Cách tạo Trình theo dõi nghỉ phép trong Excel (Tải xuống mẫu miễn phí)

Hugh West

18-10-2023 Khái niệm cơ bản về Excel
  • Chia Sẻ Cái Này
Hugh West

Theo dõi nghỉ phép là một nhiệm vụ được sử dụng rộng rãi cho bộ phận nhân sự để theo dõi mọi người trong kỳ nghỉ và ngày làm việc của họ. Hầu hết mọi tổ chức đều sử dụng trình theo dõi nghỉ phép của nhân viên. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ trình bày cách tạo trình theo dõi nghỉ phép trong Excel. Nếu bạn cũng muốn biết cách tự làm, hãy tải xuống sách bài tập thực hành của chúng tôi và theo dõi chúng tôi.

Tải xuống Mẫu

Tải xuống mẫu miễn phí này khi bạn đang đọc bài viết này.

Mẫu Trình theo dõi Nghỉ phép.xlsx

Trình theo dõi Nghỉ phép là gì?

Nghỉ phép là cơ sở dữ liệu nơi chúng tôi lưu trữ lịch sử danh sách nghỉ phép của nhân viên. Tất cả thông tin chi tiết về kỳ nghỉ nhận được của anh ấy được liệt kê ở đó. Đó là cơ sở dữ liệu mà chúng ta có thể dễ dàng nhìn thấy hiệu suất và sự chân thành của nhân viên. Hầu hết giám đốc nhân sự của mọi công ty và chủ sở hữu của các công ty nhỏ đều xử lý loại trình theo dõi nghỉ phép này cho tổ chức của họ.

Quy trình từng bước để tạo trình theo dõi nghỉ phép trong Excel

Để minh họa thủ tục, chúng tôi đang xem xét một bộ dữ liệu gồm 5 nhân viên của một công ty. Chúng tôi sẽ tạo một trình theo dõi nghỉ phép cho họ. Kết quả cuối cùng sẽ giống như hình minh họa bên dưới.

Bước 1: Tạo bố cục tóm tắt

Ở đây, chúng ta sẽ tạo bố cục tóm tắt cho rời khỏi cơ sở dữ liệu theo dõi.

  • Trước hết, hãy khởi chạy Microsoft Excel trên thiết bị của bạn.
  • Bây giờ, hãy đổi têntrình theo dõi.

    Đọc thêm: Cách  Tạo Trình theo dõi tuyển dụng trong Excel (Tải mẫu miễn phí xuống)

    Kết luận

    Đó là cuối bài viết này. Tôi hy vọng rằng bài viết này sẽ hữu ích cho bạn và bạn sẽ có thể tạo trình theo dõi nghỉ phép trong Excel. Vui lòng chia sẻ thêm bất kỳ câu hỏi hoặc đề xuất nào với chúng tôi trong phần nhận xét bên dưới nếu bạn có thêm bất kỳ câu hỏi hoặc đề xuất nào.

    Đừng quên kiểm tra trang web của chúng tôi ExcelWIKI để biết một số sự cố liên quan đến Excel và giải pháp. Tiếp tục học các phương pháp mới và tiếp tục phát triển!

    tên trang tính là Tóm tắt từ Thanh tên trang tính .
  • Chọn ô F1 .
  • Sau đó, trong Insert , chọn mũi tên thả xuống của Minh họa > Hình ảnh > Thiết bị này .

  • Một hộp thoại có tên Chèn ảnh sẽ xuất hiện.
  • Sau đó, chọn logo công ty của bạn và nhấp vào Chèn .

  • Trong tệp của chúng tôi, chúng tôi đang chèn logo trang web của mình để hiển thị quy trình và để thuận tiện cho bạn.

  • Bây giờ, hãy chọn dải ô B4:I4 và chọn nút Hợp nhất & Tùy chọn Căn giữa từ nhóm Căn chỉnh .
  • Sau đó, viết tiêu đề. Chúng tôi đặt tiêu đề tệp là Trình theo dõi nghỉ phép của nhân viên. Giữ định dạng mong muốn của bạn cho ô.

  • Trong ô B6 viết tiêu đề Năm và ô C6 để trống cho năm hiện tại. Chúng tôi giữ nguyên 2022 vì chúng tôi muốn tạo trình theo dõi cho năm nay.

  • Sau đó, trong phạm vi ô K8:L14, chỉ định loại nghỉ phép và biểu mẫu ngắn cho chúng. Chúng tôi giữ 6 loại nghỉ phép khác nhau và các dạng ngắn giống hệt nhau của chúng.

  • Để tạo bảng tóm tắt cuối cùng, hãy chọn ô B8:I8 .
  • Sau đó, chọn Hợp nhất & Căn giữa và ghi tiêu đề bảng. Chúng tôi giữ tiêu đề bảng là Tóm tắt năm .

  • Bây giờ, trong ô B9 ,đặt tên cột là Tên nhân viên và đặt phạm vi ô B10:B14 cho 5 nhân viên.

  • Sau đó, trong dãy ô C9:H9 , hãy biểu thị các dạng viết tắt nghỉ phép.

  • Tiếp theo, đặt 2 Tổng số thực thể, một thực thể là theo cột mà từ đó chúng ta sẽ biết tổng thời gian nghỉ phép của một nhân viên, và một thực thể khác là theo hàng minh họa tổng số lượng nghỉ phép cho bất kỳ loại nghỉ phép cụ thể nào .

  • Do đó, chúng tôi có thể nói rằng bố cục tóm tắt của chúng ta đã hoàn thành.

Như vậy, có thể nói rằng chúng ta đã hoàn thành nhiệm vụ đầu tiên là tạo trình theo dõi nghỉ phép trong Excel.

Bước 2: Xây dựng danh sách người theo dõi cho mỗi tháng

Trong bước này, chúng tôi sẽ tạo danh sách dữ liệu người theo dõi nghỉ phép cho mỗi tháng riêng lẻ. Chúng tôi sẽ xây dựng nó cho Tháng 1 . Đối với những tháng còn lại, quy trình sẽ tương tự.

  • Đầu tiên, hãy tạo một trang tính mới và đổi tên thành Jan .
  • Trong phần tab Trang chủ , chọn tùy chọn Định dạng từ nhóm Ô và nhấp vào Chiều rộng cột .

  • Kết quả là một hộp thoại nhỏ có tên Độ rộng cột sẽ xuất hiện.
  • Vì chúng ta sẽ thấy có quá nhiều cột trong trang tính này, hãy đặt chiều rộng cột ~2,50 và nhấp vào OK .

  • Sau đó, chọn ô AF1 và chèn logo công ty của bạn tương tự như chúng tôi hiển thị trong bước 1 .

  • Sau đó, trong ô B4 , viết công thức sau:

="January"&Summary!C6

  • Nhấn Enter để lưu trữ dữ liệu.

  • Vì tháng Tháng 1 có 31 ngày và chúng tôi cần một cột cho tên nhân viên, vì vậy hãy chọn 32 cột từ B6:AG6 . Sau đó chọn nút Hợp nhất & Tùy chọn Căn giữa từ nhóm Căn chỉnh .
  • Trong ô lề, viết công thức sau và nhấn phím Enter .

=B4

  • Bây giờ, ô có tên B7 là Ngày và ô B8 là Tên nhân viên .

  • Sửa đổi định dạng ô cho phạm vi của các ô B9:B13 và giữ chúng để nhập tên của nhân viên.

  • Bây giờ, chúng tôi sử dụng NGÀY function để lấy ngày tháng. Trong ô C8 , hãy viết công thức sau:

=DATE(Summary!$C$6,1,1)

  • Sau đó, trong ô D8 hãy viết công thức sau và kéo biểu tượng Fill Handle để sao chép công thức cho đến khi ngày 28 xuất hiện.
=C8+1

  • Cuối cùng 3 các ô AE8:AG8 , hãy viết công thức hiển thị bên dưới. Công thức này sẽ giúp chúng ta xác định tất cả các ngày theo tháng. Trong công thức này, chúng tôi sử dụng IF và MONTH chức năng.

=IF(MONTH($AD8+1)>MONTH($C$8),"",$AD8+1)

🔍 Phân tích công thức

Chúng tôi đang chia nhỏ công thức cho ô AE8.

👉 MONTH($AD8+1): Hàm này trả về 1 .

👉 MONTH($C$8): Hàm này trả về 1.

👉 IF(MONTH($AD8+1 )>MONTH($C$8),””,$AD8+1): Hàm này trả về ngày.

  • Sau đó, trong ô C7 , hãy viết công thức để lấy tên ngày trong tuần tương ứng ở dạng rút gọn. Các hàm IF , INDEX và WEEKDAY sẽ giúp chúng tôi nhận được kết quả.
=IF(C8="","",INDEX({"Su";"M";"Tu";"W";"Th";"F";"Sa"},WEEKDAY(C8,1)))

🔍 Phân tích công thức

Chúng tôi đang chia nhỏ công thức cho ô C9.

👉 WEEKDAY(C8,1): Hàm này trả về 7 .

👉 INDEX({“Su”;” M”;”Tu”;”W”;”Th”;”F”;”Sa”},WEEKDAY(C8,1)): Hàm này trả về Sa.

👉 IF(C8=””,””,INDEX({“Su”;”M”;”Tu”;”W”;”Th”;”F”;”Sa”},WEEKDAY( C8,1))): Hàm này trả về tên ngày Sa .

  • Tiếp theo, kéo Điền Biểu tượng Handle để sao chép công thức đến ô AG7 .

  • Để đảm bảo rằng chỉ các biểu mẫu ngắn rời được xác định của chúng tôi nhập trình theo dõi của chúng tôi, chúng tôi sẽ thêm mũi tên thả xuống xác thực dữ liệu.
  • Để thêm mũi tên thả xuống, hãy chọn ô C9 .
  • Bây giờ, trong tab Dữ liệu , hãy chọn mũi tên thả xuống của Xác thực dữ liệu tùy chọn từ nhóm Công cụ dữ liệu .
  • Sau đó, chọn tùy chọn Xác thực dữ liệu .

  • Một hộp thoại nhỏ có tên Xác thực dữ liệu sẽ xuất hiện trên thiết bị của bạn.
  • Trong tab Cài đặt , hãy chọn mũi tên thả xuống bên dưới tiêu đề Cho phép và chọn tùy chọn Danh sách .
  • Sau đó, viết ra các tham chiếu ô $AH$8:$AM$8 trong hộp bên dưới Nguồn hoặc chỉ cần chọn chúng bằng chuột.
  • Cuối cùng, hãy nhấp vào OK.

  • Bạn sẽ thấy một mũi tên thả xuống sẽ thêm vào chứa tất cả các biểu mẫu ngắn.
  • Bây giờ, hãy kéo biểu tượng Fill Handle trong phạm vi ô C9:AG13 để sao chép mũi tên thả xuống trong tất cả các ô.
  • Đánh dấu các ngày cuối tuần bằng màu khác để bạn có thể dễ dàng tìm chúng.

  • Sau đó, chọn dải ô AH6:AM6 và chọn nút Hợp nhất & Tùy chọn Center .
  • Đặt tên cho ô đã hợp nhất là Total .

  • Bây giờ, chúng tôi sử dụng hàm COUNTIF trong công thức sau trong ô AH9 , hãy viết công thức sau:

=COUNTIF($C9:$AG9,AH$8)+0.5*COUNTIF($C9:$AG9,AH$8&"H")+0.5*COUNTIF($C9:$AG9,"H"&AH$8)

🔍 Phân tích công thức

Chúng tôi đang chia nhỏ công thức cho ô AH9.

👉 COUNTIF($C9:$AG9,AH$8): Hàm này trả về 1 .

👉 COUNTIF($C9:$AG9, AH$8&”H”): Hàm này trả về 0.

👉 COUNTIF($C9:$AG9,”H”&AH$8): Hàm này trả về 0.

👉 COUNTIF($C9:$AG9,AH$8)+0,5*COUNTIF($C9:$AG9,AH$8&”H”)+0,5*COUNTIF($C9:$AG9, “H”&AH$8): Hàm này trả về tên ngày 1 .

  • Kéo Điền Xử lý biểu tượng bằng chuột để giữ công thức trong phạm vi ô AH9:AM13 .

  • Trong phạm vi ô AH8:AM8 , hãy viết công thức để hiển thị biểu mẫu ngắn loại nghỉ phép.

=Summary!C9

  • Trong ô AH7 , hãy sử dụng hàm SUM để tính tổng số theo cột. Để tính tổng, hãy sử dụng công thức sau trong ô AH7 :

=SUM(AH9:AH13)

  • Sau đó, kéo biểu tượng Fill Handle để sao chép công thức đến ô AM7 .
  • Cuối cùng, trình theo dõi nghỉ phép của chúng tôi trong tháng Tháng 1 sẽ sẵn sàng để sử dụng.

  • Tương tự, tạo trình theo dõi nghỉ phép hàng tháng cho các tháng còn lại trong năm .

Như vậy có thể nói chúng ta đã hoàn thành nhiệm vụ thứ hai là tạo trình theo dõi nghỉ phép trong Excel.

Đọc thêm : Định dạng bản ghi nghỉ phép hàng tháng của nhân viên trong Excel (có mẫu miễn phí)

Bài đọc tương tự

  • Cách thực hiện Tính toán nghỉ phép nửa ngày trong Excel (2 phương pháp hiệu quả)
  • Tính toán nghỉ phép hàng năm trong Excel (với các bước chi tiết)
  • CáchTính số dư nghỉ phép trong Excel (với các bước chi tiết)
  • Cách tính thời gian nghỉ phép tích lũy trong Excel (với các bước đơn giản)

Bước 3: Tạo Trình theo dõi nghỉ phép cuối cùng

Bây giờ, chúng ta sẽ hoàn thành bảng Tóm tắt năm trong trang tính Tóm tắt để nhận báo cáo cuối cùng. Chúng tôi sẽ chèn một công thức vào phạm vi ô C10:H14 để trích xuất dữ liệu từ trình theo dõi tháng riêng lẻ. Để có kết quả cuối cùng, IFERROR , INDEX , MATCH , và Hàm SUM sẽ giúp chúng ta.

  • Ban đầu, hãy chèn công thức vào ô C9 .
=IFERROR(INDEX(Jan!AH$9:AH$13,MATCH($B10,Jan!$B$9:$B$13,0)),0)+IFERROR(INDEX(Feb!AH$7:AH$11,MATCH($B10,Feb!$B$7:$B$11,0)),0)+IFERROR(INDEX(Mar!AH$7:AH$11,MATCH($B10Mar!$B$7:$B$11,0)),0)+IFERROR(INDEX(Apr!AH$7:AH$11,MATCH($B10,Apr!$B$7:$B$11,0)),0)+IFERROR(INDEX(May!AH$7:AH$11,MATCH($B10,May!$B$7:$B$11,0)),0)+IFERROR(INDEX(Jun!AH$7:AH$11,MATCH($B10,Jun!$B$7:$B$11,0)),0)+IFERROR(INDEX(Jul!AH$7:AH$11,MATCH($B10,Jul!$B$7:$B$11,0)),0)+IFERROR(INDEX(Aug!AH$7:AH$11,MATCH($B10,Aug!$B$7:$B$11,0)),0)+IFERROR(INDEX(Sep!AH$7:AH$11,MATCH($B10,Sep!$B$7:$B$11,0)),0)+IFERROR(INDEX(Oct!AH$7:AH$11,MATCH($B10,Oct!$B$7:$B$11,0)),0)+IFERROR(INDEX(Nov!AH$7:AH$11,MATCH($B10,Nov!$B$7:$B$11,0)),0)+IFERROR(INDEX(Dec!AH$7:AH$11,MATCH($B10,Dec!$B$7:$B$11,0)),0)

🔍 Phân tích công thức

Chúng tôi chỉ phân tích công thức cho tháng 1 . Trong công thức của chúng tôi, chúng tôi đã làm điều đó cho mỗi tháng và thêm những thứ đó.

👉 MATCH($B10,Jan!$B$9:$B$13,0): Hàm này trả về 2.

👉 INDEX(Jan!AH$9:AH$13,MATCH($B10,Jan!$B$9:$B$13,0)): Hàm này trả về 0.

👉 IFERROR(INDEX(Jan!AH$9:AH$13,MATCH($B10,Jan!$B$9:$B$13,0)), 0): Hàm này trả về 1 .

  • Sau đó, sao chép công thức đến ô H14 bằng cách kéo biểu tượng Fill Handle .

  • Bây giờ, trong ô I10 , hãy sử dụng hàm SUM để tính tổng phạm vi ô C10:H10 .

=SUM(C10:H10)

  • Nhấp đúp chuột vào Xử lý điền để sao chép công thức đến ô I14 .

  • Một lần nữa, trong ô C16 , hãy viết công thức sau đây, tóm lại, một loại nghỉ phép cụ thể.

=SUM(C10:C14)

  • Cuối cùng, sao chép công thức đến ô I16 bằng cách sử dụng biểu tượng Fill Handle .

  • Như vậy, có thể nói rằng trình theo dõi nghỉ phép của chúng tôi đã hoàn tất và sẵn sàng để sử dụng.

Cuối cùng, chúng tôi có thể nói rằng chúng tôi đã hoàn thành nhiệm vụ cuối cùng để tạo công cụ theo dõi nghỉ phép trong Excel.

Đọc thêm: Định dạng bản ghi nghỉ phép của nhân viên trong Excel (Tạo với các bước chi tiết)

Bước 4: Xác minh nghỉ phép Công cụ theo dõi có dữ liệu

Bây giờ, chúng tôi nhập một số dữ liệu nghỉ phép trong tháng và kiểm tra công thức cũng như độ chính xác của công cụ theo dõi.

  • Đầu tiên, chúng tôi nhập tên của nhân viên vào bảng phạm vi ô B10:B14 .
  • Sau đó, nhập một số dữ liệu cho Jan trong trang tính Jan .

  • Tương tự, hãy nhập một số giá trị cho tháng Tháng 2 trong trang tính Feb .

  • Bây giờ, nếu bạn kiểm tra bảng Tóm tắt năm , bạn sẽ thấy công thức của chúng tôi đang trích xuất giá trị từ bảng tháng và hiển thị cho chúng tôi từng nhân viên và các loại nghỉ phép riêng lẻ.

Cuối cùng, chúng tôi có thể nói rằng tệp giáo viên nghỉ phép của chúng tôi đã hoạt động thành công và chúng tôi có thể theo dõi dữ liệu nghỉ phép cũng như chúng tôi có thể tạo nghỉ phép

Bài trước Cách Đếm Số Ô Có Ngày Trong Excel (6 Cách)
Bài tiếp theo Cách thêm dấu ngoặc kép trong nối Excel (5 cách dễ dàng)

Hugh West là một nhà phân tích và huấn luyện viên Excel giàu kinh nghiệm với hơn 10 năm kinh nghiệm trong ngành. Ông có bằng Cử nhân Tài chính Kế toán và bằng Thạc sĩ Quản trị Kinh doanh. Hugh có niềm đam mê giảng dạy và đã phát triển một phương pháp giảng dạy độc đáo, dễ hiểu và dễ theo dõi. Kiến thức chuyên môn về Excel của ông đã giúp hàng nghìn sinh viên và chuyên gia trên toàn thế giới cải thiện kỹ năng và xuất sắc trong sự nghiệp của họ. Thông qua blog của mình, Hugh chia sẻ kiến ​​thức của mình với mọi người, cung cấp các hướng dẫn Excel miễn phí và đào tạo trực tuyến để giúp các cá nhân và doanh nghiệp phát huy hết tiềm năng của họ.