El rastreador de vacaciones es una tarea muy utilizada por el departamento de recursos humanos para hacer un seguimiento de las vacaciones y días laborables de cada persona. Casi todas las organizaciones utilizan su rastreador de vacaciones. En este artículo, le mostraremos cómo crear un rastreador de vacaciones en Excel. Si también está interesado en saber cómo hacerlo por su cuenta, descargue nuestro libro de ejercicios prácticos y síganos.

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Leave Tracker Template.xlsx

¿Qué es el Rastreador de bajas?

Leave es una base de datos donde se almacena el historial de la lista de vacaciones de un empleado. Toda la información detallada sobre sus vacaciones recibidas se encuentra allí. Es esa base de datos donde podemos ver fácilmente el rendimiento y la sinceridad de un empleado. Casi el gerente de recursos humanos de cada empresa y el propietario de pequeñas empresas manejan este tipo de rastreador de vacaciones para su organización.

Procedimiento paso a paso para crear un rastreador de vacaciones en Excel

Para demostrar el procedimiento, consideramos un conjunto de datos de 5 Empleados de una empresa. Vamos a crear un rastreador de bajas para ellos. El resultado final será como la imagen que se muestra a continuación.

Paso 1: Crear el diseño del resumen

Aquí vamos a crear el diseño de resumen para nuestra base de datos de seguimiento de bajas.

• En primer lugar, lance Microsoft Excel en tu dispositivo.
• Ahora, renombra el nombre de la hoja como Resumen del Nombre de la hoja Barra .
• Seleccionar celda F1 .
• Luego, en el Inserte seleccione la pestaña desplegable flecha de Ilustraciones> Imagen> Este dispositivo .

• Un cuadro de diálogo llamado Insertar imagen aparecerá.
• A continuación, seleccione el logotipo de su empresa y haga clic en Inserte .

• En nuestro archivo, insertamos el logotipo de nuestro sitio web para mostrar el proceso y para su comodidad.

• Ahora, seleccione el rango de celdas B4:I4 y seleccione el Fusionar & Centrar de la Alineación grupo.
• A continuación, escriba el título. Establecemos el título del archivo como Rastreador de bajas laborales. Mantenga el formato deseado en la celda.

• En célula B6 escriba el título Año y célula C6 mantener vacía para el año en curso. Mantenemos 2022 ya que queremos crear el rastreador para este año.

• A continuación, en el rango de celdas K8:L14, especificar el tipo de permiso y un formulario abreviado para ellos. Mantenemos 6 tipos diferentes de permiso y sus formularios abreviados idénticos.

• Para crear la tabla resumen final, seleccione la celda B8:I8 .
• A continuación, seleccione Fusionar & Centrar y escriba el título de la tabla. Mantendremos el título de nuestra tabla como Resumen del año .

• Ahora, en la celda B9 con el nombre de columna Nombre del empleado y establecer el rango de celdas B10:B14 para 5 empleados.

• A continuación, en el rango de celdas C9:H9 denotan las formas abreviadas de permiso.

• A continuación, ajuste 2 Total entidades, una es por columnas del que sabremos el total de vacaciones de un trabajador, y otra es por filas que ilustra la cantidad total de vacaciones para cualquier tipo específico de vacaciones .

• Por lo tanto, podemos decir que nuestro diseño resumido está completo.

Por lo tanto, podemos decir que hemos completado la primera tarea para crear un rastreador de bajas en Excel.

Paso 2: Crear una lista de seguimiento para cada mes

En este paso, generaremos la lista de datos de las personas que se van de vacaciones para cada mes. Vamos a crearla para Enero Durante el resto de los meses, el proceso será similar.

• Al principio, crea una nueva hoja y renómbrala como Jan .
• En el Inicio seleccione la pestaña Formato de la Células y haga clic en Ancho de columna .

• Como resultado, aparece un pequeño cuadro de diálogo llamado Ancho de columna aparecerá.
• Como veremos demasiadas columnas en esta hoja, establezca el ancho de columna ~2.50 y haga clic en OK .

• A continuación, seleccione la celda AF1 e inserte el logotipo de su empresa de forma similar a la que mostramos en paso-1 .

• Después, en la celda B4 escribe la siguiente fórmula:

="Enero"&¡Resumen!C6

• Pulse Entre en para almacenar los datos.

• Como el mes de Enero tiene 31 días, y necesitamos una columna para los nombres de los empleados, así que seleccione 32 columnas que son de B6:AG6 A continuación, seleccione Fusionar & Centrar de la Alineación grupo.
• En la celda marge, escriba la siguiente fórmula y pulse la tecla Entre en llave.

=B4

• Ahora, célula con derecho B7 como Días y célula B8 como Nombre del empleado .

• Modificar el formato de celda para el rango de celdas B9:B13 y mantenerlos para introducir el nombre del empleado.

• Ahora, utilizamos la función FECHA para obtener las fechas. En la celda C8 escribe la siguiente fórmula:

=DATE(Resumen!$C$6,1,1)

• Después, en la celda D8 escriba la siguiente fórmula y arrastre el Asa de llenado para copiar la fórmula hasta la fecha 28 aparece.

• En el último 3 células AE8:AG8 escriba la fórmula que se muestra a continuación. Esta fórmula nos ayudará a definir todas las fechas en función del mes. En esta fórmula, utilizamos el parámetro SI y MES funciones.

=IF(MES($AD8+1)>MES($C$8),"",$AD8+1)

🔍 Desglose de la fórmula

Estamos desglosando nuestra fórmula para la celda AE8.

👉 MES($AD8+1): Esta función devuelve 1 .

👉 MES($C$8): Esta función devuelve 1.

👉 IF(MES($AD8+1)>MES($C$8),"",$AD8+1): Esta función devuelve la fecha.

• A continuación, en la celda C7 escriba la fórmula para obtener el nombre del día de la semana de forma abreviada. El SI , ÍNDICE y ENTRE SEMANA nos ayudarán a obtener el resultado.

🔍 Desglose de la fórmula

Estamos desglosando nuestra fórmula para la celda C9.

👉 WEEKDAY(C8,1): Esta función devuelve 7 .

👉 INDEX({"Su"; "M"; "Tu"; "W"; "Th"; "F"; "Sa"},WEEKDAY(C8,1)): Esta función devuelve Sa.

👉 IF(C8="","",INDEX({"Su"; "M"; "Tu"; "W"; "Th"; "F"; "Sa"},WEEKDAY(C8,1)): Esta función devuelve el nombre del día Sa .

• A continuación, arrastre el Asa de llenado para copiar la fórmula hasta la celda AG7 .

• Para asegurarnos de que sólo nuestros formularios cortos de baja definidos entran en nuestro rastreador, añadiremos un botón flecha desplegable de validación de datos.
• Para añadir la flecha desplegable, seleccione la celda C9 .
• Ahora, en el Datos seleccione la pestaña flecha desplegable de la Validación de datos de la Herramientas de datos grupo.
• A continuación, seleccione la opción Validación de datos opción.

• Un pequeño cuadro de diálogo llamado Validación de datos aparecerá en tu dispositivo.
• En el Configuración seleccione la pestaña flecha desplegable por debajo del Permitir título y elija el Lista opción.
• A continuación, escriba las referencias de las celdas $AH$8:$AM$8 en la casilla siguiente Fuente o simplemente selecciónelos con el ratón.
• Por último, haga clic en DE ACUERDO.

• Verá un flecha desplegable que contiene todas las formas abreviadas.
• Ahora, arrastre el Asa de llenado icono en el rango de celdas C9:AG13 para copiar el flecha desplegable en todas las células.
• Marca los fines de semana con un color diferente para que puedas encontrarlos fácilmente.

• A continuación, seleccione el rango de celdas AH6:AM6 y elija el Fusionar & Centrar opción.
• Titular la celda fusionada como Total .

• Ahora, utilizamos la función COUNTIF en la siguiente fórmula en la celda AH9 escribe la siguiente fórmula:

=COUNTIF($C9:$AG9,AH$8)+0,5*COUNTIF($C9:$AG9,AH$8& "H")+0,5*COUNTIF($C9:$AG9, "H"&AH$8)

🔍 Desglose de la fórmula

Estamos desglosando nuestra fórmula para la celda AH9.

👉 COUNTIF($C9:$AG9,AH$8): Esta función devuelve 1 .

👉 COUNTIF($C9:$AG9,AH$8& "H"): Esta función devuelve 0.

👉 COUNTIF($C9:$AG9, "H"&AH$8): Esta función devuelve 0.

👉 COUNTIF($C9:$AG9,AH$8)+0,5*COUNTIF($C9:$AG9,AH$8& "H")+0,5*COUNTIF($C9:$AG9, "H"&AH$8): Esta función devuelve el nombre del día 1 .

• Arrastre el Asa de llenado con el ratón para mantener la fórmula en el rango de celdas AH9:AM13 .

• En el rango de celdas AH8:AM8 escriba la fórmula para mostrar las formas abreviadas de tipo permiso.

=C9

• En célula AH7 Utilice la función SUMA para sumar el número total por columnas. Para sumar, utilice la siguiente fórmula en la celda AH7 :

=SUMA(AH9:AH13)

• A continuación, arrastre el Asa de llenado para copiar la fórmula hasta la celda AM7 .
• Por último, nuestro rastreador de bajas para el mes de Enero estará listo para su uso.

• Del mismo modo, cree el seguimiento mensual de las vacaciones para el resto de los meses del año.

Por lo tanto, podemos decir que hemos completado la segunda tarea para crear un registro de vacaciones en Excel.

Más información: Registro mensual de vacaciones en Excel (con plantilla gratuita)

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• Calcular las vacaciones anuales en Excel (con pasos detallados)
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Paso 3: Generar el rastreador final de bajas

Ahora, completaremos nuestro Resumen del año en la tabla Resumen para obtener el informe final. Insertaremos una fórmula en el rango de celdas C10:H14 para extraer los datos del rastreador mensual individual. Para obtener el resultado final, IFERROR , ÍNDICE , MATCH , y SUM funciones nos ayudarán.

• Al principio, inserte la fórmula en la celda C9 .

🔍 Desglose de la fórmula

Estamos desglosando nuestra fórmula sólo para el mes de enero. En nuestra fórmula, lo hicimos para todos los meses y los sumamos.

👉 MATCH($B10,Jan!$B$9:$B$13,0): Esta función devuelve 2.

👉 INDEX(Ene!AH$9:AH$13,MATCH($B10,Ene!$B$9:$B$13,0)): Esta función devuelve 0.

👉 IFERROR(INDEX(Ene!AH$9:AH$13,MATCH($B10,Ene!$B$9:$B$13,0)),0): Esta función devuelve 1 .

• A continuación, copie la fórmula en la celda H14 arrastrando el botón Asa de llenado icono.

• Ahora, en la celda I10 Utilice la función SUMA para sumar el rango de celdas C10:H10 .

=SUMA(C10:H10)

• Haga doble clic en en el Asa de llenado para copiar la fórmula hasta la celda I14 .

• De nuevo, en la celda C16 , escriba la siguiente fórmula, para resumir, un tipo específico de permiso.

=SUMA(C10:C14)

• Por último, copie la fórmula en la celda I16 utilizando el Asa de llenado icono.

• Por lo tanto, podemos decir que nuestro rastreador de bajas está terminado y listo para usar.

Por fin, podemos decir que hemos completado la tarea final para crear un rastreador de bajas en Excel.

Más información: Formato de Registro de Vacaciones de Empleados en Excel (Crear con Pasos Detallados)

Paso 4: Verificar el Rastreador de bajas con los datos

Ahora, introducimos algunos datos de bajas en nuestros meses y comprobamos nuestra fórmula, así como la precisión del rastreador.

• En primer lugar, introducimos los nombres de nuestros empleados en el rango de celdas B10:B14 .
• A continuación, introduzca algunos datos para Enero en la hoja Jan .

• Del mismo modo, introduzca algún valor para los meses de Febrero en hojas Febrero .

• Ahora, si comprueba el Resumen del año encontrará que nuestra fórmula extrae el valor de la hoja mensual y nos muestra los empleados individuales y los tipos de vacaciones individuales.

Por último, podemos decir que nuestro archivo de maestro de vacaciones ha funcionado correctamente, y podemos realizar un seguimiento de los datos de las vacaciones, así como crear el rastreador de vacaciones.

Más información: Cómo crear un seguimiento de la contratación en Excel (descargar plantilla gratuita)

Conclusión

Este es el final de este artículo. Espero que este artículo te sea útil y puedas crear un rastreador de bajas en Excel. Por favor, si tienes más dudas o recomendaciones, compártelas con nosotros en la sección de comentarios.

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