Le suivi des congés est une tâche largement utilisée par le département des ressources humaines pour suivre les vacances et les jours de travail de chaque personne. Presque toutes les organisations utilisent un suivi des congés de leurs employés. Dans cet article, nous allons vous montrer comment créer un suivi des congés dans Excel. Si vous souhaitez également savoir comment le faire vous-même, téléchargez notre cahier d'exercices et suivez-nous.

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Modèle de suivi des congés.xlsx

Qu'est-ce que le compteur de congés ?

Les congés sont une base de données où l'on stocke l'historique de la liste des congés d'un employé. Toutes les informations détaillées sur les congés qu'il a reçus y sont répertoriées. C'est dans cette base de données que l'on peut facilement voir la performance et la sincérité d'un employé. Presque tous les responsables RH de chaque entreprise et les propriétaires de petites entreprises utilisent ce type de suivi des congés pour leur organisation.

Procédure pas à pas pour créer un gestionnaire de congés dans Excel

Afin de démontrer la procédure, nous considérons un ensemble de données de 5 employés d'une entreprise. Nous allons créer un système de suivi des congés pour eux. Le résultat final sera comme l'image ci-dessous.

Étape 1 : Créer une mise en page sommaire

Ici, nous allons créer la présentation sommaire de notre base de données de suivi des congés.

• Tout d'abord, lancez Microsoft Excel sur votre appareil.
• Maintenant, renommez le nom de la feuille en Résumé de la Nom de la feuille Bar .
• Sélectionner la cellule F1 .
• Ensuite, dans le Insérer sélectionnez l'onglet liste déroulante flèche de Illustrations> ; Image> ; Cet appareil .

• Une boîte de dialogue appelée Insérer une image apparaîtra.
• Ensuite, sélectionnez le logo de votre entreprise et cliquez sur Insérer .

• Dans notre fichier, nous insérons le logo de notre site web pour montrer le processus et pour votre commodité.

• Maintenant, sélectionnez la plage de cellules B4:I4 et sélectionnez le Fusionner et centrer de l'option Alignement groupe.
• Ensuite, écrivez le titre. Nous avons défini le titre du fichier comme suit Suivi des congés des employés. Conservez la mise en forme que vous souhaitez pour la cellule.

• En cellule B6 écrire le titre Année et cellule C6 restent vides pour l'année en cours. Nous gardons 2022 car nous voulons créer le tracker pour cette année.

• Ensuite, dans la plage de cellules K8:L14, Nous conservons 6 types de congés différents et leurs abrégés identiques.

• Pour créer le tableau récapitulatif final, sélectionnez la cellule B8:I8 .
• Ensuite, sélectionnez Fusionner et centrer Nous conservons le titre de notre tableau comme suit Résumé de l'année .

• Maintenant, dans la cellule B9 , intitulé le nom de la colonne comme Nom de l'employé et définir la plage de cellules B10:B14 pour 5 employés.

• Ensuite, dans la plage de cellules C9:H9 désignent les formes courtes des congés.

• Ensuite, définissez 2 Total entités, l'une est en colonne à partir duquel nous saurons le total des congés d'un employé, et un autre est par rangée qui illustre le la quantité totale de congés pour tout type de congé spécifique .

• Ainsi, nous pouvons dire que notre mise en page sommaire est terminée.

Ainsi, nous pouvons dire que nous avons accompli la première tâche pour créer un traceur de congés dans Excel.

Étape 2 : Construire une liste de suivi pour chaque mois

Au cours de cette étape, nous allons générer la liste des données de l'agrafeuse pour chaque mois individuel. Nous allons la construire pour Janvier Pour le reste des mois, le processus sera similaire.

• Tout d'abord, créez une nouvelle feuille et renommez-la en tant que Jan .
• Dans le Accueil sélectionnez l'onglet Format de l'option Cellules et cliquez sur Largeur de la colonne .

• En conséquence, une petite boîte de dialogue appelée Largeur de la colonne apparaîtra.
• Comme nous allons voir trop de colonnes dans cette feuille, définissez la largeur des colonnes ~2.50 et cliquez sur OK .

• Ensuite, sélectionnez la cellule AF1 et insérez le logo de votre entreprise de la même manière que dans l'exemple ci-dessous. étape-1 .

• Ensuite, dans la cellule B4 écrivez la formule suivante :

="Janvier"&Résumé!C6

• Appuyez sur Entrez pour stocker les données.

• Comme le mois de Janvier a 31 jours, et nous avons besoin d'une colonne pour les noms des employés, donc sélectionnez 32 les colonnes qui proviennent de B6:AG6 Sélectionnez ensuite le Fusionner et centrer de l'option Alignement groupe.
• Dans la cellule de marge, écrivez la formule suivante et appuyez sur la touche Entrez clé.

=B4

• Maintenant, la cellule intitulée B7 comme Jours et cellule B8 comme Nom de l'employé .

• Modifier le format de cellule pour la plage de cellules B9:B13 et les garder pour saisir le nom de l'employé.

• Maintenant, nous utilisons la fonction DATE pour obtenir les dates. Dans la cellule C8 écrivez la formule suivante :

=DATE(Résumé!$C$6,1,1)

• Ensuite, dans la cellule D8 écrivez la formule suivante et faites glisser le Poignée de remplissage pour copier la formule jusqu'à la date 28 apparaît.

• Dans le dernier 3 cellules AE8:AG8 écrivez la formule ci-dessous. Cette formule nous aidera à définir toutes les dates en fonction du mois. Dans cette formule, nous utilisons la fonction SI et MOIS fonctions.

=IF(MONTH($AD8+1)>MONTH($C$8),"",$AD8+1)

🔍 Répartition de la formule

Nous décomposons notre formule pour la cellule AE8.

👉 MOIS($AD8+1) : Cette fonction renvoie 1 .

👉 MOIS($C$8) : Cette fonction renvoie 1.

👉 IF(MONTH($AD8+1)>MONTH($C$8),"",$AD8+1) : Cette fonction renvoie la date.

• Ensuite, dans la cellule C7 écrivez la formule pour obtenir la valeur correspondante nom du jour de la semaine en version abrégée. Le SI , INDEX et WEEKDAY Les fonctions nous aideront à obtenir le résultat.

🔍 Répartition de la formule

Nous décomposons notre formule pour la cellule C9.

👉 WEEKDAY(C8,1) : Cette fonction renvoie 7 .

👉 INDEX({"Su" ; "M" ; "Tu" ; "W" ; "Th" ; "F" ; "Sa"},WEEKDAY(C8,1)) : Cette fonction renvoie Sa.

👉 IF(C8="","",INDEX({"Su" ; "M" ; "Tu" ; "W" ; "Th" ; "F" ; "Sa"},WEEKDAY(C8,1)) :) Cette fonction renvoie le nom du jour Sa .

• Ensuite, faites glisser le Poignée de remplissage pour copier la formule jusqu'à la cellule AG7 .

• Pour s'assurer que seuls les formulaires courts de congé que nous avons définis entrent dans notre tracker, nous ajouterons une balise flèche déroulante de validation des données.
• Pour ajouter la flèche déroulante, sélectionnez la cellule C9 .
• Maintenant, dans le Données sélectionnez l'onglet flèche déroulante de la Validation des données de l'option Outils de données groupe.
• Ensuite, sélectionnez le Validation des données option.

• Une petite boîte de dialogue appelée Validation des données apparaîtra sur votre appareil.
• Dans le Réglage de sélectionnez l'onglet flèche déroulante sous le Autoriser et choisissez le titre Liste option.
• Après cela, écrivez les références des cellules $AH$8:$AM$8 dans la case ci-dessous Source : ou simplement les sélectionner avec votre souris.
• Enfin, cliquez sur OK.

• Vous verrez un flèche déroulante sera ajouté qui contient toutes les formes courtes.
• Maintenant, faites glisser le Poignée de remplissage dans la plage de cellules C9:AG13 pour copier le flèche déroulante dans toutes les cellules.
• Marquez les week-ends d'une couleur différente afin de pouvoir les retrouver facilement.

• Ensuite, sélectionnez la plage de cellules AH6:AM6 et choisissez le Fusionner et centrer option.
• Intitulé de la cellule fusionnée comme Total .

• Maintenant, nous utilisons la fonction COUNTIF dans la formule suivante dans la cellule AH9 écrivez la formule suivante :

=COUNTIF($C9:$AG9,AH$8)+0.5*COUNTIF($C9:$AG9,AH$8& ; "H")+0.5*COUNTIF($C9:$AG9, "H"&AH$8)

🔍 Répartition de la formule

Nous décomposons notre formule pour la cellule AH9.

👉 COUNTIF($C9:$AG9,AH$8) : Cette fonction renvoie 1 .

👉 COUNTIF($C9:$AG9,AH$8& ; "H") : Cette fonction renvoie 0.

👉 COUNTIF($C9:$AG9, "H"&AH$8) : Cette fonction renvoie 0.

👉 COUNTIF($C9:$AG9,AH$8)+0.5*COUNTIF($C9:$AG9,AH$8& ; "H")+0.5*COUNTIF($C9:$AG9, "H"&AH$8) : Cette fonction renvoie le nom du jour 1 .

• Faites glisser le Poignée de remplissage avec votre souris pour garder la formule dans la plage de cellules AH9:AM13 .

• Dans l'intervalle des cellules AH8:AM8 écrivez la formule pour montrer les formes courtes de type congé.

=Résumé!C9

• En cellule AH7 utiliser la fonction SUM pour additionner le nombre total en colonnes. Pour additionner, utilisez la formule suivante dans la cellule AH7 :

=SUM(AH9:AH13)

• Ensuite, faites glisser le Poignée de remplissage pour copier la formule jusqu'à la cellule AM7 .
• Enfin, notre suivi des congés pour le mois de Janvier sera prêt à être utilisé.

• De même, créez le suivi des congés mensuels pour le reste des mois de l'année.

Ainsi, nous pouvons dire que nous avons terminé la deuxième tâche pour créer un traceur de congés dans Excel.

Lire la suite : Format de l'enregistrement du congé mensuel de l'employé en Excel (avec modèle gratuit)

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Étape 3 : Générer le suivi du congé final

Maintenant, nous allons compléter notre Résumé de l'année dans le Résumé Nous allons insérer une formule dans la plage de cellules suivantes C10:H14 pour extraire les données du tracker mensuel individuel. Pour obtenir le résultat final, IFERROR , INDEX , MATCH , et SOMME fonctions nous aideront.

• Au début, insérez la formule dans la cellule C9 .

🔍 Répartition de la formule

Nous décomposons notre formule pour le mois de janvier uniquement. Dans notre formule, nous avons fait cela pour chaque mois et nous les avons additionnés.

👉 MATCH($B10,Jan!$B$9:$B$13,0) : Cette fonction renvoie 2.

👉 INDEX(Jan!AH$9:AH$13,MATCH($B10,Jan!$B$9:$B$13,0)) : Cette fonction renvoie 0.

👉 IFERROR(INDEX(Jan!AH$9:AH$13,MATCH($B10,Jan!$B$9:$B$13,0)),0) : Cette fonction renvoie 1 .

• Ensuite, copiez la formule dans la cellule H14 en faisant glisser le Poignée de remplissage icône.

• Maintenant, dans la cellule I10 utiliser la fonction SUM pour additionner la plage de cellules C10:H10 .

=SUM(C10:H10)

• Double-cliquez sur sur le Poignée de remplissage pour copier la formule jusqu'à la cellule I14 .

• Encore une fois, dans la cellule C16 écrire la formule suivante, pour résumer, un type de congé spécifique.

=SUM(C10:C14)

• Enfin, copiez la formule dans la cellule I16 en utilisant le Poignée de remplissage icône.

• Ainsi, nous pouvons dire que notre traceur de congé est terminé et prêt à être utilisé.

Enfin, nous pouvons dire que nous avons accompli la tâche finale pour créer un traceur de congés dans Excel.

Lire la suite : Format d'enregistrement des congés des employés dans Excel (créer avec des étapes détaillées)

Étape 4 : Vérifier le traceur de congés avec les données

Maintenant, nous introduisons quelques données de congé dans nos mois et vérifions notre formule ainsi que l'exactitude du tracker.

• Tout d'abord, nous saisissons les noms de nos employés dans la plage de cellules B10:B14 .
• Ensuite, entrez des données pour Janvier dans la feuille Jan .

• De même, saisissez une valeur pour les mois de Février en feuilles Février .

• Maintenant, si vous vérifiez le Résumé de l'année vous verrez que notre formule extrait la valeur de la feuille de mois et nous montre les employés individuels et les types de congés individuels.

Enfin, nous pouvons dire que notre fichier de professeur de congé a fonctionné avec succès, et nous pouvons suivre les données de congé aussi bien que nous sommes capables de créer le tracker de congé.

Lire la suite : Comment créer un suivi de recrutement en Excel (télécharger le modèle gratuit)

Conclusion

C'est la fin de cet article. J'espère que cet article vous sera utile et que vous serez en mesure de créer un suivi des congés dans Excel. Si vous avez d'autres questions ou recommandations, veuillez nous en faire part dans la section des commentaires ci-dessous.

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