Lomaseuranta on laajalti käytetty tehtävä henkilöstöosastolla jokaisen ihmisen loma- ja työpäivien seurantaan. Lähes kaikki organisaatiot käyttävät työntekijöidensä lomaseurantaan. Tässä artikkelissa näytämme, miten lomaseuranta luodaan Excelissä. Jos olet myös kiinnostunut tietämään, miten se tehdään itse, lataa harjoitustyömme ja seuraa meitä.

Lataa malli

Lataa tämä ilmainen malli samalla kun luet tätä artikkelia.

Lomaseuranta malli.xlsx

Mikä on Leave Tracker?

Loma on tietokanta, johon tallennamme työntekijän lomaluettelon historian. Kaikki yksityiskohtaiset tiedot hänen saamastaan lomasta on lueteltu siellä. Se on se tietokanta, josta voimme helposti nähdä työntekijän suorituskyvyn ja vilpittömyyden. Lähes jokaisen yrityksen HR-päällikkö ja pienten yritysten omistaja käsittelevät tällaista lomaseurantajärjestelmää organisaatiolleen.

Vaiheittainen menettely Excelin Leave Trackerin luomiseksi Excelissä

Menettelyn havainnollistamiseksi tarkastelemme seuraavanlaista tietokokonaisuutta. 5 Luomme heille lomaseurannan. Lopputulos on alla olevan kuvan kaltainen.

Vaihe 1: Luo yhteenvetoasettelu

Tässä luomme yhteenvedon lomaseurantatietokannan ulkoasun.

• Ensinnäkin, käynnistä Microsoft Excel laitteessasi.
• Nimeä nyt arkki uudelleen seuraavasti Yhteenveto alkaen Arkki Nimi Palkki .
• Valitse solu F1 .
• Sitten, vuonna Lisää Valitse välilehti pudotusvalikko nuoli Kuvitukset> Kuva> Tämä laite .

• Valintaikkuna nimeltä Lisää kuva ilmestyy.
• Valitse sitten yrityksesi logo ja napsauta Lisää .

• Lisäämme tiedostoomme verkkosivustomme logon prosessin esittelyä varten ja avuksesi.

• Valitse nyt solualue B4:I4 ja valitse Yhdistä & keskusta vaihtoehdosta Kohdistus ryhmä.
• Kirjoita sitten otsikko. Asetamme tiedoston otsikoksi seuraavan nimen Työntekijöiden lomien seuranta. Pidä haluamasi muotoilu solussa.

• Solussa B6 kirjoittaa otsikko Vuosi ja solu C6 pidetään tyhjänä kuluvan vuoden osalta. 2022 koska haluamme luoda seurantajärjestelmän tälle vuodelle.

• Tämän jälkeen solujen alueella K8:L14, Määritä lomatyyppi ja niiden lyhyt lomake. Meillä on 6 erilaista lomatyyppiä ja niiden identtiset lyhyet lomakkeet.

• Lopullisen yhteenvetotaulukon luomista varten valitse solu B8:I8 .
• Valitse sitten Yhdistä & keskusta ja kirjoita taulukon otsikko. Pidämme taulukon otsikon muodossa Vuosi Yhteenveto .

• Nyt solussa B9 , sarakkeen nimi on Työntekijän nimi ja aseta solujen alue B10:B14 osoitteessa 5 työntekijät.

• Tämän jälkeen solujen alueella C9:H9 merkitään lomien lyhennysmuotoja.

• Aseta seuraavaksi 2 Yhteensä yksiköt, yksi on sarakekohtaisesti josta saamme tietää työntekijän kokonaisloma, ja toinen on riveittäin joka havainnollistaa lomien kokonaismäärä tietyntyyppisten lomien osalta .

• Voimme siis sanoa, että tiivistelmäasetelmamme on valmis.

Voimme siis sanoa, että olemme suorittaneet ensimmäisen tehtävän, jonka tarkoituksena on luoda Exceliin lomaseurantajärjestelmä.

Vaihe 2: Rakenna seurantalista jokaista kuukautta varten

Tässä vaiheessa luodaan lomien takertujien tietoluettelo jokaiselle yksittäiselle kuukaudelle. Luomme sen seuraaville kuukausille Tammikuu Loppukuukausina prosessi on samanlainen.

• Luo aluksi uusi arkki ja nimeä se uudelleen nimellä Jan .
• Vuonna Etusivu Valitse välilehti Muotoilu vaihtoehdosta Solut ryhmä ja klikkaa Sarakkeen leveys .

• Tämän seurauksena pieni valintaikkuna nimeltä Sarakkeen leveys ilmestyy.
• Koska tässä arkissa tulee olemaan liikaa sarakkeita, aseta sarakkeen leveys ~2.50 ja klikkaa OK .

• Valitse sitten solu AF1 ja lisää yrityksesi logo samalla tavalla kuin näytämme kohdassa askel-1 .

• Tämän jälkeen solussa B4 , kirjoita seuraava kaava:

="tammikuu"&Yhteenveto!C6

• Paina Kirjoita tietojen tallentamiseksi.

• Koska kuukausi Tammikuu on 31 päivää, ja tarvitsemme sarakkeen työntekijöiden nimiä varten, joten valitse 32 sarakkeet, jotka ovat peräisin B6:AG6 Valitse sitten Yhdistä & keskusta vaihtoehdosta Kohdistus ryhmä.
• Kirjoita seuraavaan soluun seuraava kaava ja paina näppäintä Kirjoita avain.

=B4

• Nyt, oikeutettu solu B7 kuten Päivät ja solu B8 kuten Työntekijän nimi .

• Muokkaa solualueen solumuotoilua. B9:B13 ja pitää ne syöttää työntekijän nimi.

• Nyt käytämme DATE-toiminto saadaksesi päivämäärät. Solussa C8 , kirjoita seuraava kaava:

=DATE(Summary!$C$6,1,1)

• Tämän jälkeen solussa D8 kirjoita seuraava kaava ja vedä Täyttökahva kuvaketta kopioidaksesi kaavan päivämäärään asti 28 ilmestyy.

• Viimeisessä 3 solut AE8:AG8 kirjoitetaan alla oleva kaava. Tämän kaavan avulla voimme määritellä kaikki päivämäärät kuukauden mukaan. Tässä kaavassa käytämme kaavaa IF ja KUUKAUSI toiminnot.

=IF(MONTH($AD8+1)>MONTH($C$8),"",$AD8+1)

🔍 Kaavan jakautuminen

Hajotamme solun kaavan AE8.

👉 KUUKAUSI($AD8+1): Tämä toiminto palauttaa 1 .

👉 KUUKAUSI($C$8): Tämä funktio palauttaa 1.

👉 IF(MONTH($AD8+1)>MONTH($C$8),"",$AD8+1): Tämä toiminto palauttaa päivämäärän.

• Sitten solussa C7 , kirjoita kaava, jolla saadaan vastaava viikonpäivän nimi lyhyesti. IF , INDEX ja VIIKONPÄIVÄ toiminnot auttavat meitä saamaan tuloksen.

🔍 Kaavan erittelyt

Hajotamme solun kaavan C9.

👉 WEEKDAY(C8,1): Tämä toiminto palauttaa 7 .

👉 INDEX({"Su"; "M"; "Tu"; "W"; "Th"; "F"; "Sa"},WEEKDAY(C8,1)): Tämä toiminto palauttaa Sa.

👉 IF(C8="","",INDEX({"Su"; "M"; "Tu"; "W"; "Th"; "F"; "Sa"},WEEKDAY(C8,1))): Tämä toiminto palauttaa päivän nimen Sa .

• Vedä seuraavaksi Täyttökahva kuvaketta kopioidaksesi kaavan soluun AG7 .

• Varmistaaksemme, että vain määrittelemämme lyhyet lomakkeet pääsevät seurantaamme, lisäämme siihen tietojen validointi -pudotusnuoli.
• Pudotusnuolen lisäämistä varten valitse solu C9 .
• Nyt Tiedot Valitse välilehti pudotusnuoli of the Tietojen validointi vaihtoehdosta Tietotyökalut ryhmä.
• Valitse sitten Tietojen validointi vaihtoehto.

• Pieni valintaikkuna nimeltä Tietojen validointi ilmestyy laitteeseesi.
• Vuonna Asetukset Valitse välilehti pudotusnuoli alla Salli otsikko ja valitse Luettelo vaihtoehto.
• Kirjoita sen jälkeen soluviittaukset ylös $AH$8:$AM$8 alla olevaan laatikkoon Lähde tai valitse ne yksinkertaisesti hiirellä.
• Napsauta lopuksi SELVÄ.

• Näet pudotusnuoli lisätään, joka sisältää kaikki lyhytmuodot.
• Vedä nyt Täyttökahva kuvake solualueella C9:AG13 kopioida pudotusnuoli kaikissa soluissa.
• Merkitse viikonloput eri värillä, jotta löydät ne helposti.

• Valitse sen jälkeen solualue AH6:AM6 ja valitse Yhdistä & keskusta vaihtoehto.
• Yhdistetyn solun nimi on Yhteensä .

• Nyt käytämme COUNTIF-toiminto seuraavassa kaavassa solussa AH9 , kirjoita seuraava kaava:

=COUNTIF($C9:$AG9,AH$8)+0.5*COUNTIF($C9:$AG9,AH$8& "H")+0.5*COUNTIF($C9:$AG9, "H"&AH$8)

🔍 Kaavan erittelyt

Hajotamme solun kaavan AH9.

👉 COUNTIF($C9:$AG9,AH$8): Tämä toiminto palauttaa 1 .

👉 COUNTIF($C9:$AG9,AH$8& "H"): Tämä funktio palauttaa 0.

👉 COUNTIF($C9:$AG9, "H"&AH$8): Tämä toiminto palauttaa 0.

👉 COUNTIF($C9:$AG9,AH$8)+0.5*COUNTIF($C9:$AG9,AH$8& "H")+0.5*COUNTIF($C9:$AG9, "H"&AH$8): Tämä toiminto palauttaa päivän nimen 1 .

• Vedä Täyttökahva kuvaketta hiirelläsi, jotta kaava pysyy solualueella. AH9:AM13 .

• Solujen alueella AH8:AM8 , kirjoita kaava, joka osoittaa lomatyypin lyhyet lomakkeet.

=Yhteenveto!C9

• Solussa AH7 , käytä SUMMA-funktio summataksesi kokonaismäärän sarakkeittain. Käytä seuraavaa kaavaa soluun AH7 :

=SUM(AH9:AH13)

• Vedä sitten Täyttökahva kuvaketta kopioidaksesi kaavan soluun AM7 .
• Lopuksi, meidän loma tracker kuukauden Tammikuu on valmis käytettäväksi.

• Luo vastaavasti kuukausittainen lomaseuranta vuoden jäljellä oleville kuukausille.

Voimme siis sanoa, että olemme suorittaneet toisen tehtävän, jolla luodaan Exceliin lomaseurantajärjestelmä.

Lue lisää: Työntekijän kuukausittainen lomamääräys Excelissä (ilmaisella mallilla)

Samanlaisia lukemia

• Kuinka laskea puolen päivän loma Excelissä (2 tehokasta menetelmää)?
• Vuosiloman laskeminen Excelissä (yksityiskohtaiset vaiheet)
• Kuinka laskea lomasaldo Excelissä (yksityiskohtaiset vaiheet)?
• Kuinka laskea kertynyt loma-aika Excelissä (helpoilla ohjeilla)?

Vaihe 3: Lopullisen lomaseurannan luominen

Nyt viimeistelemme Vuosi Yhteenveto taulukko Yhteenveto Lisäämme kaavan solualueelle, jossa on seuraavat solut C10:H14 poimia tiedot yksittäisen kuukauden seurantajärjestelmästä. Lopullisen tuloksen saamiseksi, IFERROR , INDEX , MATCH , ja SUMMA toiminnot auttavat meitä.

• Lisää alussa kaava soluun C9 .

🔍 Kaavan jakautuminen

Jaottelemme kaavaamme vain tammikuun osalta. Kaavassamme teimme sen jokaiselle kuukaudelle ja laskimme ne yhteen.

👉 MATCH($B10,Jan!$B$9:$B$13,0): Tämä funktio palauttaa 2.

👉 INDEX(Jan!AH$9:AH$13,MATCH($B10,Jan!$B$9:$B$13,0)): Tämä funktio palauttaa 0.

👉 IFERROR(INDEX(Jan!AH$9:AH$13,MATCH($B10,Jan!$B$9:$B$13,0)),0): Tämä funktio palauttaa 1 .

• Kopioi sitten kaava soluun H14 vetämällä Täyttökahva kuvake.

• Nyt solussa I10 , käytä SUMMA-funktio solujen yhteenlaskemiseksi C10:H10 .

=SUM(C10:H10)

• Kaksoisnapsauta on Täyttökahva kuvaketta kopioidaksesi kaavan soluun I14 .

• Jälleen solussa C16 , kirjoita seuraava kaava yhteenvetona tietyntyyppisestä lomasta.

=SUM(C10:C14)

• Kopioi lopuksi kaava soluun I16 käyttämällä Täyttökahva kuvake.

• Voimme siis sanoa, että lomanseurantalaitteemme on valmis ja käyttövalmis.

Viimein voimme sanoa, että olemme saaneet valmiiksi viimeisen tehtävän, jonka avulla voimme luoda Exceliin lomaseurannan.

Lue lisää: Työntekijän lomatietue Excelissä (Luo yksityiskohtaiset vaiheet)

Vaihe 4: Vahvista Leave Tracker tietojen avulla

Nyt syötämme joitakin lomatietoja kuukausillemme ja tarkistamme kaavamme sekä seurantalaitteen tarkkuuden.

• Syötämme aluksi työntekijöiden nimet solualueelle seuraavasti B10:B14 .
• Syötä sitten joitakin tietoja Tammikuu arkissa Jan .

• Syötä vastaavasti jokin arvo kuukausille, joiden aikana Helmikuu arkkeina Helmikuu .

• Jos nyt tarkistat Vuosi Yhteenveto taulukossa kaava poimii arvon kuukausitaulukosta ja näyttää meille yksittäiset työntekijät ja yksittäiset lomatyypit.

Lopuksi voimme sanoa, että lomien opettajatiedostomme toimi onnistuneesti, ja voimme seurata lomatietoja sekä luoda lomien seurantajärjestelmän.

Lue lisää: Miten luoda rekrytoinnin seuranta Excelissä (Lataa ilmainen malli)?

Päätelmä

Tämä on tämän artikkelin loppu. Toivon, että tämä artikkeli on hyödyllinen sinulle ja voit luoda lomaseuranta Excelissä. Jaa mahdolliset lisäkysymykset tai suositukset kanssamme alla olevassa kommenttiosassa, jos sinulla on lisäkysymyksiä tai suosituksia.

Älä unohda tarkistaa verkkosivujamme ExcelWIKI useisiin Exceliin liittyviin ongelmiin ja ratkaisuihin. Jatka uusien menetelmien oppimista ja kehity!