Відстеження відпусток є широко використовуваним завданням для відділу кадрів, щоб відстежувати кожну людину за їх відпустку та робочі дні. Майже кожна організація використовує трекер відпусток своїх співробітників. У цій статті ми продемонструємо, як створити трекер відпусток в Excel. Якщо вам також цікаво дізнатися, як зробити його самостійно, завантажте наш практичний посібник і слідуйте за нами.

Завантажити шаблон

Завантажте цей безкоштовний шаблон, поки читаєте цю статтю.

Шаблон відстежувача відпусток.xlsx

Що таке "Відстежувач відпусток"?

Відпустка - це база даних, в якій зберігається історія відпусток працівника, вся детальна інформація про отримання ним відпустки. Це та база даних, в якій ми можемо легко побачити результативність та щирість працівника. Практично кожен HR-менеджер кожної компанії та власник невеликої фірми веде цей вид обліку відпусток для своєї організації.

Покрокова інструкція по створенню табеля обліку робочого часу в Excel

Для демонстрації процедури ми розглядаємо набір даних, що складається з 5 співробітники компанії, для яких ми створимо трекер відпусток. Кінцевий результат буде схожий на картинку, яка показана нижче.

Крок 1: Створення зведеного макета

Тут ми створимо зведений макет для нашої бази даних для відстеження відпусток.

• Перш за все, запуск Microsoft Excel на вашому пристрої.
• Тепер перейменуйте назву аркуша на Резюме від Рядок назви аркуша .
• Виділіть комірку F1 .
• Потім, в рамках Вставка виберіть вкладку випадаючий стрілка з Ілюстрації; Картинка; Цей пристрій .

• На екрані з'явиться діалогове вікно під назвою Вставити зображення з'явиться.
• Потім виберіть логотип вашої компанії та натисніть Вставка .

• У наш файл ми вставляємо логотип нашого веб-сайту, щоб показати процес і для вашої зручності.

• Тепер виділяємо діапазон комірок B4:I4 і виберіть пункт Об'єднати & Центр опція від Вирівнювання група.
• Після цього записуємо назву. Ми задаємо назву файлу у вигляді Відстеження відпусток співробітників. Збережіть бажане форматування комірки.

• У камері B6 написати назву Рік і клітинка C6 на поточний рік залишаємо пустими. Ми зберігаємо 2022 оскільки ми хочемо створити трекер за цей рік.

• Після цього в діапазоні осередків K8:L14, вказати вид відпустки та коротку форму для них. Ми ведемо 6 різних видів відпусток та їх однакові короткі форми.

• Для створення підсумкової зведеної таблиці виберіть комірку B8:I8 .
• Потім виберіть Об'єднати & Центр і записуємо назву таблиці. Назву таблиці залишаємо такою Підсумки року .

• Зараз у камері B9 назвав назву колонки наступним чином Ім'я співробітника та задати діапазон комірок B10:B14 для 5 працівників.

• Після цього в діапазоні осередків C9:H9 позначають короткі форми відпустки.

• Далі встановлюємо 2 Всього з яких одна - "Укроборонпром", а інша - "Укрнафта". по стовпчику з якого ми дізнаємося загальна відпустка працівника, а інший - по рядках який ілюструє загальна кількість відпусток за кожним конкретним видом відпустки .

• Таким чином, можна сказати, що наш підсумковий макет завершено.

Таким чином, можна сказати, що ми виконали перше завдання по створенню трекера відпусток в Excel.

Крок 2: Створіть список трекерів для кожного місяця

На цьому кроці ми створимо список даних про працівників, що пішли у відпустку, для кожного окремого місяця. Ми збираємося побудувати його для січень У решту місяців процес буде аналогічним.

• Спочатку створіть новий аркуш і перейменуйте його на Ян .
• В рамках проекту Головна сторінка виберіть вкладку Формат опція від Клітини групу і натисніть на Ширина колонки .

• В результаті з'явиться невелике діалогове вікно під назвою Ширина колонки з'явиться.
• Оскільки на цьому аркуші ми побачимо занадто багато стовпців, встановіть ширину стовпців ~2.50 і натисніть ГАРАЗД. .

• Потім виберіть комірку AF1 та вставте логотип вашої компанії аналогічно, як ми показуємо в крок-1 .

• Після цього в камері B4 запишемо наступну формулу:

="Січень"&Підсумки!C6

• Преса Увійдіть для зберігання даних.

• В якості місяця січень має 31 днів, і нам потрібен стовпець для прізвищ співробітників, тому виберіть 32 стовпчики, які з B6:AG6 Потім виберіть пункт Об'єднати & Центр опція від Вирівнювання група.
• У маргінальній комірці введіть наступну формулу та натисніть клавішу Увійдіть ключ.

=B4

• Тепер, праворуч. B7 як Дні і клітинка B8 як Ім'я співробітника .

• Зміна формату комірок для діапазону комірок B9:B13 і зберігати їх для внесення прізвища працівника.

• Зараз ми використовуємо функція DATE щоб отримати дати. У камері C8 запишемо наступну формулу:

=DATE(Summary!$C$6,1,1)

• Після цього в камері D8 запишіть наступну формулу і перетягніть Ручка наповнення іконка для копіювання формули до дати 28 з'являється.

• В останній 3 клітини AE8:AG8 Ця формула допоможе нам визначити всі дати відповідно до місяця. У цій формулі ми використовуємо ЯКЩО і МІСЯЦЬ функції.

=IF(MONTH($AD8+1)>MONTH($C$8),"",$AD8+1)

🔍 Розбивка формули

Ми розбиваємо нашу формулу для клітини AE8.

👉 MONTH($AD8+1): Ця функція повертає 1 .

👉 MONTH($C$8): Ця функція повертає 1.

👉 IF(MONTH($AD8+1)>MONTH($C$8),"",$AD8+1): Ця функція повертає дату.

• Потім, в камері C7 запишемо формулу, щоб отримати відповідну назва дня тижня У короткій формі. ЯКЩО , ІНДЕКС і ТИЖДЕНЬ функції допоможуть нам отримати результат.

🔍 Розбивка формули

Ми розбиваємо нашу формулу для клітини C9.

👉 WEEKDAY(C8,1): Ця функція повертає 7 .

👉 INDEX({"Su"; "M"; "Tu"; "W"; "Th"; "F"; "Sa"},WEEKDAY(C8,1)): Ця функція повертає Са.

👉 IF(C8="","",INDEX({"Su"; "M"; "Tu"; "W"; "Th"; "F"; "Sa"},WEEKDAY(C8,1))): Ця функція повертає назву дня Са .

• Далі перетягніть кнопку Ручка наповнення значок для копіювання формули в комірку AG7 .

• Щоб гарантувати, що в наш трекер потрапляють тільки визначені нами короткі форми на відпустку, ми додамо стрілка випадаючого списку "Перевірка даних".
• Для додавання стрілки, що випадає, виділіть комірку C9 .
• Наразі, в Дані виберіть вкладку стрілка, що випадає про Перевірка даних опція від Інструменти даних група.
• Потім виберіть пункт Перевірка даних варіант.

• Невелике діалогове вікно під назвою Перевірка даних з'явиться на вашому пристрої.
• В рамках проекту Налаштування виберіть вкладку стрілка, що випадає нижче за Дозволити та оберіть заголовок Список варіант.
• Після цього запишіть посилання на клітинки $AH$8:$AM$8 у полі нижче Джерело або просто виберіть їх мишкою.
• Нарешті, натисніть ГАРАЗД.

• Ви побачите стрілка, що випадає додасться, який містить всі короткі форми.
• Тепер перетягніть Ручка наповнення значок в діапазоні комірок C9:AG13 щоб скопіювати стрілка, що випадає у всіх камерах.
• Вихідні дні позначені різним кольором, щоб ви могли легко їх знайти.

• Після цього виділяємо діапазон комірок AH6:AM6 та обирайте Об'єднати & Центр варіант.
• Назвали об'єднаний осередок як Всього .

• Зараз ми використовуємо функція COUNTIF у наступній формулі в комірці AH9 запишемо наступну формулу:

=COUNTIF($C9:$AG9,AH$8)+0.5*COUNTIF($C9:$AG9,AH$8& "H")+0.5*COUNTIF($C9:$AG9, "H"&AH$8)

🔍 Розбивка формули

Ми розбиваємо нашу формулу для клітини AH9.

👉 COUNTIF($C9:$AG9,AH$8): Ця функція повертає 1 .

👉 COUNTIF($C9:$AG9,AH$8& "H"): Ця функція повертає 0.

👉 COUNTIF($C9:$AG9, "H"&AH$8): Ця функція повертає 0.

👉 COUNTIF($C9:$AG9,AH$8)+0.5*COUNTIF($C9:$AG9,AH$8& "H")+0.5*COUNTIF($C9:$AG9, "H"&AH$8): Ця функція повертає назву дня 1 .

• Перетягніть Ручка наповнення мишею, щоб утримати формулу в діапазоні комірок AH9:AM13 .

• В асортименті клітин AH8:AM8 запишіть формулу для відображення коротких форм виду відпустки.

=Підсумок! C9

• У камері AH7 використання функція SUM для підсумовування загальної кількості по стовпчиках. Для підсумовування використовуйте наступну формулу в комірці AH7 :

=SUM(AH9:AH13)

• Потім перетягніть Ручка наповнення значок для копіювання формули в комірку AM7 .
• Нарешті, наш трекер відпусток за місяць січень будуть готові до використання.

• Аналогічно створіть щомісячний трекер відпусток для решти місяців року.

Таким чином, можна сказати, що ми виконали друге завдання по створенню трекера відпусток в Excel.

Читати далі: Формат запису щомісячної відпустки працівника в Excel (з безкоштовним шаблоном)

Схожі читання

• Як розрахувати відпустку на півдня в Excel (2 ефективних способи)
• Розрахунок щорічної відпустки в Excel (з детальними кроками)
• Як розрахувати залишок відпустки в Excel (з покроковою інструкцією)
• Як розрахувати нараховану відпустку в Excel (покроково)

Крок 3: Створіть трекер остаточної відпустки

Зараз ми завершимо нашу Підсумки року таблицю в Резюме Вставимо формулу в діапазон клітинок C10:H14 витягти дані з індивідуального місячного трекера. Отримати кінцевий результат, ПОМИЛКА , ІНДЕКС , МАТЧ , і СУМА функції нам допоможуть.

• На початку вставте формулу в комірку C9 .

🔍 Розбивка формули

Ми розбиваємо нашу формулу тільки на січень місяць. У нашій формулі ми робили це для кожного місяця і додавали ці.

👉 MATCH($B10,Jan!$B$9:$B$13,0): Ця функція повертає 2.

👉 INDEX(Jan!AH$9:AH$13,MATCH($B10,Jan!$B$9:$B$13,0)): Ця функція повертає 0.

👉 IFERROR(INDEX(Jan!AH$9:AH$13,MATCH($B10,Jan!$B$9:$B$13,0)),0): Ця функція повертає 1 .

• Потім скопіюйте формулу в комірку H14 перетягуванням кнопки Ручка наповнення ікону.

• Зараз у камері I10 використання функція SUM для підсумовування діапазону комірок C10:H10 .

=SUM(C10:H10)

• Подвійний клік на Ручка наповнення значок для копіювання формули в комірку I14 .

• Знову в камері C16 , запишіть наступну формулу, щоб підвести підсумок, конкретний вид відпустки.

=SUM(C10:C14)

• Нарешті, скопіюйте формулу в комірку I16 за допомогою Ручка наповнення ікону.

• Таким чином, можна сказати, що наш трекер відпусток завершений і готовий до використання.

Нарешті можна сказати, що ми виконали фінальне завдання по створенню табелю обліку відпусток в Excel.

Читати далі: Формат запису про відпустку працівника в Excel (створення з покроковою інструкцією)

Крок 4: Перевірка даних у трекері відпусток

Тепер ми вводимо дані про відпустки в наших місяцях і перевіряємо нашу формулу та точність трекера.

• Спочатку вводимо в діапазон комірок прізвища наших співробітників B10:B14 .
• Потім введіть деякі дані для січень в аркуші Ян .

• Аналогічно введіть значення для місяців лютий в листах Лютий .

• Тепер, якщо ви перевірите Підсумки року ви побачите, що наша формула витягує значення з аркуша за місяць і показує нам окремих працівників та окремі типи відпусток.

Нарешті, ми можемо сказати, що наш файл відпусток вчителів запрацював успішно, і ми можемо відстежувати дані про відпустки, а також можемо створити трекер відпусток.

Читати далі: Як створити трекер рекрутингу в Excel (завантажити безкоштовний шаблон)

Висновок

На цьому я закінчую цю статтю, сподіваюся, що вона буде корисною для вас і ви зможете створити трекер відпусток в Excel. Якщо у вас виникли будь-які додаткові запитання або рекомендації, будь ласка, поділіться з нами в розділі коментарів нижче, якщо у вас є додаткові запитання або рекомендації.

Не забувайте слідкувати за новинами на нашому сайті ExcelWIKI для декількох проблем і рішень, пов'язаних з Excel. Вивчайте нові методи і продовжуйте розвиватися!