Sledovanie dovoleniek je široko používaná úloha pre personálne oddelenie, ktorá slúži na sledovanie dovolenky a pracovných dní každého človeka. Takmer každá organizácia využíva sledovanie dovoleniek svojich zamestnancov. V tomto článku si ukážeme, ako vytvoriť sledovanie dovoleniek v programe Excel. Ak máte aj vy záujem vedieť, ako si ho vytvoriť sami, stiahnite si náš cvičný zošit a nasledujte nás.

Stiahnuť šablónu

Počas čítania tohto článku si stiahnite túto bezplatnú šablónu.

Šablóna sledovania dovolenky.xlsx

Čo je to sledovanie dovolenky?

Dovolenka je databáza, v ktorej uchovávame históriu zoznamu dovoleniek zamestnanca. Sú v nej uvedené všetky podrobné informácie o jeho čerpaní dovolenky. Je to tá databáza, v ktorej môžeme ľahko zistiť výkonnosť a úprimnosť zamestnanca. Takmer každý personalista a majiteľ malých firiem spracováva tento typ sledovania dovoleniek pre svoju organizáciu.

Postup krok za krokom na vytvorenie nástroja na sledovanie dovolenky v programe Excel

Na demonštráciu postupu uvažujeme o súbore údajov 5 zamestnancov spoločnosti. Vytvoríme pre nich sledovanie dovoleniek. Konečný výsledok bude vyzerať ako na obrázku nižšie.

Krok 1: Vytvorenie súhrnného rozloženia

Tu vytvoríme súhrnné rozloženie pre našu databázu sledovania dovoleniek.

• Najskôr spustite Microsoft Excel na vašom zariadení.
• Teraz premenujte názov listu na Zhrnutie z Názov listu Bar .
• Vybrať bunku F1 .
• Potom v Vložte vyberte kartu rozbaľovací zoznam šípka Ilustrácie> Obrázok> Toto zariadenie .

• Dialógové okno s názvom Vložiť obrázok sa objaví.
• Potom vyberte logo svojej spoločnosti a kliknite na tlačidlo Vložte .

• Do nášho súboru vkladáme logo našej webovej stránky, aby sme ukázali postup a pre vaše pohodlie.

• Teraz vyberte rozsah buniek B4:I4 a vyberte Zlúčenie & Centrum možnosť z Zarovnanie skupina.
• Potom zapíšte názov. Názov súboru nastavíme ako Sledovanie dovoleniek zamestnancov. Zachovajte požadované formátovanie bunky.

• V bunke B6 napíšte názov Rok a bunky C6 nechávame prázdne pre aktuálny rok. 2022 keďže chceme vytvoriť sledovací systém na tento rok.

• Potom v rozsahu buniek K8:L14, uveďte typ dovolenky a jej skrátený formulár. Vedieme 6 rôznych typov dovoleniek a ich identické skrátené formuláre.

• Na vytvorenie konečnej súhrnnej tabuľky vyberte bunku B8:I8 .
• Potom vyberte Zlúčenie & Centrum a zapíšte názov tabuľky. Názov našej tabuľky ponecháme ako Zhrnutie za rok .

• Teraz v bunke B9 , s názvom stĺpca ako Meno zamestnanca a nastavte rozsah buniek B10:B14 pre 5 zamestnanci.

• Potom v rozsahu buniek C9:H9 , označujú krátke formy dovolenky.

• Potom nastavte 2 Spolu subjekty, jeden je podľa stĺpcov z ktorého sa dozvieme. celkovej dovolenky zamestnanca, a ďalšia je v riadkoch ktorý ilustruje celkové množstvo dovolenky pre každý konkrétny druh dovolenky .

• Môžeme teda povedať, že naše súhrnné rozloženie je dokončené.

Môžeme teda povedať, že sme splnili prvú úlohu na vytvorenie nástroja na sledovanie dovoleniek v programe Excel.

Krok 2: Zostavte zoznam sledovateľov pre každý mesiac

V tomto kroku vygenerujeme zoznam údajov o dovolenkových príkazoch pre každý jednotlivý mesiac. Budeme ho vytvárať pre Január Po zvyšok mesiacov bude postup podobný.

• Najprv vytvorte nový hárok a premenujte ho na Jan .
• V Domov vyberte kartu Formát možnosť z Bunky a kliknite na Šírka stĺpca .

• Výsledkom je malé dialógové okno s názvom Šírka stĺpca sa objaví.
• Keďže v tomto hárku uvidíme príliš veľa stĺpcov, nastavte šírku stĺpca ~2.50 a kliknite na OK .

• Potom vyberte bunku AF1 a vložte logo svojej spoločnosti podobne, ako je to uvedené v krok-1 .

• Potom v bunke B4 , zapíšte nasledujúci vzorec:

="Január"&Zhrnutie!C6

• Tlač Vstúpte na stránku na ukladanie údajov.

• Ako mesiac Január má 31 dní a potrebujeme stĺpec pre mená zamestnancov, takže vyberte 32 stĺpce, ktoré sú z B6:AG6 Potom vyberte Zlúčenie & Centrum možnosť z Zarovnanie skupina.
• Do bunky marge zapíšte nasledujúci vzorec a stlačte tlačidlo Vstúpte na stránku kľúč.

=B4

• Teraz, oprávnená bunka B7 ako Dni a bunky B8 ako Meno zamestnanca .

• Úprava formátu buniek pre rozsah buniek B9:B13 a ponechajte si ich na zadanie mena zamestnanca.

• Teraz používame funkcia DATE na získanie dátumov. V bunke C8 , zapíšte nasledujúci vzorec:

=DATE(Summary!$C$6,1,1)

• Potom v bunke D8 zapíšte nasledujúci vzorec a pretiahnite Rukoväť náplne ikona na skopírovanie vzorca do dátumu 28 objavuje.

• V poslednom 3 bunky AE8:AG8 , napíšte vzorec uvedený nižšie. Tento vzorec nám pomôže definovať všetky dátumy podľa mesiaca. V tomto vzorci používame IF a MESIAC funkcie.

=IF(MONTH($AD8+1)>MONTH($C$8),"",$AD8+1)

🔍 Rozdelenie vzorca

Rozkladáme náš vzorec pre bunku AE8.

👉 MONTH($AD8+1): Táto funkcia vracia 1 .

👉 MONTH($C$8): Táto funkcia vracia 1.

👉 IF(MONTH($AD8+1)>MONTH($C$8),"",$AD8+1): Táto funkcia vracia dátum.

• Potom v bunke C7 , zapíšte vzorec na získanie zodpovedajúceho názov dňa v týždni v skrátenej forme. IF , INDEX a TÝŽDEŇ funkcie nám pomôžu získať výsledok.

🔍 Rozdelenie vzorca

Rozkladáme náš vzorec pre bunku C9.

👉 WEEKDAY(C8,1): Táto funkcia vracia 7 .

👉 INDEX({"Su"; "M"; "Tu"; "W"; "Th"; "F"; "Sa"},WEEKDAY(C8,1)): Táto funkcia vracia Sa.

👉 IF(C8="","",INDEX({"Su"; "M"; "Tu"; "W"; "Th"; "F"; "Sa"},WEEKDAY(C8,1)): Táto funkcia vracia názov dňa Sa .

• Potom potiahnite Rukoväť náplne skopírovať vzorec do bunky AG7 .

• Aby sme zabezpečili, že do nášho trackera budú vstupovať len nami definované krátke formuláre na odchod, pridáme šípka rozbaľovacieho zoznamu na overenie údajov.
• Na pridanie rozbaľovacej šípky vyberte bunku C9 .
• Teraz v Údaje vyberte kartu rozbaľovacia šípka z Overovanie údajov možnosť z Dátové nástroje skupina.
• Potom vyberte Overovanie údajov možnosť.

• Malé dialógové okno s názvom Overovanie údajov sa zobrazí na vašom zariadení.
• V Nastavenie vyberte kartu rozbaľovacia šípka pod Povoľte názov a vyberte Zoznam možnosť.
• Potom zapíšte odkazy na bunky $AH$8:$AM$8 do políčka nižšie Zdroj alebo ich jednoducho vyberte myšou.
• Nakoniec kliknite na tlačidlo V PORIADKU.

• Uvidíte rozbaľovacia šípka pridá, ktorý obsahuje všetky krátke formuláre.
• Teraz potiahnite Rukoväť náplne ikona v rozsahu buniek C9:AG13 skopírovať rozbaľovacia šípka vo všetkých bunkách.
• Víkendy sú označené inou farbou, aby ste ich mohli ľahko nájsť.

• Potom vyberte rozsah buniek AH6:AM6 a vyberte Zlúčenie & Centrum možnosť.
• Zlúčenú bunku nazvite ako Celkom .

• Teraz používame funkcia COUNTIF v nasledujúcom vzorci v bunke AH9 , zapíšte nasledujúci vzorec:

=COUNTIF($C9:$AG9,AH$8)+0,5*COUNTIF($C9:$AG9,AH$8& "H")+0,5*COUNTIF($C9:$AG9, "H"&AH$8)

🔍 Rozdelenie vzorca

Rozkladáme náš vzorec pre bunku AH9.

👉 COUNTIF($C9:$AG9,AH$8): Táto funkcia vracia 1 .

👉 COUNTIF($C9:$AG9,AH$8& "H"): Táto funkcia vracia 0.

👉 COUNTIF($C9:$AG9, "H"&AH$8): Táto funkcia vracia 0.

👉 COUNTIF($C9:$AG9,AH$8)+0,5*COUNTIF($C9:$AG9,AH$8& "H")+0,5*COUNTIF($C9:$AG9, "H"&AH$8): Táto funkcia vracia názov dňa 1 .

• Potiahnite Rukoväť náplne ikonu myši, aby vzorec zostal v rozsahu buniek AH9:AM13 .

• V rozsahu buniek AH8:AM8 , zapíšte vzorec na zobrazenie krátkych formulárov typu dovolenka.

=Súhrn!C9

• V bunke AH7 , použite funkcia SUM na sčítanie celkového počtu podľa stĺpcov. Na sčítanie použite nasledujúci vzorec v bunke AH7 :

=SUM(AH9:AH13)

• Potom potiahnite Rukoväť náplne skopírovať vzorec do bunky AM7 .
• A nakoniec, náš sledovač dovoleniek za mesiac Január budú pripravené na použitie.

• Podobne vytvorte mesačný prehľad dovoleniek pre ostatné mesiace roka.

Môžeme teda povedať, že sme splnili druhú úlohu na vytvorenie nástroja na sledovanie dovoleniek v programe Excel.

Prečítajte si viac: Formát mesačného záznamu o dovolenke zamestnanca v programe Excel (s bezplatnou šablónou)

Podobné čítania

• Ako vypočítať pol dňa dovolenky v programe Excel (2 efektívne metódy)
• Výpočet ročnej dovolenky v programe Excel (s podrobnými krokmi)
• Ako vypočítať zostatok dovolenky v programe Excel (s podrobnými krokmi)
• Ako vypočítať naakumulovanú dovolenku v programe Excel (v jednoduchých krokoch)

Krok 3: Generovanie konečného sledovania dovolenky

Teraz dokončíme našu Zhrnutie za rok v tabuľke Zhrnutie hárku, aby sme získali konečnú správu. Do rozsahu buniek vložíme vzorec C10:H14 na získanie údajov zo sledovania jednotlivých mesiacov. Ak chcete získať konečný výsledok, IFERROR , INDEX , MATCH , a SUM funkcie nám pomôžu.

• Na začiatku vložte vzorec do bunky C9 .

🔍 Rozdelenie vzorca

Náš vzorec rozdeľujeme len na mesiac január. V našom vzorci sme to urobili pre každý mesiac a tieto údaje sme sčítali.

👉 MATCH($B10,Jan!$B$9:$B$13,0): Táto funkcia vracia 2.

👉 INDEX(Jan!AH$9:AH$13,MATCH($B10,Jan!$B$9:$B$13,0)): Táto funkcia vracia 0.

👉 IFERROR(INDEX(Jan!AH$9:AH$13,MATCH($B10,Jan!$B$9:$B$13,0)),0): Táto funkcia vracia 1 .

• Potom skopírujte vzorec do bunky H14 potiahnutím Rukoväť náplne ikona.

• Teraz v bunke I10 , použite funkcia SUM na sčítanie rozsahu buniek C10:H10 .

=SUM(C10:H10)

• Dvakrát kliknite na stránku na Rukoväť náplne skopírovať vzorec do bunky I14 .

• Opäť v bunke C16 , napíšte nasledujúci vzorec, aby ste zhrnuli konkrétny typ dovolenky.

=SUM(C10:C14)

• Nakoniec skopírujte vzorec do bunky I16 pomocou Rukoväť náplne ikona.

• Môžeme teda povedať, že náš sledovač dovoleniek je dokončený a pripravený na použitie.

Nakoniec môžeme povedať, že sme dokončili poslednú úlohu na vytvorenie nástroja na sledovanie dovoleniek v programe Excel.

Prečítajte si viac: Formát záznamu o dovolenke zamestnanca v programe Excel (Vytvorenie s podrobnými krokmi)

Krok 4: Overenie sledovania dovolenky pomocou údajov

Teraz zadáme niekoľko údajov o dovolenkách v našich mesiacoch a skontrolujeme náš vzorec, ako aj presnosť sledovania.

• Najskôr zadáme mená našich zamestnancov do rozsahu buniek B10:B14 .
• Potom zadajte niektoré údaje pre Január v hárku Jan .

• Podobne zadajte určitú hodnotu pre mesiace Február v listoch Február .

• Ak teraz skontrolujete Zhrnutie za rok tabuľky zistíte, že náš vzorec extrahuje hodnotu z mesačného hárku a zobrazuje nám jednotlivých zamestnancov a jednotlivé typy dovoleniek.

Nakoniec môžeme povedať, že náš súbor učiteľa dovoleniek úspešne fungoval a môžeme sledovať údaje o dovolenkách, rovnako ako môžeme vytvoriť sledovač dovoleniek.

Prečítajte si viac: Ako vytvoriť nástroj na sledovanie náboru v programe Excel (stiahnite si bezplatnú šablónu)

Záver

To je koniec tohto článku. Dúfam, že tento článok bude pre vás užitočný a budete môcť vytvoriť sledovač dovoleniek v programe Excel. Ak máte ďalšie otázky alebo odporúčania, podeľte sa s nami o ne v časti komentárov nižšie.

Nezabudnite si pozrieť našu webovú stránku ExcelWIKI pre niekoľko problémov a riešení súvisiacich s programom Excel. Učte sa nové metódy a pokračujte v raste!