Трекерот за оставање е широко употребувана задача за одделот за човечки ресурси да ги следи сите луѓе за нивниот одмор и работни денови. Речиси секоја организација користи тракер за отсуство на вработени. Во оваа статија, ќе покажеме како да креирате тракер за оставање во Excel. Ако исто така сте заинтересирани да знаете како да го направите сами, преземете ја нашата работна книга за вежбање и следете нè.

Преземете го Шаблонот

Преземете го овој бесплатен шаблон додека ја читате оваа статија.

Leave Tracker Template.xlsx

Што е Leave Tracker?

Остави е база на податоци каде што ја складираме историјата на списокот за одмор на вработениот. Сите детални информации за неговиот одмор се наведени таму. Тоа е таа база на податоци каде што лесно можеме да ги видиме перформансите и искреноста на вработениот. Речиси менаџерот за човечки ресурси на секоја компанија и сопственикот на малите компании се справуваат со овој тип на следење на отсуство за нивната организација.

Постапка чекор-по-чекор за создавање на Tracker за оставање во Excel

За да се демонстрира процедура, разгледуваме база на податоци од 5 вработени во една компанија. Ќе создадеме тракер за отсуство за нив. Конечниот исход ќе биде како сликата прикажана подолу.

Чекор 1: Креирај прегледен распоред

Овде, ќе го креираме резимениот распоред за нашата оставете ја базата на податоци на тракерот.

• Прво, стартувајте го Microsoft Excel на вашиот уред.
• Сега, преименувајте готракер.

  Прочитајте повеќе: Како да се создаде Следење за регрутирање во Excel (преземете бесплатен шаблон)

  Заклучок

  Тоа е крајот на оваа статија. Се надевам дека овој напис ќе ви биде корисен и ќе можете да креирате тракер за отсуство во Excel. Ве молиме споделете какви било дополнителни прашања или препораки со нас во делот за коментари подолу ако имате дополнителни прашања или препораки.

  Не заборавајте да ја проверите нашата веб-страница ExcelWIKI за неколку проблеми поврзани со Excel и решенија. Продолжете да учите нови методи и да растете!

  името на листот како Резиме од Лентата за име на листот .
• Изберете ја ќелијата F1 .
• Потоа, во Вметни табот, изберете ја паѓачката стрелка од Илустрации > Слика > Овој уред .

• Ќе се појави дијалог прозорец наречен Вметни слика .
• Потоа, изберете го логото на вашата компанија и кликнете Вметни .

• Во нашата датотека, го вметнуваме логото на нашата веб-локација за да го прикажеме процесот и за ваша погодност.

• Сега, изберете го опсегот на ќелии B4:I4 и изберете Спој и засилувач; Центар опција од групата Порамнување .
• Потоа, запишете го насловот. Насловот на датотеката го поставивме како Следач за напуштање на вработените. Задржете го посакуваното форматирање во ќелијата.

• Во ќелијата B6 напишете го насловот Година и ќелијата C6 остане празна за тековната година. Го задржуваме 2022 бидејќи сакаме да го создадеме тракерот за оваа година.

• Потоа, во опсегот на ќелиите K8:L14, наведете го типот на отсуство и кратка форма за нив. Ние чуваме 6 различни типови на отсуство и нивните идентични кратки форми.

• За креирање на конечната сумарна табела, изберете ја ќелијата B8:I8 .
• Потоа, изберете Спој и засилувач; Центар и запишете го насловот на табелата. Насловот на нашата табела го задржуваме како Резиме на годината .

• Сега, во ќелијата B9 ,го наслови името на колоната како Име на вработениот и го постави опсегот на ќелиите B10:B14 за 5 вработени.

• Потоа, во опсегот на ќелиите C9:H9 , означете ги кратките форми.

• Следно, поставете 2 Вкупно ентитети, еден е колонски од кој ќе го знаеме вкупниот одмор на вработениот, а друг е по ред што ја илустрира вкупната количина на отсуство за кој било специфичен тип отсуство .

• Така, можеме да речеме дека нашиот прегледен распоред е завршен.

Така, можеме да кажеме дека ја завршивме првата задача за да создадеме тракер за оставање во Excel.

Чекор 2: Изградба на Список за следење за секој месец

Во овој чекор, ќе генерираме список со податоци за отстапки за секој поединечен месец. Ќе го изградиме за јануари . Во останатите месеци, процесот ќе биде сличен.

• Најпрво, креирајте нов лист и преименувајте го во Jan .
• Во Дома картичката, изберете ја опцијата Формат од групата Ќелии и кликнете на Ширина на колона .

• Како резултат на тоа, ќе се појави мало поле за дијалог наречено Ширина на колоната .
• Бидејќи ќе видиме премногу колони во овој лист, поставете ширина на колона ~2,50 и кликнете OK .

• Потоа, изберете ја ќелијата AF1 и вметнете го логото на вашата компанија слично како што прикажуваме чекор-1 .

• Потоа, во ќелијата B4 , запишете ја следната формула:

="January"&Summary!C6

• Притиснете Enter за да ги зачувате податоците.

• Бидејќи месецот јануари има 31 дена, а ни треба колона за имињата на вработените, па изберете 32 колони кои се од B6:AG6 . Потоа изберете Спој и засилувач; Центар од групата Порамнување .
• Во ќелијата на маргина, запишете ја следната формула и притиснете го копчето Enter .

=B4

• Сега, насловена ќелија B7 како Денови и ќелијата B8 како Име на вработениот .

• Променете го форматот на ќелијата за опсегот од ќелии B9:B13 и чувајте ги за да го внесете името на вработениот.

• Сега, го користиме DATE функција за да ги добиете датумите. Во ќелијата C8 запишете ја следната формула:

=DATE(Summary!$C$6,1,1)

• Потоа, во ќелијата D8 запишете ја следнава формула и повлечете ја иконата Рачка за пополнување за да ја копирате формулата додека не се појави датумот 28 .

• Во последните 3 ќелии AE8:AG8 , напишете ја формулата прикажана подолу. Оваа формула ќе ни помогне да ги дефинираме сите датуми според месецот. Во оваа формула, ги користиме IF и MONTH функции.

=IF(MONTH($AD8+1)>MONTH($C$8),"",$AD8+1)

🔍 Расчленување на формулата

Ја разложуваме нашата формула за ќелија AE8.

👉 MONTH($AD8+1): Оваа функција враќа 1 .

👉 месец($C$8): Оваа функција враќа 1.

👉 IF(MONTH($AD8+1 )>MONTH($C$8),””,$AD8+1): Оваа функција го враќа датумот.

• Потоа, во ќелијата C7 , запишете ја формулата за да го добиете соодветното име на седмичниот ден во кратка форма. Функциите IF , INDEX и WEEKDAY ќе ни помогнат да го добиеме резултатот.

>

👉 WEEKDAY(C8,1): Оваа функција враќа 7 .

👉 INDEX({“Su”;” M”;”Tu”;”W”;”Th”;”F”;”Sa”},WEEKDAY(C8,1)): Оваа функција враќа Sa.

👉 IF(C8="","",INDEX({"Su";"M";"Tu";"W";"Th";"F";"Sa"},WEEKDAY( C8,1))): Оваа функција го враќа името на денот Sa .

• Следно, повлечете го Пополнете Рачка за да ја копирате формулата до ќелијата AG7 .

• За да се осигураме дека само нашите дефинирани оставаат кратки формулари внесете го нашиот тракер, ќе додадеме паѓачка стрелка за валидација на податоци.
• За додавање на паѓачката стрелка, изберете ја ќелијата C9 .
• Сега, во табулаторот Податоци , изберете ја паѓачката стрелка од Валидација на податоци опција од групата Алатки за податоци .
• Потоа, изберете ја опцијата Потврда на податоци .

• Мала дијалог-кутија наречена Потврда на податоци ќе се појави на вашиот уред.
• Во табулаторот Поставки , изберете ја стрелката за паѓање 7> под насловот Дозволи и изберете ја опцијата Список .
• Потоа, запишете ги референците на ќелиите $AH$8:$AM$8 во полето подолу Извор или едноставно изберете ги со глувчето.
• Конечно, кликнете OK.

• Ќе видите паѓачка стрелка која ќе ги додаде која ги содржи сите кратки форми.
• Сега, повлечете ја иконата Рачка за пополнување во опсегот на ќелии C9:AG13 за да ја копирате паѓачката стрелка во сите ќелии.
• Означивте ги викендите со различна боја за да можете лесно најдете ги.

• После тоа, изберете го опсегот на ќелии AH6:AM6 и изберете Спој и засилувач; Центар опција.
• Споената ќелија е насловена како Вкупно .

• Сега користиме функцијата COUNTIF во следната формула во ќелијата AH9 , запишете ја следната формула:

=COUNTIF($C9:$AG9,AH$8)+0.5*COUNTIF($C9:$AG9,AH$8&"H")+0.5*COUNTIF($C9:$AG9,"H"&AH$8)

0> 👉 COUNTIF($C9:$AG9,AH$8): Оваа функција враќа 1 .

👉 COUNTIF($C9:$AG9, AH$8&“H”): Оваа функција се враќа 0.

👉 COUNTIF($C9:$AG9,”H”&AH$8): Оваа функција враќа 0.

👉 COUNTIF($C9:$AG9,AH$8)+0,5*COUNTIF($C9:$AG9,AH$8&"H")+0.5*COUNTIF($C9:$AG9, „H“&AH$8): Оваа функција го враќа името на денот 1 .

• Повлечете го Пополнете Ракувајте ја иконата со глувчето за да ја задржите формулата во опсегот на ќелиите AH9:AM13 .

• Во опсег на ќелии AH8:AM8 , запишете ја формулата за да се прикажат кратки форми на типот на одмор.

=Summary!C9

• Во ќелијата AH7 , користете ја функцијата SUM за да го сумирате вкупниот број според колоната. За сумирање, користете ја следнава формула во ќелијата AH7 :

=SUM(AH9:AH13)

• Потоа, повлечете ја иконата Рачка за пополнување за да ја копирате формулата до ќелијата AM7 .
• Конечно, нашиот тракер за отсуство за месецот Јануари ќе биде подготвен за употреба.

• Слично на тоа, креирајте го месечен тракер за одмор за остатокот од месеците од годината .

Така, можеме да кажеме дека ја завршивме втората задача за создавање тракер за оставање во Excel.

Прочитај повеќе : Формат за евиденција за месечно отсуство на вработен во Excel (со бесплатен шаблон)

Слични читања

• Како да Пресметајте полудневен одмор во Excel (2 ефективни методи)
• Пресметајте го годишниот одмор во Excel (со детални чекори)
• Како даПресметајте го остатокот во Excel (со детални чекори)
• Како да го пресметате пресметаното време за одмор во Excel (со лесни чекори)

Чекор 3: Генерирање на тракер за конечни напуштања

Сега, ќе ја комплетираме нашата табела Резиме на годината во листот Резиме за да го добиеме конечниот извештај. Ќе вметнеме формула во опсегот на ќелии C10:H14 за да ги извлечеме податоците од индивидуалниот месечен тракер. За да го добиете конечниот резултат, IFERROR , INDEX , MATCH , и <Функциите 6>SUM ќе ни помогнат.

• На почетокот, вметнете ја формулата во ќелијата C9 .

🔍 Расчленување на формулата

Ја разложуваме нашата формула само за месец јануари . Во нашата формула, го правевме тоа за секој месец и ги додадовме.

👉 MATCH($B10,Jan!$B$9:$B$13,0): Оваа функција враќа 2.

👉 INDEX(Jan!AH$9:AH$13,MATCH($B10,Jan!$B$9:$B$13,0)): Оваа функција враќа 0.

👉 IFERROR(INDEX(Jan!AH$9:AH$13,MATCH($B10,Jan!$B$9:$B$13,0)), 0): Оваа функција враќа 1 .

• Потоа, копирајте ја формулата до ќелијата H14 со влечење на иконата Рачка за пополнување .

• Сега, во ќелијата I10 , користете функцијата SUM за да се сумира опсегот на ќелиите C10:H10 .

=SUM(C10:H10)

• Двоен-клик на Рачка за пополнување икона за да ја копирате формулата до ќелијата I14 .

• Повторно, во ќелијата C16 , напишете следнава формула, за сумирање, специфичен тип на отсуство.

=SUM(C10:C14)

• Конечно, копирајте ја формулата до ќелијата I16 користејќи ја иконата Пополнете рачка .

• Така, можеме да кажеме дека нашиот тракер за отсуство е завршен и подготвен за употреба.

Конечно, можеме да кажеме дека ја завршивме последната задача за создавање тракер за отсуство во Excel.

Прочитајте повеќе: Остави формат на запис од вработените во Excel (Креирај со детални чекори)

Чекор 4: Потврдете го напуштањето Следење со податоци

Сега, внесуваме некои податоци за отсуство во нашите месеци и ја проверуваме нашата формула, како и точноста на тракерот.

• Најпрво, ги внесуваме имињата на нашите вработени во опсег на ќелии B10:B14 .
• Потоа, внесете некои податоци за јануари во листот јан .

• Слично на тоа, внесете некоја вредност за месеците февруари во листови Феб .

• Сега, ако ја проверите табелата Резиме на годината , ќе откриете дека нашата формула се извлекува вредноста од месечниот лист и покажувајќи ни поединечни вработени и индивидуални типови отсуство.

Конечно, можеме да кажеме дека нашето досие за наставници успешно функционираше и можеме да ги следиме податоците за отсуството, како и да можеме да го креираме отсуството