วิธีสร้าง Leave Tracker ใน Excel (ดาวน์โหลดเทมเพลตฟรี)

Hugh West

18-10-2023 พื้นฐาน Excel
  • แบ่งปันสิ่งนี้
Hugh West

ตัวติดตามการลาเป็นงานที่ใช้กันอย่างแพร่หลายสำหรับแผนกทรัพยากรบุคคลเพื่อติดตามทุกคนในช่วงวันหยุดและวันทำงาน เกือบทุกองค์กรใช้ตัวติดตามการลางานของพนักงาน ในบทความนี้ เราจะสาธิตวิธีสร้างตัวติดตามการลาใน Excel หากคุณสนใจที่จะทราบวิธีการสร้างด้วยตัวเอง ให้ดาวน์โหลดแบบฝึกหัดและติดตามเรา

ดาวน์โหลดเทมเพลต

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้ฟรีขณะที่คุณกำลังอ่านบทความนี้

เทมเพลตตัวติดตามการลางาน.xlsx

ตัวติดตามการลางานคืออะไร

การลาเป็นฐานข้อมูลที่เราจัดเก็บประวัติรายการลาพักร้อนของพนักงาน ข้อมูลรายละเอียดทั้งหมดเกี่ยวกับการรับวันหยุดของเขาแสดงอยู่ในนั้น เป็นฐานข้อมูลที่เราสามารถดูผลงานและความจริงใจของพนักงานได้อย่างง่ายดาย ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลเกือบทุกบริษัทและเจ้าของบริษัทขนาดเล็กจัดการกับตัวติดตามการลาประเภทนี้สำหรับองค์กรของพวกเขา

ขั้นตอนทีละขั้นตอนในการสร้างตัวติดตามการลาใน Excel

เพื่อสาธิต ขั้นตอน เรากำลังพิจารณาชุดข้อมูลของพนักงาน 5 คนของบริษัทแห่งหนึ่ง เราจะสร้างตัวติดตามการลาสำหรับพวกเขา ผลลัพธ์สุดท้ายจะเป็นเหมือนภาพที่แสดงด้านล่าง

ขั้นตอนที่ 1: สร้างเค้าโครงสรุป

ที่นี่ เราจะสร้างเค้าโครงสรุปสำหรับ ออกจากฐานข้อมูลตัวติดตาม

  • ก่อนอื่น เปิด Microsoft Excel บนอุปกรณ์ของคุณ
  • ตอนนี้ เปลี่ยนชื่อตัวติดตาม

    อ่านเพิ่มเติม: วิธีสร้างตัวติดตามการรับสมัครใน Excel (ดาวน์โหลดเทมเพลตฟรี)

    สรุป

    นั่นคือ ท้ายบทความนี้ ฉันหวังว่าบทความนี้จะเป็นประโยชน์สำหรับคุณ และคุณจะสามารถสร้างตัวติดตามการลาใน Excel ได้ โปรดแบ่งปันคำถามหรือคำแนะนำเพิ่มเติมกับเราในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง หากคุณมีคำถามหรือคำแนะนำเพิ่มเติม

    อย่าลืมตรวจสอบเว็บไซต์ของเรา ExcelWIKI เพื่อดูปัญหาต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับ Excel และวิธีแก้ปัญหา เรียนรู้วิธีการใหม่ ๆ และเติบโตต่อไป!

    ชื่อแผ่นงานเป็น สรุป จาก แถบชื่อแผ่นงาน .
  • เลือกเซลล์ F1 .
  • จากนั้น ใน <6 แท็บ>แทรก เลือกลูกศร แบบเลื่อนลง ของ ภาพประกอบ > รูปภาพ > อุปกรณ์นี้ .

  • กล่องโต้ตอบชื่อ แทรกรูปภาพ จะปรากฏขึ้น
  • จากนั้น เลือกโลโก้บริษัทของคุณแล้วคลิก แทรก .

  • ในไฟล์ของเรา เรากำลังแทรกโลโก้เว็บไซต์ของเราเพื่อแสดงขั้นตอนและ เพื่อความสะดวกของคุณ

  • ตอนนี้ เลือกช่วงของเซลล์ B4:I4 แล้วเลือก ผสาน & เลือกกึ่งกลาง จากกลุ่ม การจัดตำแหน่ง
  • จากนั้น จดชื่อเรื่อง เราตั้งชื่อไฟล์เป็น Employee Leave Tracker คงรูปแบบที่คุณต้องการไว้ในเซลล์

  • ในเซลล์ B6 เขียนชื่อเรื่อง ปี และเซลล์ C6 เว้นว่างไว้สำหรับปีปัจจุบัน เราคง 2022 ตามที่เราต้องการสร้างตัวติดตามสำหรับปีนี้

  • หลังจากนั้น ในช่วงของเซลล์ K8:L14, ระบุประเภทการลาและแบบฟอร์มสั้นๆ สำหรับพวกเขา เราเก็บการลาไว้ 6 ประเภทและแบบฟอร์มสั้นๆ ที่เหมือนกัน

  • สำหรับการสร้างตารางสรุปขั้นสุดท้าย ให้เลือกเซลล์ B8:I8 .
  • จากนั้น เลือก ผสาน & ตัวเลือก Center และจดชื่อตาราง เราคงชื่อตารางของเราเป็น สรุปปี .

  • ตอนนี้ ในเซลล์ B9 ให้ชื่อคอลัมน์เป็น ชื่อพนักงาน และตั้งค่าช่วงของเซลล์ B10:B14 สำหรับ 5 พนักงาน

  • หลังจากนั้น ในช่วงของเซลล์ C9:H9 ให้ระบุรูปแบบย่อการลา

  • ถัดไป ตั้งค่า 2 รวมทั้งหมด เอนทิตี หนึ่งคือ ตามคอลัมน์ ซึ่งเราจะทราบ การลาทั้งหมดของพนักงาน และอีกอันคือ ตามแถว ซึ่งแสดง ปริมาณการลาทั้งหมดสำหรับการลาประเภทใดประเภทหนึ่งโดยเฉพาะ .

  • ดังนั้น เราสามารถ พูดว่าเค้าโครงสรุปของเราเสร็จสมบูรณ์

ดังนั้น เราสามารถพูดได้ว่าเราทำงานแรกในการสร้างตัวติดตามการลางานใน Excel เสร็จเรียบร้อยแล้ว

ขั้นตอนที่ 2: สร้างรายการติดตามสำหรับแต่ละเดือน

ในขั้นตอนนี้ เราจะสร้างรายการข้อมูลตัวติดตามการลาสำหรับทุกเดือน เราจะสร้างมันสำหรับ มกราคม สำหรับเดือนที่เหลือ กระบวนการจะคล้ายกัน

  • ในตอนแรก ให้สร้างแผ่นงานใหม่และเปลี่ยนชื่อเป็น ม.ค.
  • ใน แท็บหน้าแรก เลือกตัวเลือก รูปแบบ จากกลุ่ม เซลล์ และคลิกที่ ความกว้างคอลัมน์

  • ด้วยเหตุนี้ กล่องโต้ตอบขนาดเล็กที่เรียกว่า ความกว้างของคอลัมน์ จะปรากฏขึ้น
  • เนื่องจากเราจะเห็นคอลัมน์มากเกินไปในชีตนี้ ให้ตั้งค่า ความกว้างของคอลัมน์ ~2.50 และคลิก ตกลง .

  • จากนั้น เลือกเซลล์ AF1 และใส่โลโก้บริษัทของคุณในลักษณะเดียวกับที่เราแสดง ขั้นตอน-1 .

  • หลังจากนั้น ในเซลล์ B4 ให้จดสูตรต่อไปนี้:

="January"&Summary!C6

  • กด Enter เพื่อเก็บข้อมูล

  • เนื่องจากเดือน มกราคม มี 31 วัน และเราต้องการคอลัมน์สำหรับชื่อพนักงาน ดังนั้นให้เลือก 32 คอลัมน์ที่มาจาก B6:AG6 จากนั้นเลือก ผสาน & กึ่งกลาง ตัวเลือกจากกลุ่ม การจัดตำแหน่ง
  • ในเซลล์ระยะขอบ ให้จดสูตรต่อไปนี้แล้วกดแป้น Enter

=B4

  • ตอนนี้ ให้สิทธิ์เซลล์ B7 เป็น วัน และเซลล์ B8 เป็น ชื่อพนักงาน .

  • แก้ไขรูปแบบเซลล์สำหรับช่วง ของเซลล์ B9:B13 และเก็บไว้เพื่อป้อนชื่อพนักงาน

  • ตอนนี้ เราใช้ วันที่ ฟังก์ชั่น เพื่อรับวันที่ ในเซลล์ C8 ให้เขียนสูตรต่อไปนี้:

=DATE(Summary!$C$6,1,1)

  • หลังจากนั้น ในเซลล์ D8 จดสูตรต่อไปนี้และลากไอคอน Fill Handle เพื่อคัดลอกสูตรจนถึงวันที่ 28 ปรากฏขึ้น
=C8+1

  • ในช่วง 3 เซลล์ AE8:AG8 เขียนสูตรที่แสดงด้านล่าง สูตรนี้จะช่วยให้เรากำหนดวันที่ทั้งหมดตามเดือน ในสูตรนี้ เราใช้ IF และ MONTH ฟังก์ชัน

=IF(MONTH($AD8+1)>MONTH($C$8),"",$AD8+1)

🔍 รายละเอียดของสูตร

เรากำลังแจกแจงสูตรของเราสำหรับเซลล์ AE8

👉 MONTH($AD8+1): ฟังก์ชันนี้จะคืนค่า 1 .

👉 MONTH($C$8): ฟังก์ชันนี้จะคืนค่า 1.

👉 IF(MONTH($AD8+1 )>MONTH($C$8),””,$AD8+1): ฟังก์ชันนี้ส่งคืนวันที่

  • จากนั้นในเซลล์ C7 จดสูตรเพื่อรับ ชื่อวันทำงาน ในรูปแบบย่อ ฟังก์ชัน IF , INDEX และ วันธรรมดา จะช่วยให้เราได้ผลลัพธ์
=IF(C8="","",INDEX({"Su";"M";"Tu";"W";"Th";"F";"Sa"},WEEKDAY(C8,1)))

🔍 การแจกแจงสูตร

เรากำลังแจกแจงสูตรสำหรับเซลล์ C9<7

👉 WEEKDAY(C8,1): ฟังก์ชันนี้จะคืนค่า 7 .

👉 INDEX({“Su”;” M”;”Tu”;”W”;”Th”;”F”;”Sa”},WEEKDAY(C8,1)): ฟังก์ชันนี้จะคืนค่า Sa

👉 IF(C8=””,””,INDEX({“สุ”;”M”;”Tu”;”W”;”Th”;”F”;”Sa”},WEEKDAY( C8,1))): ฟังก์ชันนี้ส่งคืนชื่อวัน Sa .

  • ถัดไป ลาก เติม จัดการไอคอน เพื่อคัดลอกสูตรจนถึงเซลล์ AG7 .

  • เพื่อให้แน่ใจว่าเฉพาะแบบฟอร์มการลาแบบสั้นที่กำหนดไว้เท่านั้น เข้าสู่ตัวติดตามของเรา เราจะเพิ่ม ลูกศรแบบเลื่อนลงสำหรับการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล
  • สำหรับการเพิ่มลูกศรแบบหล่นลง ให้เลือกเซลล์ C9
  • ตอนนี้ ในแท็บ ข้อมูล เลือก ลูกศรแบบเลื่อนลง ของ การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล ตัวเลือกจากกลุ่ม เครื่องมือข้อมูล
  • จากนั้น เลือกตัวเลือก การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล

  • กล่องโต้ตอบเล็กๆ ชื่อ การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล จะปรากฏขึ้นบนอุปกรณ์ของคุณ
  • ในแท็บ การตั้งค่า เลือก ลูกศรแบบเลื่อนลง ใต้ชื่อ อนุญาต และเลือกตัวเลือก รายการ
  • หลังจากนั้น จดการอ้างอิงเซลล์ $AH$8:$AM$8 ในช่องด้านล่าง แหล่งที่มา หรือเพียงแค่เลือกด้วยเมาส์ของคุณ
  • สุดท้าย คลิก ตกลง

  • คุณจะเห็น ลูกศรแบบเลื่อนลง จะเพิ่มซึ่งมีรูปแบบย่อทั้งหมด
  • ตอนนี้ ให้ลากไอคอน Fill Handle ในช่วงของเซลล์ C9:AG13 เพื่อคัดลอก ลูกศรแบบเลื่อนลง ในทุกเซลล์
  • ทำเครื่องหมายวันหยุดสุดสัปดาห์ด้วยสีที่ต่างกัน เพื่อให้คุณสามารถ ค้นหาพวกเขา

  • หลังจากนั้น ให้เลือกช่วงของเซลล์ AH6:AM6 แล้วเลือกตัวเลือก ผสาน & ศูนย์ ตัวเลือก
  • ให้สิทธิ์เซลล์ที่ผสานเป็น ทั้งหมด .

  • ตอนนี้ เราใช้ ฟังก์ชัน COUNTIF ในสูตรต่อไปนี้ในเซลล์ AH9 ให้จดสูตรต่อไปนี้:

=COUNTIF($C9:$AG9,AH$8)+0.5*COUNTIF($C9:$AG9,AH$8&"H")+0.5*COUNTIF($C9:$AG9,"H"&AH$8) <7

🔍 รายละเอียดสูตร

เรากำลังแยกย่อยสูตรสำหรับเซลล์ AH9

👉 COUNTIF($C9:$AG9,AH$8): ฟังก์ชันนี้ส่งคืน 1 .

👉 COUNTIF($C9:$AG9, AH$8&”H”): ฟังก์ชันนี้จะคืนค่า 0.

👉 COUNTIF($C9:$AG9,”H”&AH$8): ฟังก์ชันนี้จะคืนค่า 0.

👉 COUNTIF($C9:$AG9,AH$8)+0.5*COUNTIF($C9:$AG9,AH$8&”H”)+0.5*COUNTIF($C9:$AG9, “H”&AH$8): ฟังก์ชันนี้ส่งคืนชื่อวัน 1 .

  • ลาก เติม จัดการไอคอน ด้วยเมาส์ของคุณเพื่อให้สูตรอยู่ในช่วงของเซลล์ AH9:AM13 .

  • ใน ช่วงของเซลล์ AH8:AM8 จดสูตรเพื่อแสดงรูปแบบย่อของประเภทการลา

=Summary!C9

  • ในเซลล์ AH7 ให้ใช้ ฟังก์ชัน SUM เพื่อรวมจำนวนทั้งหมดตามคอลัมน์ ในการหาผลรวม ให้ใช้สูตรต่อไปนี้ในเซลล์ AH7 :

=SUM(AH9:AH13)

<1

  • จากนั้น ลากไอคอน Fill Handle เพื่อคัดลอกสูตรไปที่เซลล์ AM7
  • สุดท้าย เครื่องมือติดตามการลางานของเราสำหรับเดือน มกราคม จะพร้อมใช้งาน

  • ในทำนองเดียวกัน สร้างตัวติดตามการลางานรายเดือนสำหรับเดือนที่เหลือของปี .

ดังนั้น เราสามารถพูดได้ว่าเราทำงานที่สองเสร็จแล้วเพื่อสร้างตัวติดตามการลางานใน Excel

อ่านเพิ่มเติม : รูปแบบบันทึกการลางานรายเดือนของพนักงานใน Excel (พร้อมเทมเพลตฟรี)

การอ่านที่คล้ายกัน

  • วิธีการ คำนวณวันลาครึ่งวันใน Excel (2 วิธีที่ได้ผล)
  • คำนวณวันลาพักร้อนใน Excel (พร้อมขั้นตอนโดยละเอียด)
  • วิธีคำนวณยอดการลาใน Excel (พร้อมขั้นตอนโดยละเอียด)
  • วิธีคำนวณเวลาวันหยุดค้างจ่ายใน Excel (พร้อมขั้นตอนง่าย ๆ)

ขั้นตอนที่ 3: สร้างตัวติดตามการลางานครั้งสุดท้าย

ตอนนี้ เราจะกรอกตาราง สรุปปี ในชีต สรุป เพื่อรับรายงานขั้นสุดท้าย เราจะแทรกสูตรในช่วงของเซลล์ C10:H14 เพื่อแยกข้อมูลจากตัวติดตามเดือนแต่ละเดือน เพื่อให้ได้ผลลัพธ์สุดท้าย IFERROR , INDEX , MATCH , และ SUM ฟังก์ชันจะช่วยเราได้

  • ในตอนเริ่มต้น ให้ใส่สูตรลงในเซลล์ C9
=IFERROR(INDEX(Jan!AH$9:AH$13,MATCH($B10,Jan!$B$9:$B$13,0)),0)+IFERROR(INDEX(Feb!AH$7:AH$11,MATCH($B10,Feb!$B$7:$B$11,0)),0)+IFERROR(INDEX(Mar!AH$7:AH$11,MATCH($B10Mar!$B$7:$B$11,0)),0)+IFERROR(INDEX(Apr!AH$7:AH$11,MATCH($B10,Apr!$B$7:$B$11,0)),0)+IFERROR(INDEX(May!AH$7:AH$11,MATCH($B10,May!$B$7:$B$11,0)),0)+IFERROR(INDEX(Jun!AH$7:AH$11,MATCH($B10,Jun!$B$7:$B$11,0)),0)+IFERROR(INDEX(Jul!AH$7:AH$11,MATCH($B10,Jul!$B$7:$B$11,0)),0)+IFERROR(INDEX(Aug!AH$7:AH$11,MATCH($B10,Aug!$B$7:$B$11,0)),0)+IFERROR(INDEX(Sep!AH$7:AH$11,MATCH($B10,Sep!$B$7:$B$11,0)),0)+IFERROR(INDEX(Oct!AH$7:AH$11,MATCH($B10,Oct!$B$7:$B$11,0)),0)+IFERROR(INDEX(Nov!AH$7:AH$11,MATCH($B10,Nov!$B$7:$B$11,0)),0)+IFERROR(INDEX(Dec!AH$7:AH$11,MATCH($B10,Dec!$B$7:$B$11,0)),0)

🔍 รายละเอียดสูตร

เรากำลังแจกแจงสูตรสำหรับเดือนมกราคมเท่านั้น . ในสูตรของเรา เราทำทุกเดือนและเพิ่มค่าเหล่านั้น

👉 MATCH($B10,Jan!$B$9:$B$13,0): ฟังก์ชันนี้จะคืนค่า 2.

👉 INDEX(Jan!AH$9:AH$13,MATCH($B10,Jan!$B$9:$B$13,0)): ฟังก์ชันนี้ ส่งคืน 0.

👉 IFERROR(INDEX(Jan!AH$9:AH$13,MATCH($B10,Jan!$B$9:$B$13,0)), 0): ฟังก์ชันนี้จะคืนค่า 1 .

  • จากนั้น คัดลอกสูตรไปที่เซลล์ H14 โดยการลากไอคอน Fill Handle

  • ตอนนี้ ในเซลล์ I10 ให้ใช้ ฟังก์ชัน SUM เพื่อรวมช่วงของเซลล์ C10:H10 .

=SUM(C10:H10)

  • ดับเบิลคลิก บน Fill Handle ไอคอนเพื่อคัดลอกสูตรจนถึงเซลล์ I14 .

  • อีกครั้ง ในเซลล์ C16 เขียน สูตรต่อไปนี้ เพื่อสรุปประเภทของการลาที่เฉพาะเจาะจง

=SUM(C10:C14)

  • สุดท้าย คัดลอกสูตรไปยังเซลล์ I16 โดยใช้ไอคอน Fill Handle

  • ดังนั้น เราสามารถพูดได้ว่าตัวติดตามการลาของเราเสร็จสมบูรณ์และพร้อมใช้งาน

ในที่สุด เราสามารถพูดได้ว่าเราได้ทำงานขั้นสุดท้ายเพื่อสร้าง ตัวติดตามการลาใน Excel

อ่านเพิ่มเติม: รูปแบบบันทึกการลาของพนักงานใน Excel (สร้างด้วยขั้นตอนโดยละเอียด)

ขั้นตอนที่ 4: ตรวจสอบการลา ตัวติดตามพร้อมข้อมูล

ตอนนี้ เราป้อนข้อมูลการลาบางส่วนในเดือนของเรา และตรวจสอบสูตรของเรารวมถึงความถูกต้องของตัวติดตาม

  • ในตอนแรก เราใส่ชื่อพนักงานของเราในช่อง ช่วงของเซลล์ B10:B14 .
  • จากนั้น ป้อนข้อมูลบางอย่างสำหรับ มกราคม ในแผ่นงาน ม.ค.

  • ในทำนองเดียวกัน ให้ป้อนค่าสำหรับเดือน กุมภาพันธ์ ในแผ่นงาน ก.พ. .

  • ตอนนี้ หากคุณตรวจสอบตาราง สรุปปี คุณจะพบว่าสูตรของเรากำลังแยก ค่าจากแผ่นข้อมูลเดือนและแสดงให้เราเห็นพนักงานแต่ละคนและประเภทการลาของแต่ละคน

สุดท้าย เราสามารถพูดได้ว่าไฟล์ลาครูของเราทำงานสำเร็จ และเราสามารถ ติดตามข้อมูลการลาและเราสามารถสร้างการลาได้

โพสต์ก่อนหน้า วิธีนับจำนวนเซลล์ด้วยวันที่ใน Excel (6 วิธี)
โพสต์ถัดไป วิธีเพิ่มเครื่องหมายคำพูดคู่ใน Excel Concatenate (5 วิธีง่ายๆ)

Hugh West เป็นผู้ฝึกอบรมและนักวิเคราะห์ Excel ที่มีประสบการณ์สูงและมีประสบการณ์มากกว่า 10 ปีในอุตสาหกรรมนี้ เขาสำเร็จการศึกษาระดับปริญญาตรีสาขาการบัญชีและการเงิน และปริญญาโทสาขาบริหารธุรกิจ Hugh มีความหลงใหลในการสอนและได้พัฒนาแนวทางการสอนที่เป็นเอกลักษณ์ซึ่งง่ายต่อการติดตามและเข้าใจ ความรู้ความเชี่ยวชาญของเขาเกี่ยวกับ Excel ช่วยให้นักเรียนและผู้เชี่ยวชาญหลายพันคนทั่วโลกพัฒนาทักษะและความเป็นเลิศในอาชีพการงาน ฮิวจ์แบ่งปันความรู้ของเขากับคนทั้งโลกผ่านบล็อก โดยเสนอบทช่วยสอน Excel ฟรีและการฝึกอบรมออนไลน์เพื่อช่วยให้บุคคลและธุรกิจบรรลุศักยภาพสูงสุดของตนเอง