com podem crear-ne