Ferie tracker er en meget anvendt opgave for personaleafdelingen til at spore alle mennesker for deres ferie og arbejdsdage. Næsten alle organisationer bruger deres medarbejderes ferie tracker. I denne artikel vil vi demonstrere, hvordan man opretter en ferie tracker i Excel. Hvis du også er interesseret i at vide, hvordan du laver det på egen hånd, kan du downloade vores praksisarbejdsbog og følge os.

Hent skabelon

Download denne gratis skabelon, mens du læser denne artikel.

Skabelon til sporing af ferie.xlsx

Hvad er en ferie-tracker?

Orlov er en database, hvor vi gemmer historien om en medarbejders ferieliste. Alle detaljerede oplysninger om hans modtagelse af ferie er opført der. Det er den database, hvor vi nemt kan se en medarbejders præstation og oprigtighed. Næsten HR-chefen i alle virksomheder og ejeren af små virksomheder håndterer denne type ferie tracker for deres organisation.

Trin-for-trin procedure for at oprette en ferie-tracker i Excel

For at demonstrere fremgangsmåden tager vi udgangspunkt i et datasæt på 5 medarbejdere i en virksomhed. Vi vil oprette en ferie-tracker for dem. Det endelige resultat vil se ud som billedet nedenfor.

Trin 1: Opret oversigtslayout

Her skal vi oprette et oversigtslayout for vores database til sporing af ferie.

• Først og fremmest skal du starte Microsoft Excel på din enhed.
• Omdøb nu arkets navn til Resumé fra den Ark Navn Bar .
• Vælg celle F1 .
• Derefter, i den Indsæt skal du vælge fanen drop-down pil af Illustrationer> Billede> Denne enhed .

• En dialogboks kaldet Indsæt billede vil blive vist.
• Vælg derefter dit firmalogo, og klik på Indsæt .

• I vores fil indsætter vi vores weblogo for at vise processen og for at gøre det nemmere for dig.

• Vælg nu området af celler B4:I4 og vælg den Sammenlægning & Center fra Tilpasning gruppe.
• Skriv derefter titlen ned. Vi sætter filtitlen som Tracker for medarbejderes orlov. Behold den ønskede formatering i cellen.

• I celle B6 skrive titlen År og celle C6 holde tomme for det indeværende år. Vi holder 2022 da vi ønsker at oprette en tracker for i år.

• Derefter skal du i området af celler K8:L14, angive en ferieart og en kort formular for dem. Vi har 6 forskellige typer ferie og deres identiske korte formularer.

• For at oprette den endelige oversigtstabel skal du vælge celle B8:I8 .
• Vælg derefter Sammenlægning & Center og skriv bordtitlen ned. Vi beholder vores bordtitel som Oversigt over året .

• Nu, i celle B9 , med titlen kolonnenavn som Medarbejderens navn og indstille området af celler B10:B14 til 5 medarbejdere.

• Derefter skal du i området af celler C9:H9 , betegner de korte former af orlov.

• Derefter skal du indstille 2 i alt enheder, man er kolonnevis hvorfra vi vil vide en medarbejders samlede ferie, og en anden er rækkevis som illustrerer den den samlede mængde ferie for en bestemt type ferie .

• Vi kan således sige, at vores oversigtslayout er afsluttet.

Vi kan således sige, at vi har fuldført den første opgave med at oprette en feriekortlægning i Excel.

Trin 2: Opbyg en trackerliste for hver måned

I dette trin vil vi generere listen over data for hver enkelt måned for hver enkelt måned. Vi vil oprette den for Januar I resten af månederne vil processen være den samme.

• Først skal du oprette et nyt ark og omdøbe det til Jan .
• I den Hjem skal du vælge fanen Format fra Celler gruppe, og klik på Kolonnebredde .

• Som følge heraf vises en lille dialogboks kaldet Kolonnebredde vil blive vist.
• Da vi vil se for mange kolonner i dette ark, skal du indstille kolonnebredden ~2.50 og klik på OK .

• Vælg derefter celle AF1 , og indsæt dit firmalogo på samme måde, som vi viser i trin-1 .

• Derefter, i celle B4 , skriv følgende formel ned:

="januar"&Resumé!C6

• Tryk på Indtast til lagring af data.

• Da måneden for Januar har 31 dage, og vi har brug for en kolonne til medarbejdernes navne, så vælg 32 kolonner, der er fra B6:AG6 Vælg derefter den Sammenlægning & Center fra Tilpasning gruppe.
• Skriv følgende formel i margencellen, og tryk på Gå ind på nøgle.

=B4

• Nu, berettiget celle B7 som Dage og celle B8 som Medarbejderens navn .

• Ændre celleformatet for området af celler B9:B13 og beholde dem til at indtaste medarbejderens navn.

• Nu bruger vi funktionen DATE for at få datoerne. I celle C8 , skriv følgende formel ned:

=DATE(Oversigt!$C$6,1,1)

• Derefter, i celle D8 skriv følgende formel ned og træk den Håndtag til påfyldning ikonet for at kopiere formlen indtil dato 28 vises.

• I den sidste 3 celler AE8:AG8 , skriv formlen nedenfor. Denne formel vil hjælpe os med at definere alle datoer i henhold til måneden. I denne formel bruger vi IF og MÅNED funktioner.

=IF(MÅNED($AD8+1)>MÅNED($C$8),"",$AD8+1)

🔍 Opdeling af formlen

Vi opdeler vores formel for celle AE8.

👉 MONTH($AD8+1): Denne funktion returnerer 1 .

👉 MÅNED($C$8): Denne funktion returnerer 1.

👉 IF(MÅNED($AD8+1)>MÅNED($C$8),"",$AD8+1): Denne funktion returnerer datoen.

• Derefter, i celle C7 , skriv formlen ned for at få den tilsvarende ugedagens navn i kort form. IF , INDEX , og UGEDAG funktioner vil hjælpe os med at få resultatet.

🔍 Opdeling af formlen

Vi opdeler vores formel for celle C9.

👉 WEEKDAY(C8,1): Denne funktion returnerer 7 .

👉 INDEX({"Su"; "M"; "Tu"; "W"; "Th"; "F"; "Sa"},WEEKDAY(C8,1)): Denne funktion returnerer Sa.

👉 IF(C8="","","",INDEX({"Su"; "M"; "Tu"; "W"; "Th"; "F"; "Sa"},WEEKDAY(C8,1))): Denne funktion returnerer navnet på dagen Sa .

• Træk derefter den Håndtag til påfyldning ikonet for at kopiere formlen op til celle AG7 .

• For at sikre, at kun vores definerede korte formularer til at forlade vores tracker, vil vi tilføje en drop-down pilen til datavalidering.
• For at tilføje drop-down-pilen skal du vælge celle C9 .
• Nu, i den Data skal du vælge fanen drop-down pil af den Validering af data fra Dataværktøjer gruppe.
• Vælg derefter den Validering af data mulighed.

• En lille dialogboks kaldet Validering af data vises på din enhed.
• I den Indstilling skal du vælge fanen drop-down pil under den Tillad titel og vælg den Liste mulighed.
• Derefter skal du skrive cellehenvisningerne ned $AH$8:$AM$8 i feltet nedenfor Kilde eller vælg dem blot med musen.
• Til sidst skal du klikke på OK.

• Du vil se en drop-down pil vil blive tilføjet, som indeholder alle de korte former.
• Træk nu den Håndtag til påfyldning ikonet i området af celler C9:AG13 til at kopiere den drop-down pil i alle cellerne.
• Markér weekenderne med en anden farve, så du nemt kan finde dem.

• Derefter skal du vælge området af celler AH6:AM6 og vælg den Sammenlægning & Center mulighed.
• Den fusionerede celle har fået følgende titel I alt .

• Nu bruger vi funktionen COUNTIF i følgende formel i celle AH9 , skriv følgende formel ned:

=COUNTIF($C9:$AG9,AH$8)+0,5*COUNTIF($C9:$AG9,AH$8& "H")+0,5*COUNTIF($C9:$AG9, "H"&AH$8)

🔍 Opdeling af formlen

Vi opdeler vores formel for celle AH9.

👉 COUNTIF($C9:$AG9,AH$8): Denne funktion returnerer 1 .

👉 COUNTIF($C9:$AG9,AH$8& "H"): Denne funktion returnerer 0.

👉 COUNTIF($C9:$AG9, "H"&AH$8): Denne funktion returnerer 0.

👉 COUNTIF($C9:$AG9,AH$8)+0,5*COUNTIF($C9:$AG9,AH$8& "H")+0,5*COUNTIF($C9:$AG9, "H"&AH$8): Denne funktion returnerer navnet på dagen 1 .

• Træk den Håndtag til påfyldning ikonet med musen for at holde formlen inden for området af celler AH9:AM13 .

• I området af celler AH8:AM8 skriv formlen ned for at vise de korte formularer for ferie.

=Resumé!C9

• I celle AH7 , bruge funktionen SUM for at summere det samlede antal kolonnevis. For at summere skal du bruge følgende formel i celle AH7 :

=SUM(AH9:AH13)

• Træk derefter den Håndtag til påfyldning ikonet for at kopiere formlen op til celle AM7 .
• Endelig er vores ferietracker for måneden Januar vil være klar til brug.

• På samme måde skal du oprette en månedlig ferieoversigt for resten af årets måneder.

Vi kan således sige, at vi har fuldført den anden opgave med at oprette en feriekortlægning i Excel.

Læs mere: Format til månedlig ferieopgørelse for medarbejdere i Excel (med gratis skabelon)

Lignende læsninger

• Sådan beregner du halvdagsorlov i Excel (2 effektive metoder)
• Beregne årlig ferie i Excel (med detaljerede trin)
• Sådan beregnes feriesaldo i Excel (med detaljerede trin)
• Sådan beregnes optjent ferietid i Excel (med nemme trin)

Trin 3: Generer den endelige feriekortlægning

Nu vil vi afslutte vores Oversigt over året i tabellen i Resumé ark for at få den endelige rapport. Vi indsætter en formel i rækken af celler C10:H14 for at udtrække dataene fra den individuelle månedstracker. For at få det endelige resultat, IFERROR , INDEX , MATCH , og SUM funktioner vil hjælpe os.

• I begyndelsen skal du indsætte formlen i celle C9 .

🔍 Opdeling af formlen

Vi opdeler vores formel kun for januar måned. I vores formel gjorde vi det for hver måned og lagde dem sammen.

👉 MATCH($B10,Jan!$B$9:$B$13,0): Denne funktion returnerer 2.

👉 INDEX(Jan!AH$9:AH$13,MATCH($B10,Jan!$B$9:$B$13,0)): Denne funktion returnerer 0.

👉 IFERROR(INDEX(Jan!AH$9:AH$13,MATCH($B10,Jan!$B$9:$B$13,0)),0),0): Denne funktion returnerer 1 .

• Kopier derefter formlen op til celle H14 ved at trække i Håndtag til påfyldning ikon.

• Nu, i celle I10 , bruge funktionen SUM for at summere rækken af celler C10:H10 .

=SUM(C10:H10)

• Dobbeltklik på på den Håndtag til påfyldning ikonet for at kopiere formlen op til celle I14 .

• Igen, i celle C16 , skriv følgende formel for at opsummere en bestemt type ferie.

=SUM(C10:C14)

• Endelig kopierer du formlen op til celle I16 ved hjælp af Håndtag til påfyldning ikon.

• Vi kan således sige, at vores sporing af orlov er færdig og klar til brug.

Til sidst kan vi sige, at vi har fuldført den sidste opgave med at oprette en ferieoversigt i Excel.

Læs mere: Medarbejderens orlovsoptegnelse i Excel (Opret med detaljerede trin)

Trin 4: Kontroller leave tracker med data

Nu indtaster vi nogle orlovsdata i vores måneder og kontrollerer vores formel samt trackerens nøjagtighed.

• I første omgang indtaster vi vores medarbejderes navne i området af celler B10:B14 .
• Indtast derefter nogle data for Januar i arket Jan .

• På samme måde skal du indtaste en værdi for månederne i Februar i ark feb .

• Hvis du nu kontrollerer den Oversigt over året tabel, kan du se, at vores formel udtrækker værdien fra månedsarket og viser os de enkelte medarbejdere og de enkelte ferietyper.

Endelig kan vi sige, at vores ferielærerfil har fungeret, og vi kan spore feriedataene, ligesom vi er i stand til at oprette en ferielærerfil.

Læs mere: Sådan opretter du en Recruitment Tracker i Excel (Download gratis skabelon)

Konklusion

Det er slutningen af denne artikel. Jeg håber, at denne artikel vil være nyttig for dig, og at du vil være i stand til at oprette en orlovstracker i Excel. Del gerne yderligere spørgsmål eller anbefalinger med os i kommentarfeltet nedenfor, hvis du har yderligere spørgsmål eller anbefalinger.

Glem ikke at tjekke vores websted ExcelWIKI til flere Excel-relaterede problemer og løsninger. Bliv ved med at lære nye metoder og bliv ved med at vokse!