Ledighetsspårare är en mycket använd uppgift för personalavdelningen för att spåra varje person för deras semester och arbetsdagar. Nästan alla organisationer använder sin anställdas ledighetsspårare. I den här artikeln kommer vi att visa hur man skapar en ledighetsspårare i Excel. Om du också är intresserad av att veta hur du gör det på egen hand, ladda ner vår övningsarbetsbok och följ oss.

Ladda ner mallen

Ladda ner den här gratis mallen medan du läser den här artikeln.

Mall för spårning av ledighet.xlsx

Vad är Leave Tracker?

Ledighet är en databas där vi lagrar historiken över en anställds semesterlista. All detaljerad information om hans semester listas där. Det är i den databasen som vi enkelt kan se en anställds prestation och uppriktighet. Nästan alla HR-chefer på alla företag och ägarna till små företag hanterar den här typen av ledighetsspårare för sin organisation.

Steg-för-steg-förfarande för att skapa en semesterkalender i Excel

För att demonstrera förfarandet tar vi hänsyn till en datamängd på 5 Vi kommer att skapa en semesterkalender för dem. Slutresultatet kommer att se ut som bilden nedan.

Steg 1: Skapa en sammanfattning av layouten

Här ska vi skapa en sammanfattningslayout för vår databas för spårning av ledigheter.

• Först och främst ska du lansera Microsoft Excel på din enhet.
• Byt nu namn på arkets namn till Sammanfattning från Namn på bladet Bar .
• Välj cell F1 .
• Därefter, i den Infoga Välj fliken drop-down pil av Illustrationer> Bild> Den här enheten .

• En dialogruta med namnet Infoga en bild kommer att visas.
• Välj sedan din företagslogotyp och klicka på Infoga .

• I vår fil infogar vi vår webbplatslogotyp för att visa processen och för att underlätta för dig.

• Välj nu ett intervall av celler B4:I4 och välj den Sammanfoga & Centrera från alternativet Anpassning grupp.
• Skriv sedan ner titeln. Vi anger filtiteln som Spårning av anställdas ledighet. Behåll den önskade formateringen i cellen.

• I cell B6 skriva titeln År och cell C6 för det innevarande året. Vi behåller 2022 eftersom vi vill skapa en uppföljare för detta år.

• Därefter, i intervallet av celler K8:L14, Vi har 6 olika typer av ledigheter och deras identiska kortformuleringar.

• För att skapa den slutliga sammanfattningstabellen väljer du cell B8:I8 .
• Välj sedan Sammanfoga & Centrera och skriv ner tabellens titel. Vi behåller vår tabelltitel som Sammanfattning av året .

• Nu, i cell B9 , med namnet på kolumnen som Anställdas namn och ange intervallet för cellerna B10:B14 för 5 anställda.

• Därefter, i intervallet av celler C9:H9 , betecknar de korta formerna av ledighet.

• Ställ sedan in 2 totalt enheter, en är kolumnvis från vilken vi kommer att få veta en arbetstagares totala ledighet, och en annan är i rader som illustrerar den total kvantitet ledighet för en viss typ av ledighet .

• Vi kan alltså säga att vår sammanfattning är klar.

Vi kan alltså säga att vi har slutfört den första uppgiften för att skapa en semesterkatalog i Excel.

Steg 2: Bygg upp en lista med spårare för varje månad

I det här steget kommer vi att skapa en förteckning över uppgifter om lediga tagare för varje enskild månad. Vi kommer att skapa den för Januari För resten av månaderna kommer processen att vara likadan.

• Först skapar du ett nytt ark och döper om det till Jan .
• I Hem Välj fliken Format från alternativet Celler gruppen och klicka på Bredd på kolumnen .

• Som ett resultat visas en liten dialogruta som heter Bredd på kolumnen kommer att visas.
• Eftersom vi kommer att få för många kolumner i det här bladet, bör du ställa in kolumnbredden ~2.50 och klicka på OK .

• Välj sedan cell AF1 och infoga din företagslogotyp på samma sätt som vi visar i steg-1 .

• Därefter, i cell B4 , skriv ned följande formel:

="januari"&Sammanfattning!C6

• Tryck på Gå in på för att lagra uppgifterna.

• Eftersom månaden Januari har 31 dagar, och vi behöver en kolumn för de anställdas namn, så välj 32 kolumner som är från B6:AG6 Välj sedan Sammanfoga & Centrera från alternativet Anpassning grupp.
• Skriv ned följande formel i marginalcellen och tryck på knappen Gå in på nyckel.

=B4

• Nu, berättigad cell B7 som Dagar och cell B8 som Anställdas namn .

• Ändra cellformatet för ett område av celler B9:B13 och behåller dem för att skriva in den anställdes namn.

• Nu använder vi funktionen DATE för att få fram datumen. I cell C8 , skriv ned följande formel:

=DATE(Sammanfattning!$C$6,1,1)

• Därefter, i cell D8 skriva ned följande formel och dra den i Handtag för fyllning ikonen för att kopiera formeln fram till och med datum 28 visas.

• Under den senaste 3 celler AE8:AG8 skriver vi formeln som visas nedan. Denna formel hjälper oss att definiera alla datum i enlighet med månaden. I denna formel använder vi IF och MÅNAD funktioner.

=IF(MONTH($AD8+1)>MONTH($C$8),"",$AD8+1)

🔍 Uppdelning av formeln

Vi bryter ner vår formel för cellen AE8.

👉 MONTH($AD8+1): Denna funktion returnerar 1 .

👉 MÅNAD($C$8): Denna funktion returnerar 1.

👉 IF(MONTH($AD8+1)>MONTH($C$8),"",$AD8+1): Den här funktionen returnerar datumet.

• I cell C7 , skriv ner formeln för att få fram motsvarande veckodagens namn i korthet. IF , INDEX , och VECKODAG funktioner hjälper oss att få fram resultatet.

🔍 Uppdelning av formeln

Vi bryter ner vår formel för cellen C9.

👉 VECKDAG(C8,1): Denna funktion returnerar 7 .

👉 INDEX({"Su"; "M"; "Tu"; "W"; "Th"; "F"; "Sa"},WEEKDAY(C8,1)): Denna funktion returnerar Sa.

👉 IF(C8="","",INDEX({"Su"; "M"; "Tu"; "W"; "Th"; "F"; "Sa"},WEEKDAY(C8,1))): Den här funktionen returnerar namnet på dagen Sa .

• Därefter drar du den Handtag för fyllning för att kopiera formeln upp till cell AG7 .

• För att se till att endast våra definierade formulär kommer in i vår spårare lägger vi till en pilen för datavalidering i rullgardinsmenyn.
• Om du vill lägga till en rullgardins pil väljer du cell C9 .
• Nu, i den Uppgifter Välj fliken drop-down-pilen av den Validering av data från alternativet Verktyg för data grupp.
• Välj sedan Validering av data alternativ.

• En liten dialogruta med namnet Validering av data visas på din enhet.
• I Inställning av Välj fliken drop-down-pilen under den Tillåt och väljer den Lista alternativ.
• Därefter skriver du ner cellreferenserna $AH$8:$AM$8 i rutan nedan Källa eller välj dem helt enkelt med musen.
• Slutligen klickar du på OKEJ.

• Du kommer att se en drop-down-pilen kommer att läggas till, som innehåller alla kortformer.
• Dra nu i Handtag för fyllning ikonen i intervallet av celler C9:AG13 för att kopiera drop-down-pilen i alla celler.
• Markera helgerna med en annan färg så att du lätt kan hitta dem.

• Därefter väljer du ett antal celler AH6:AM6 och väljer den Sammanfoga & Centrera alternativ.
• Den sammanslagna cellen får titeln Totalt .

• Nu använder vi funktionen COUNTIF i följande formel i cellen AH9 , skriv ned följande formel:

=COUNTIF($C9:$AG9,AH$8)+0.5*COUNTIF($C9:$AG9,AH$8& "H")+0.5*COUNTIF($C9:$AG9, "H"&AH$8)

🔍 Uppdelning av formeln

Vi bryter ner vår formel för cellen AH9.

👉 COUNTIF($C9:$AG9,AH$8): Denna funktion returnerar 1 .

👉 COUNTIF($C9:$AG9,AH$8& "H"): Denna funktion returnerar 0.

👉 COUNTIF($C9:$AG9, "H"&AH$8): Denna funktion returnerar 0.

👉 COUNTIF($C9:$AG9,AH$8)+0,5*COUNTIF($C9:$AG9,AH$8& "H")+0,5*COUNTIF($C9:$AG9, "H"&AH$8): Den här funktionen returnerar namnet på dagen 1 .

• Dra i Handtag för fyllning ikonen med musen för att hålla formeln i intervallet av celler. AH9:AM13 .

• I intervallet av celler AH8:AM8 Skriv ner formeln för att visa de korta formulären för ledighetstypen.

=Resumé!C9

• I cell AH7 , använda funktionen SUM för att summera det totala antalet kolumnvis. För att summera använder du följande formel i cell AH7 :

=SUM(AH9:AH13)

• Dra sedan i Handtag för fyllning för att kopiera formeln upp till cell AM7 .
• Slutligen, vår spårare för ledighet för månaden Januari kommer att vara redo att användas.

• På samma sätt kan du skapa en månadsvis semesterkalender för resten av årets månader.

Vi kan alltså säga att vi har slutfört den andra uppgiften för att skapa en semesterkalender i Excel.

Läs mer: Format för månadsvis ledighet för anställda i Excel (med gratis mall)

Liknande läsningar

• Hur man beräknar halvdagsledighet i Excel (2 effektiva metoder)
• Beräkna årlig semester i Excel (med detaljerade steg)
• Hur man beräknar ledighetssaldo i Excel (med detaljerade steg)
• Hur man beräknar ackumulerad semestertid i Excel (med enkla steg)

Steg 3: Generera den slutliga semesterkontrollen

Nu kommer vi att slutföra vår Sammanfattning av året i den Sammanfattning för att få fram den slutliga rapporten. Vi kommer att infoga en formel i cellintervallet C10:H14 för att extrahera data från den enskilda månadens spårare. För att få det slutliga resultatet, IFERROR , INDEX , MATCH , och SUMMA funktioner hjälper oss.

• I början infogar du formeln i cellen C9 .

🔍 Uppdelning av formeln

Vi bryter ner vår formel endast för januari månad. I vår formel gjorde vi det för varje månad och adderade dem.

👉 MATCH($B10,Jan!$B$9:$B$13,0): Denna funktion returnerar 2.

👉 INDEX(Jan!AH$9:AH$13,MATCH($B10,Jan!$B$9:$B$13,0)): Denna funktion returnerar 0.

👉 IFERROR(INDEX(Jan!AH$9:AH$13,MATCH($B10,Jan!$B$9:$B$13,0)),0): Denna funktion returnerar 1 .

• Kopiera sedan formeln upp till cell H14 genom att dra i Handtag för fyllning ikon.

• Nu, i cell I10 , använda funktionen SUM för att summera området med celler C10:H10 .

=SUM(C10:H10)

• Dubbelklicka på på den Handtag för fyllning för att kopiera formeln upp till cell I14 .

• Återigen, i cell C16 , skriv följande formel för att sammanfatta en viss typ av ledighet.

=SUMMA(C10:C14)

• Slutligen kopierar du formeln upp till cell I16 med hjälp av Handtag för fyllning ikon.

• Vi kan alltså säga att vår spårare för ledigheter är klar och redo att användas.

Till sist kan vi säga att vi har slutfört den sista uppgiften för att skapa en semesterkalender i Excel.

Läs mer: Format för semesterregister i Excel (skapa med detaljerade steg)

Steg 4: Verifiera Leave Tracker med data

Nu matar vi in några uppgifter om ledigheter i våra månader och kontrollerar vår formel och spårarens noggrannhet.

• Först matar vi in våra anställdas namn i cellintervallet B10:B14 .
• Ange sedan några data för Januari i arket Jan .

• På samma sätt kan du ange ett värde för månaderna i Februari i ark Februari .

• Om du nu kontrollerar Sammanfattning av året ser du att vår formel hämtar värdet från månadsbladet och visar oss enskilda anställda och enskilda ledighetstyper.

Slutligen kan vi säga att vår fil för lärare för ledighet fungerade framgångsrikt och att vi kan spåra uppgifterna om ledighet lika väl som vi kan skapa en spårare för ledighet.

Läs mer: Hur man skapar en rekryteringstracker i Excel (ladda ner gratis mall)

Slutsats

Det är slutet på den här artikeln. Jag hoppas att den här artikeln kommer att vara till hjälp för dig och att du kommer att kunna skapa en ledighetstracker i Excel. Dela gärna med dig av eventuella ytterligare frågor eller rekommendationer till oss i kommentarsfältet nedan om du har några ytterligare frågor eller rekommendationer.

Glöm inte att besöka vår webbplats ExcelWIKI för flera Excel-relaterade problem och lösningar. Fortsätt att lära dig nya metoder och fortsätt att växa!