Concediul de urmărire a concediului este o sarcină utilizată pe scară largă pentru departamentul de resurse umane pentru a urmări fiecare persoană pentru zilele de concediu și de lucru. Aproape fiecare organizație își folosește concediul de urmărire a concediului angajaților. În acest articol, vom demonstra cum să creăm un concediu de urmărire a concediului în Excel. Dacă sunteți, de asemenea, interesat să știți cum să îl faceți pe cont propriu, descărcați caietul nostru de lucru de practică și urmați-ne.

Descărcați șablonul

Descărcați acest șablon gratuit în timp ce citiți acest articol.

Șablon de urmărire a concediului.xlsx

Ce este Leave Tracker?

Concediul este o bază de date în care stocăm istoricul listei de concediu a unui angajat. Toate informațiile detaliate despre concediul primit de acesta sunt listate acolo. Este acea bază de date în care putem vedea cu ușurință performanța și sinceritatea unui angajat. Aproape managerul de resurse umane al fiecărei companii și proprietarul companiilor mici se ocupă de acest tip de urmărire a concediului pentru organizația lor.

Procedura pas cu pas pentru a crea un tracker de concediu în Excel

Pentru a demonstra procedura, luăm în considerare un set de date de 5 Angajații unei companii. Vom crea un tracker de concediu pentru ei. Rezultatul final va fi ca în imaginea de mai jos.

Pasul 1: Creați un layout de rezumat

Aici vom crea aspectul sumar al bazei de date de urmărire a concediilor.

• Mai întâi de toate, lansați Microsoft Excel de pe dispozitiv.
• Acum, redenumiți numele foii ca fiind Rezumat de la Foaie Denumire bară .
• Selectați celula F1 .
• Apoi, în Introduceți selectați fila drop-down săgeată de Ilustrații> Imagine> Acest dispozitiv .

• Apare o casetă de dialog numită Inserare imagine va apărea.
• Apoi, selectați logo-ul companiei dvs. și faceți clic pe Introduceți .

• În fișierul nostru, am inserat logo-ul site-ului nostru web pentru a arăta procesul și pentru confortul dumneavoastră.

• Acum, selectați intervalul de celule B4:I4 și selectați Îmbinare & Centru de la opțiunea Aliniere grup.
• Apoi, scrieți titlul. Am stabilit titlul fișierului ca fiind Urmărirea concediilor angajaților. Păstrați formatarea dorită în celulă.

• În celulă B6 scrieți titlul Anul și celulă C6 păstrați goale pentru anul în curs. 2022 deoarece dorim să creăm un tracker pentru acest an.

• După aceea, în intervalul de celule K8:L14, Se păstrează 6 tipuri diferite de concediu și formulare scurte identice pentru acestea.

• Pentru crearea tabelului rezumativ final, selectați celula B8:I8 .
• Apoi, selectați Îmbinare & Centru și scrieți titlul tabelului. Păstrăm titlul tabelului nostru ca fiind Rezumat al anului .

• Acum, în celulă B9 , intitulat numele coloanei ca Numele angajatului și setați intervalul de celule B10:B14 pentru 5 angajați.

• După aceea, în intervalul de celule C9:H9 , desemnează formele scurte de concediu.

• În continuare, setați 2 Total entități, una este pe coloane din care vom ști concediul total al unui angajat, iar alta este pe rând care ilustrează cantitatea totală de concediu pentru orice tip specific de concediu .

• Astfel, putem spune că aspectul nostru sumar este finalizat.

Astfel, putem spune că am finalizat prima sarcină pentru a crea un tracker de concediu în Excel.

Pasul 2: Construiți lista de urmărire pentru fiecare lună

În această etapă, vom genera lista de date pentru fiecare lună în parte. O vom crea pentru Ianuarie Pentru restul lunilor, procesul va fi similar.

• La început, creați o foaie nouă și redenumiți-o ca fiind Jan .
• În Acasă selectați fila Format de la opțiunea Celule și faceți clic pe Lățimea coloanei .

• Ca urmare, apare o mică fereastră de dialog numită Lățimea coloanei va apărea.
• Deoarece vom vedea prea multe coloane în această foaie, setați lățimea coloanei ~2.50 și faceți clic pe OK .

• Apoi, selectați celula AF1 , și inserați logo-ul companiei dvs. în mod similar, așa cum arătăm în pasul 1 .

• După aceea, în celulă B4 , scrieți următoarea formulă:

="January"&Summary!C6

• Apăsați Introduceți pentru a stoca datele.

• În luna lui Ianuarie are 31 zile, și avem nevoie de o coloană pentru numele angajaților, așa că selectăm 32 coloane care provin din B6:AG6 Apoi selectați Îmbinare & Centru de la opțiunea Aliniere grup.
• În celula marge, scrieți următoarea formulă și apăsați butonul Introduceți cheie.

=B4

• Acum, celula de drept B7 ca Zile și celulă B8 ca Numele angajatului .

• Modificați formatul celulelor pentru intervalul de celule B9:B13 și păstrați-le pentru a introduce numele angajatului.

• Acum, folosim funcția DATE pentru a obține datele. În celula C8 , scrieți următoarea formulă:

=DATE(Rezumat!$C$6$6,1,1)

• După aceea, în celulă D8 scrieți următoarea formulă și trageți în jos Mâner de umplere pictograma pentru a copia formula până la data 28 apare.

• În ultimul 3 celule AE8:AG8 , scrieți formula prezentată mai jos. Această formulă ne va ajuta să definim toate datele în funcție de lună. În această formulă, folosim IF și LUNA funcții.

=IF(MONTH($AD8+1)>MONTH($C$8),""",$AD8+1)

🔍 Descompunerea formulei

Descompunem formula noastră pentru celula AE8.

👉 LUNĂ($AD8+1): Această funcție returnează 1 .

👉 LUNĂ($C$8): Această funcție returnează 1.

👉 IF(MONTH($AD8+1)>MONTH($C$8),""",$AD8+1): Această funcție returnează data.

• Apoi, în celula C7 , scrieți formula pentru a obține valoarea corespunzătoare numele zilei săptămânii în formă prescurtată. IF , INDEX , și WEEKDAY ne vor ajuta să obținem rezultatul.

🔍 Descompunerea formulei

Descompunem formula noastră pentru celula C9.

👉 WEEKDAY(C8,1): Această funcție returnează 7 .

👉 INDEX({"Su"; "M"; "Tu"; "W"; "Th"; "F"; "Sa"},WEEKDAY(C8,1)): Această funcție returnează Sa.

👉 IF(C8="",""",INDEX({"Su"; "M"; "Tu"; "W"; "Th"; "F"; "Sa"},WEEKDAY(C8,1))): Această funcție returnează numele zilei Sa .

• În continuare, trageți în jos Mâner de umplere pentru a copia formula până la celula AG7 .

• Pentru a ne asigura că doar formularele scurte de concediu definite intră în trackerul nostru, vom adăuga un contur săgeată derulantă de validare a datelor.
• Pentru a adăuga săgeata derulantă, selectați celula C9 .
• Acum, în Date selectați fila săgeată derulantă a Validarea datelor de la opțiunea Instrumente de date grup.
• Apoi, selectați Validarea datelor opțiune.

• Apare o mică fereastră de dialog numită Validarea datelor va apărea pe dispozitivul dvs.
• În Setarea selectați fila săgeată derulantă sub Permiteți și alegeți titlul Lista opțiune.
• După aceea, scrieți referințele celulelor $AH$8:$AM$8 în caseta de mai jos Sursa sau pur și simplu selectați-le cu mouse-ul.
• În cele din urmă, faceți clic pe BINE.

• Veți vedea un săgeată derulantă care conține toate formele scurte.
• Acum, trageți de butonul Mâner de umplere pictograma în intervalul de celule C9:AG13 pentru a copia săgeată derulantă în toate celulele.
• Ați marcat weekend-urile cu o culoare diferită, astfel încât să le puteți găsi cu ușurință.

• După aceea, selectați intervalul de celule AH6:AM6 și alegeți Îmbinare & Centru opțiune.
• A intitulat celula fuzionată ca fiind Total .

• Acum, folosim funcția COUNTIF în următoarea formulă din celula AH9 , scrieți următoarea formulă:

=COUNTIF($C9:$AG9,AH$8)+0.5*COUNTIF($C9:$AG9,AH$8& "H")+0.5*COUNTIF($C9:$AG9, "H"&AH$8)

🔍 Descompunerea formulei

Descompunem formula noastră pentru celula AH9.

👉 COUNTIF($C9:$AG9,AH$8): Această funcție returnează 1 .

👉 COUNTIF($C9:$AG9,AH$8& "H"): Această funcție returnează 0.

👉 COUNTIF($C9:$AG9, "H"&AH$8): Această funcție returnează 0.

👉 COUNTIF($C9:$AG9,AH$8)+0.5*COUNTIF($C9:$AG9,AH$8& "H")+0.5*COUNTIF($C9:$AG9, "H"&AH$8): Această funcție returnează numele zilei 1 .

• Trageți de butonul Mâner de umplere cu mouse-ul pentru a menține formula în intervalul de celule AH9:AM13 .

• În intervalul de celule AH8:AM8 , scrieți formula pentru a arăta formele scurte de tip concediu.

=Summary!C9

• În celulă AH7 , utilizați funcția SUM pentru a însuma numărul total în coloană. Pentru a face suma, utilizați următoarea formulă în celula AH7 :

=SUM(AH9:AH13)

• Apoi, trageți de butonul Mâner de umplere pentru a copia formula până la celula AM7 .
• În cele din urmă, trackerul nostru de concediu pentru luna Ianuarie va fi gata de utilizare.

• În mod similar, creați trackerul lunar de concediu pentru restul lunilor din an.

Astfel, putem spune că am finalizat cea de-a doua sarcină pentru a crea un tracker de concediu în Excel.

Citește mai mult: Formatul de înregistrare a concediului lunar al angajatului în Excel (cu șablon gratuit)

Lecturi similare

• Cum se calculează concediul de o jumătate de zi în Excel (2 metode eficiente)
• Calculați concediul anual în Excel (cu pași detaliați)
• Cum se calculează soldul de concediu în Excel (cu pași detaliați)
• Cum se calculează timpul de vacanță acumulat în Excel (cu pași simpli)

Pasul 3: Generarea următorului final de concediu

Acum, vom finaliza Rezumat al anului tabelul din Rezumat pentru a obține raportul final. Vom insera o formulă în intervalul de celule C10:H14 pentru a extrage datele din trackerul fiecărei luni. Pentru a obține rezultatul final, IFERROR , INDEX , MATCH , și SUM funcțiile ne vor ajuta.

• La început, introduceți formula în celula C9 .

🔍 Descompunerea formulei

Defalcăm formula noastră doar pentru luna ianuarie. În formula noastră, am făcut acest lucru pentru fiecare lună și am adunat aceste sume.

👉 MATCH($B10,Jan!$B$9:$B$13,0): Această funcție returnează 2.

👉 INDEX(Jan!AH$9:AH$13,MATCH($B10,Jan!$B$9:$B$13,0)): Această funcție returnează 0.

👉 IFERROR(INDEX(Jan!AH$9:AH$13,MATCH($B10,Jan!$B$9:$B$13,0)),0): Această funcție returnează 1 .

• Apoi, copiați formula în celula H14 trăgând de butonul Mâner de umplere icoană.

• Acum, în celulă I10 , utilizați funcția SUM pentru a însuma intervalul de celule C10:H10 .

=SUM(C10:H10)

• Faceți dublu clic pe pe Mâner de umplere pentru a copia formula până la celula I14 .

• Din nou, în celulă C16 , scrieți următoarea formulă, pentru a rezuma, un anumit tip de concediu.

=SUM(C10:C14)

• În cele din urmă, copiați formula în celula I16 folosind Mâner de umplere icoană.

• Astfel, putem spune că dispozitivul nostru de urmărire a concediilor este finalizat și gata de utilizare.

În cele din urmă, putem spune că am finalizat sarcina finală de a crea un tracker de concediu în Excel.

Citește mai mult: Formatul de înregistrare a concediului angajaților în Excel (Creați cu pași detaliați)

Pasul 4: Verificarea urmăritorului de concediu cu date

Acum, introducem câteva date de concediu în lunile noastre și verificăm formula noastră, precum și acuratețea tracker-ului.

• La început, introducem numele angajaților noștri în intervalul de celule B10:B14 .
• Apoi, introduceți câteva date pentru Ianuarie în foaie Jan .

• În mod similar, introduceți o anumită valoare pentru lunile de Februarie în foi Feb .

• Acum, dacă verificați Rezumat al anului veți vedea că formula noastră extrage valoarea din foaia lunară și ne arată angajații individuali și tipurile de concediu individuale.

În cele din urmă, putem spune că fișierul nostru de profesor de concediu a funcționat cu succes și putem urmări datele de concediu, precum și să creăm un tracker de concediu.

Citește mai mult: Cum să creați un sistem de urmărire a recrutării în Excel (Descărcați modelul gratuit)

Concluzie

Acesta este sfârșitul acestui articol. Sper că acest articol vă va fi de ajutor și că veți putea crea un tracker de concediu în Excel. Dacă aveți întrebări sau recomandări suplimentare, vă rugăm să ne împărtășiți în secțiunea de comentarii de mai jos dacă aveți întrebări sau recomandări suplimentare.

Nu uitați să verificați site-ul nostru ExcelWIKI pentru mai multe probleme și soluții legate de Excel. Continuați să învățați noi metode și continuați să vă dezvoltați!