Проследяването на отпуските е широко използвана задача за отдела за човешки ресурси, за да проследява всеки човек за неговите отпуски и работни дни. Почти всяка организация използва своя проследяващ отпуските на служителите инструмент. В тази статия ще покажем как да създадете проследяващ отпуските инструмент в Excel. Ако искате да знаете как да го направите сами, изтеглете нашата работна тетрадка за упражнения и ни последвайте.

Изтегляне на шаблона

Изтеглете този безплатен шаблон, докато четете тази статия.

Шаблон за проследяване на отпуските.xlsx

Какво е проследяване на отпуски?

Отпускът е база данни, в която съхраняваме историята на списъка с отпуски на даден служител. В нея е изписана цялата подробна информация за получаването на отпуската му. Това е тази база данни, в която лесно можем да видим представянето и искреността на служителя. Почти мениджърът по човешки ресурси на всяка компания и собственикът на малки компании боравят с този тип проследяване на отпуските за своята организация.

Процедура стъпка по стъпка за създаване на проследяване на отпуски в Excel

За да демонстрираме процедурата, разглеждаме набор от данни от 5 Ще създадем за тях система за проследяване на отпуските. Крайният резултат ще бъде като изображението, показано по-долу.

Стъпка 1: Създаване на обобщено оформление

Тук ще създадем обобщеното оформление на базата данни за проследяване на отпуски.

• На първо място, стартирайте Microsoft Excel на вашето устройство.
• Сега преименувайте името на листа като Резюме от Име на листа Bar .
• Изберете клетка F1 .
• След това в Вмъкване на изберете раздела падащо меню стрелка на Илюстрации> Картина> Това устройство .

• Диалогов прозорец, наречен Вмъкване на картина ще се появи.
• След това изберете логото на вашата компания и щракнете върху Вмъкване на .

• В нашия файл вмъкваме логото на нашия уебсайт, за да покажем процеса и за ваше удобство.

• Сега изберете обхвата от клетки B4:I4 и изберете Сливане & Център опция от Изравняване група.
• След това запишете заглавието. Ние задаваме заглавието на файла като Проследяване на отпуските на служителите. Запазете желаното форматиране на клетката.

• В клетка B6 напишете заглавието Година и клетка C6 да остане празен за текущата година. 2022 тъй като искаме да създадем системата за проследяване за тази година.

• След това в обхвата от клетки K8:L14, посочете вида на отпуска и кратка форма за тях. Ние поддържаме 6 различни вида отпуск и техните идентични кратки форми.

• За създаване на окончателната обобщаваща таблица изберете клетка B8:I8 .
• След това изберете Сливане & Център и запишете заглавието на таблицата. Запазваме заглавието на нашата таблица като Обобщение на годината .

• Сега, в клетка B9 , с право на името на колоната като Име на служителя и задайте обхвата на клетките B10:B14 за 5 служители.

• След това в обхвата от клетки C9:H9 , обозначават кратките форми на отпуските.

• След това задайте 2 Общо субекти, един е по колони от което ще разберем. общия отпуск на служителя, а другата е по редове която илюстрира общо количество отпуск за всеки конкретен вид отпуск .

• По този начин можем да кажем, че нашето обобщено оформление е завършено.

Така можем да кажем, че сме изпълнили първата задача за създаване на програма за проследяване на отпуски в Excel.

Стъпка 2: Изграждане на списък за проследяване за всеки месец

В тази стъпка ще генерираме списък с данни за лицата, които са напуснали работа, за всеки отделен месец. Ще го създадем за януари . През останалите месеци процесът ще бъде подобен.

• Първоначално създайте нов лист и го преименувайте на Ян .
• В Начало изберете раздела Формат опция от Клетки и щракнете върху Ширина на колоната .

• В резултат на това се появява малък диалогов прозорец, наречен Ширина на колоната ще се появи.
• Тъй като в този лист ще видим твърде много колони, задайте ширината на колоната ~2.50 и щракнете върху ОК .

• След това изберете клетка AF1 и поставете логото на компанията си по същия начин, както е показано в стъпка-1 .

• След това в клетка B4 , запишете следната формула:

="януари"&Обобщение!C6

• Натиснете Въведете за съхраняване на данните.

• Като месец на януари има 31 дни и се нуждаем от колона за имената на служителите, затова изберете 32 колони, които са от B6:AG6 . След това изберете Сливане & Център опция от Изравняване група.
• В клетката marge запишете следната формула и натиснете бутона Въведете ключ.

=B4

• Сега, с право на клетка B7 като Дни и клетка B8 като Име на служителя .

• Промяна на формата на клетките за обхвата от клетки B9:B13 и ги запазете, за да въведете името на служителя.

• Сега използваме функцията DATE за да получите датите. В клетката C8 , запишете следната формула:

=DATE(Summary!$C$6,1,1)

• След това в клетка D8 запишете следната формула и плъзнете Дръжка за пълнене за копиране на формулата до датата 28 се появява.

• В последния 3 клетки AE8:AG8 , напишете формулата, показана по-долу. Тази формула ще ни помогне да определим всички дати в зависимост от месеца. В тази формула използваме IF и МЕСЕЦ функции.

=IF(MONTH($AD8+1)>MONTH($C$8),"",$AD8+1)

🔍 Разбивка на формулата

Разбиваме нашата формула за клетка AE8.

👉 MONTH($AD8+1): Тази функция връща 1 .

👉 МЕСЕЦ($C$8): Тази функция връща 1.

👉 IF(MONTH($AD8+1)>MONTH($C$8),"",$AD8+1): Тази функция връща датата.

• След това в клетката C7 , запишете формулата, за да получите съответното име на работния ден накратко. IF , INDEX , и СЕДМИЧЕН ДЕН функции ще ни помогнат да получим резултата.

🔍 Разбивка на формулата

Разбиваме нашата формула за клетка C9.

👉 WEEKDAY(C8,1): Тази функция връща 7 .

👉 INDEX({"Su"; "M"; "Tu"; "W"; "Th"; "F"; "Sa"},WEEKDAY(C8,1)): Тази функция връща Са.

👉 IF(C8="","",INDEX({"Su"; "M"; "Tu"; "W"; "Th"; "F"; "Sa"},WEEKDAY(C8,1)): Тази функция връща името на деня Sa .

• След това плъзнете Дръжка за пълнене за копиране на формулата до клетка AG7 .

• За да сме сигурни, че само определените от нас кратки формуляри за отпуск влизат в нашия тракер, ще добавим падаща стрелка за валидиране на данни.
• За добавяне на падащата стрелка изберете клетка C9 .
• Сега, в Данни изберете раздела падаща стрелка на Утвърждаване на данните опция от Инструменти за данни група.
• След това изберете Утвърждаване на данните опция.

• Малък диалогов прозорец, наречен Утвърждаване на данните ще се появи на вашето устройство.
• В Задаване на изберете раздела падаща стрелка под Позволете и изберете Списък опция.
• След това запишете препратките към клетките $AH$8:$AM$8 в полето по-долу Източник: или просто ги изберете с мишката.
• Накрая щракнете върху ДОБРЕ.

• Ще видите падаща стрелка ще се добави файл, който съдържа всички кратки форми.
• Сега плъзнете Дръжка за пълнене икона в обхвата от клетки C9:AG13 за да копирате падаща стрелка във всички клетки.
• Маркирахте почивните дни с различен цвят, за да можете лесно да ги откривате.

• След това изберете обхвата от клетки AH6:AM6 и изберете Сливане & Център опция.
• Озаглави обединената клетка като Общо .

• Сега използваме функцията COUNTIF в следната формула в клетка AH9 , запишете следната формула:

=COUNTIF($C9:$AG9,AH$8)+0,5*COUNTIF($C9:$AG9,AH$8& "H")+0,5*COUNTIF($C9:$AG9, "H"&;AH$8)

🔍 Разбивка на формулата

Разбиваме нашата формула за клетка AH9.

👉 COUNTIF($C9:$AG9,AH$8): Тази функция връща 1 .

👉 COUNTIF($C9:$AG9,AH$8& "H"): Тази функция връща 0.

👉 COUNTIF($C9:$AG9, "H"&AH$8): Тази функция връща 0.

👉 COUNTIF($C9:$AG9,AH$8)+0,5*COUNTIF($C9:$AG9,AH$8& "H")+0,5*COUNTIF($C9:$AG9, "H"&;AH$8): Тази функция връща името на деня 1 .

• Плъзнете Дръжка за пълнене с мишката, за да запазите формулата в обхвата от клетки AH9:AM13 .

• В диапазона от клетки AH8:AM8 , запишете формулата, за да покажете кратките формуляри на видовете отпуски.

=Обобщение!C9

• В клетка AH7 , използвайте функцията SUM за да съберете общия брой по колони. За да съберете, използвайте следната формула в клетка AH7 :

=SUM(AH9:AH13)

• След това плъзнете Дръжка за пълнене за копиране на формулата до клетка AM7 .
• И накрая, нашето проследяване на отпуските за месец януари ще бъде готов за употреба.

• По подобен начин създайте месечния график за отпуските за останалите месеци от годината.

Така можем да кажем, че сме изпълнили втората задача за създаване на програма за проследяване на отпуски в Excel.

Прочетете още: Месечен формат на запис на отпуските на служителите в Excel (с безплатен шаблон)

Подобни четива

• Как да изчислим полудневния отпуск в Excel (2 ефективни метода)
• Изчисляване на годишния отпуск в Excel (с подробни стъпки)
• Как да изчислите баланса на отпуските в Excel (с подробни стъпки)
• Как да изчислим натрупаното време за отпуск в Excel (с лесни стъпки)

Стъпка 3: Генериране на окончателен отчет за отпуските

Сега ще завършим нашата Обобщение на годината таблица в Резюме ще вмъкнем формула в диапазона от клетки, за да получим окончателния отчет. C10:H14 за извличане на данните от индивидуалното проследяване на месеца. За да получите крайния резултат, IFERROR , INDEX , MATCH , и SUM функции ще ни помогнат.

• В началото вмъкнете формулата в клетката C9 .

🔍 Разбивка на формулата

Разбиваме нашата формула само за месец януари. В нашата формула направихме това за всеки месец и ги добавихме.

👉 MATCH($B10,Jan!$B$9:$B$13,0): Тази функция връща 2.

👉 INDEX(Jan!AH$9:AH$13,MATCH($B10,Jan!$B$9:$B$13,0)): Тази функция връща 0.

👉 IFERROR(INDEX(Jan!AH$9:AH$13,MATCH($B10,Jan!$B$9:$B$13,0)),0): Тази функция връща 1 .

• След това копирайте формулата в клетка H14 като плъзнете Дръжка за пълнене икона.

• Сега, в клетка I10 , използвайте функцията SUM за сумиране на обхвата от клетки C10:H10 .

=SUM(C10:H10)

• Кликнете два пъти върху на Дръжка за пълнене за копиране на формулата до клетка I14 .

• Отново в клетка C16 , напишете следната формула, за да обобщите определен вид отпуск.

=SUM(C10:C14)

• Накрая копирайте формулата в клетка I16 като използвате Дръжка за пълнене икона.

• Така можем да кажем, че нашият тракер за отпуски е завършен и готов за използване.

Най-накрая можем да кажем, че сме изпълнили последната задача за създаване на програма за проследяване на отпуски в Excel.

Прочетете още: Формат за запис на отпуск на служителя в Excel (Създаване с подробни стъпки)

Стъпка 4: Проверка на проследяването на отпуските с данни

Сега въвеждаме някои данни за отпуски в нашите месеци и проверяваме нашата формула, както и точността на проследяващото устройство.

• Първоначално въвеждаме имената на служителите си в диапазона от клетки B10:B14 .
• След това въведете някои данни за януари в листа Ян .

• По същия начин въведете някаква стойност за месеците на февруари в листове Feb .

• Сега, ако проверите Обобщение на годината ще откриете, че нашата формула извлича стойността от месечния лист и ни показва отделните служители и отделните видове отпуски.

Накрая можем да кажем, че нашият файл за учителя по отпуски работи успешно и можем да проследяваме данните за отпуските, както и да създадем проследяващия модул за отпуски.

Прочетете още: Как да създадете програма за проследяване на набирането на персонал в Excel (изтеглете безплатен шаблон)

Заключение

Това е краят на тази статия. Надявам се, че тази статия ще ви бъде полезна и ще можете да създадете проследяване на отпуски в Excel. Моля, ако имате допълнителни въпроси или препоръки, споделете ги с нас в раздела за коментари по-долу.

Не забравяйте да проверите нашия уебсайт ExcelWIKI за няколко проблема и решения, свързани с Excel. Продължавайте да изучавате нови методи и да се развивате!