Ο ανιχνευτής αδειών είναι μια ευρέως χρησιμοποιούμενη εργασία για το τμήμα ανθρώπινου δυναμικού για την παρακολούθηση κάθε ανθρώπου για τις διακοπές και τις εργάσιμες ημέρες του. Σχεδόν κάθε οργανισμός χρησιμοποιεί τον ανιχνευτή αδειών των εργαζομένων του. Σε αυτό το άρθρο, θα σας δείξουμε πώς να δημιουργήσετε έναν ανιχνευτή αδειών στο Excel. Εάν ενδιαφέρεστε επίσης να μάθετε πώς να τον φτιάξετε μόνοι σας, κατεβάστε το βιβλίο ασκήσεων και ακολουθήστε μας.

Λήψη προτύπου

Κατεβάστε αυτό το δωρεάν πρότυπο ενώ διαβάζετε αυτό το άρθρο.

Πρότυπο παρακολούθησης αδειών.xlsx

Τι είναι το Leave Tracker;

Η άδεια είναι μια βάση δεδομένων όπου αποθηκεύουμε το ιστορικό της λίστας αδειών ενός εργαζομένου. Όλες οι λεπτομερείς πληροφορίες σχετικά με τη λήψη των αδειών του παρατίθενται εκεί. Είναι αυτή η βάση δεδομένων όπου μπορούμε εύκολα να δούμε την απόδοση και την ειλικρίνεια ενός εργαζομένου. Σχεδόν ο διευθυντής ανθρώπινου δυναμικού κάθε εταιρείας και ο ιδιοκτήτης μικρών εταιρειών χειρίζονται αυτό το είδος παρακολούθησης αδειών για τον οργανισμό τους.

Διαδικασία βήμα προς βήμα για τη δημιουργία Leave Tracker στο Excel

Για να επιδείξουμε τη διαδικασία, εξετάζουμε ένα σύνολο δεδομένων των 5 Θα δημιουργήσουμε ένα σύστημα παρακολούθησης αδειών για αυτούς. Το τελικό αποτέλεσμα θα είναι σαν την εικόνα που φαίνεται παρακάτω.

Βήμα 1: Δημιουργία διάταξης σύνοψης

Εδώ, θα δημιουργήσουμε τη συνοπτική διάταξη για τη βάση δεδομένων παρακολούθησης αδειών.

• Πρώτα απ' όλα, ξεκινήστε Microsoft Excel στη συσκευή σας.
• Τώρα, μετονομάστε το όνομα του φύλλου σε Περίληψη από το Φύλλο Όνομα Μπάρα .
• Επιλέξτε κελί F1 .
• Στη συνέχεια, στο Εισαγωγή επιλέξτε την καρτέλα drop-down βέλος του Εικονογραφήσεις> Εικόνα> Αυτή η συσκευή .

• Ένα παράθυρο διαλόγου που ονομάζεται Εισαγωγή εικόνας θα εμφανιστεί.
• Στη συνέχεια, επιλέξτε το λογότυπο της εταιρείας σας και κάντε κλικ στο Εισαγωγή .

• Στο αρχείο μας, εισάγουμε το λογότυπο της ιστοσελίδας μας για να δείξουμε τη διαδικασία και για τη διευκόλυνσή σας.

• Τώρα, επιλέξτε την περιοχή κελιών B4:I4 και επιλέξτε το Συγχώνευση & Κέντρο από την επιλογή Ευθυγράμμιση ομάδα.
• Στη συνέχεια, γράψτε τον τίτλο. Ορίζουμε τον τίτλο του αρχείου ως Παρακολουθητής αδειών εργαζομένων. Διατηρήστε την επιθυμητή μορφοποίηση στο κελί.

• Στο κελί B6 γράψτε τον τίτλο Έτος και κύτταρο C6 κρατάμε άδειο για το τρέχον έτος. Κρατάμε 2022 καθώς θέλουμε να δημιουργήσουμε τον ιχνηλάτη για φέτος.

• Στη συνέχεια, στην περιοχή των κελιών K8:L14, προσδιορίστε τον τύπο της άδειας και μια σύντομη μορφή για αυτές. Διατηρούμε 6 διαφορετικούς τύπους αδειών και τις πανομοιότυπες σύντομες μορφές τους.

• Για τη δημιουργία του τελικού συνοπτικού πίνακα, επιλέξτε το κελί B8:I8 .
• Στη συνέχεια, επιλέξτε Συγχώνευση & Κέντρο και γράψτε τον τίτλο του πίνακα. Κρατάμε τον τίτλο του πίνακα μας ως Περίληψη έτους .

• Τώρα, στο κύτταρο B9 , με τίτλο το όνομα της στήλης ως Όνομα εργαζομένου και ορίστε το εύρος των κελιών B10:B14 για το 5 εργαζόμενοι.

• Στη συνέχεια, στην περιοχή των κελιών C9:H9 , υποδηλώνουν τις σύντομες μορφές αδειών.

• Στη συνέχεια, ορίστε 2 Σύνολο οντότητες, η μία είναι ανά στήλη από το οποίο θα γνωρίζουμε τη συνολική άδεια ενός εργαζομένου, και ένα άλλο είναι κατά σειρά η οποία απεικονίζει το συνολική ποσότητα άδειας για κάθε συγκεκριμένο τύπο άδειας .

• Έτσι, μπορούμε να πούμε ότι η συνοπτική διάταξη έχει ολοκληρωθεί.

Έτσι, μπορούμε να πούμε ότι έχουμε ολοκληρώσει την πρώτη εργασία για τη δημιουργία ενός προγράμματος παρακολούθησης αδειών στο Excel.

Βήμα 2: Δημιουργήστε λίστα παρακολούθησης για κάθε μήνα

Σε αυτό το βήμα, θα δημιουργήσουμε τη λίστα με τα δεδομένα των αδειούχων για κάθε μεμονωμένο μήνα. Θα τη δημιουργήσουμε για Ιανουάριος Για τους υπόλοιπους μήνες, η διαδικασία θα είναι παρόμοια.

• Αρχικά, δημιουργήστε ένα νέο φύλλο και μετονομάστε το σε Jan .
• Στο Αρχική σελίδα επιλέξτε την καρτέλα Μορφή από την επιλογή Κύτταρα και κάντε κλικ στο Πλάτος στήλης .

• Ως αποτέλεσμα, ένα μικρό παράθυρο διαλόγου που ονομάζεται Πλάτος στήλης θα εμφανιστεί.
• Καθώς θα δούμε πάρα πολλές στήλες σε αυτό το φύλλο, ορίστε το πλάτος των στηλών ~2.50 και κάντε κλικ στο OK .

• Στη συνέχεια, επιλέξτε το κελί AF1 , και εισάγετε το λογότυπο της εταιρείας σας με παρόμοιο τρόπο όπως δείχνουμε στο βήμα-1 .

• Στη συνέχεια, στο κελί B4 , γράψτε τον ακόλουθο τύπο:

="Ιανουάριος"&Περίληψη!C6

• Τύπος Εισάγετε το για την αποθήκευση των δεδομένων.

• Καθώς ο μήνας του Ιανουάριος έχει 31 ημέρες, και χρειαζόμαστε μια στήλη για τα ονόματα των εργαζομένων, οπότε επιλέγουμε 32 στήλες που προέρχονται από B6:AG6 . Στη συνέχεια, επιλέξτε το Συγχώνευση & Κέντρο από την επιλογή Ευθυγράμμιση ομάδα.
• Στο κελί marge, γράψτε τον ακόλουθο τύπο και πατήστε το πλήκτρο Εισάγετε το κλειδί.

=B4

• Τώρα, με τίτλο κύτταρο B7 ως Ημέρες και κύτταρο B8 ως Όνομα εργαζομένου .

• Τροποποιήστε τη μορφή κελιών για την περιοχή κελιών B9:B13 και να τους κρατάτε για να εισάγουν το όνομα του εργαζομένου.

• Τώρα, χρησιμοποιούμε η λειτουργία DATE για να λάβετε τις ημερομηνίες. Στο κελί C8 , γράψτε τον ακόλουθο τύπο:

=DATE(Summary!$C$6,1,1)

• Στη συνέχεια, στο κελί D8 γράψτε τον ακόλουθο τύπο και σύρετε το Χειρολαβή πλήρωσης για να αντιγράψετε τον τύπο μέχρι την ημερομηνία 28 εμφανίζεται.

• Στο τελευταίο 3 κύτταρα AE8:AG8 , γράφουμε τον τύπο που φαίνεται παρακάτω. Αυτός ο τύπος θα μας βοηθήσει να ορίσουμε όλες τις ημερομηνίες σύμφωνα με τον μήνα. Σε αυτόν τον τύπο, χρησιμοποιούμε το ΕΆΝ και ΜΗΝΑΣ λειτουργίες.

=IF(MONTH($AD8+1)>MONTH($C$8),"",$AD8+1)

🔍 Ανάλυση της φόρμουλας

Διαλύουμε τον τύπο μας για το κελί AE8.

👉 ΜΗΝΑΣ($AD8+1): Αυτή η συνάρτηση επιστρέφει 1 .

👉 ΜΗΝΑΣ($C$8): Αυτή η συνάρτηση επιστρέφει 1.

👉 IF(MONTH($AD8+1)>MONTH($C$8),"",$AD8+1): Αυτή η συνάρτηση επιστρέφει την ημερομηνία.

• Στη συνέχεια, στο κελί C7 , γράψτε τον τύπο για να πάρετε την αντίστοιχη το όνομα της ημέρας της εβδομάδας σε σύντομη μορφή. ΕΆΝ , INDEX , και ΕΒΔΟΜΑΔΑ συναρτήσεις θα μας βοηθήσουν να πάρουμε το αποτέλεσμα.

🔍 Ανάλυση της φόρμουλας

Διαλύουμε τον τύπο μας για το κελί C9.

👉 WEEKDAY(C8,1): Αυτή η συνάρτηση επιστρέφει 7 .

👉 INDEX({"Su"; "M"; "Tu"; "W"; "Th"; "F"; "Sa"},WEEKDAY(C8,1)): Αυτή η συνάρτηση επιστρέφει Sa.

👉 IF(C8="","",INDEX({"Su"; "M"; "Tu"; "W"; "Th"; "F"; "Sa"},WEEKDAY(C8,1))): Αυτή η συνάρτηση επιστρέφει το όνομα της ημέρας Sa .

• Στη συνέχεια, σύρετε το Χειρολαβή πλήρωσης για να αντιγράψετε τον τύπο μέχρι το κελί AG7 .

• Για να διασφαλίσουμε ότι μόνο οι καθορισμένες σύντομες φόρμες αδειών θα εισέρχονται στον ανιχνευτή μας, θα προσθέσουμε ένα το πτυσσόμενο βέλος επικύρωσης δεδομένων.
• Για την προσθήκη του πτυσσόμενου βέλους, επιλέξτε το κελί C9 .
• Τώρα, στο Δεδομένα επιλέξτε την καρτέλα πτυσσόμενο βέλος του Επικύρωση δεδομένων από την επιλογή Εργαλεία δεδομένων ομάδα.
• Στη συνέχεια, επιλέξτε το Επικύρωση δεδομένων επιλογή.

• Ένα μικρό παράθυρο διαλόγου που ονομάζεται Επικύρωση δεδομένων θα εμφανιστεί στη συσκευή σας.
• Στο Ρύθμιση επιλέξτε την καρτέλα πτυσσόμενο βέλος κάτω από το Επιτρέψτε το τίτλο και επιλέξτε το Λίστα επιλογή.
• Μετά από αυτό, γράψτε τις αναφορές των κελιών $AH$8:$AM$8 στο παρακάτω πλαίσιο Πηγή ή απλά επιλέξτε τα με το ποντίκι σας.
• Τέλος, κάντε κλικ στο ΕΝΤΆΞΕΙ.

• Θα δείτε ένα πτυσσόμενο βέλος θα προσθέσει το οποίο περιέχει όλες τις σύντομες μορφές.
• Τώρα, σύρετε το Χειρολαβή πλήρωσης εικονίδιο στην περιοχή των κελιών C9:AG13 για να αντιγράψετε το πτυσσόμενο βέλος σε όλα τα κύτταρα.
• Σημειώστε τα Σαββατοκύριακα με διαφορετικό χρώμα, ώστε να μπορείτε να τα βρείτε εύκολα.

• Στη συνέχεια, επιλέξτε την περιοχή κελιών AH6:AM6 και επιλέξτε το Συγχώνευση & Κέντρο επιλογή.
• Ονόμασε το συγχωνευμένο κελί ως Σύνολο .

• Τώρα, χρησιμοποιούμε η συνάρτηση COUNTIF στον ακόλουθο τύπο στο κελί AH9 , γράψτε τον ακόλουθο τύπο:

=COUNTIF($C9:$AG9,AH$8)+0.5*COUNTIF($C9:$AG9,AH$8& "H")+0.5*COUNTIF($C9:$AG9, "H"&AH$8)

🔍 Ανάλυση της φόρμουλας

Διαλύουμε τον τύπο μας για το κελί AH9.

👉 COUNTIF($C9:$AG9,AH$8): Αυτή η συνάρτηση επιστρέφει 1 .

👉 COUNTIF($C9:$AG9,AH$8& "H"): Αυτή η συνάρτηση επιστρέφει 0.

👉 COUNTIF($C9:$AG9, "H"&AH$8): Αυτή η συνάρτηση επιστρέφει 0.

👉 COUNTIF($C9:$AG9,AH$8)+0.5*COUNTIF($C9:$AG9,AH$8& "H")+0.5*COUNTIF($C9:$AG9, "H"&AH$8): Αυτή η συνάρτηση επιστρέφει το όνομα της ημέρας 1 .

• Σύρετε το Χειρολαβή πλήρωσης με το ποντίκι σας για να διατηρήσετε τον τύπο στην περιοχή των κελιών AH9:AM13 .

• Στην περιοχή των κελιών AH8:AM8 , γράψτε τον τύπο για να δείξετε τις σύντομες μορφές τύπου άδειας.

=Σύνοψη!C9

• Στο κελί AH7 , χρησιμοποιήστε η συνάρτηση SUM για να αθροίσετε τον συνολικό αριθμό ανά στήλη. Για να αθροίσετε, χρησιμοποιήστε τον ακόλουθο τύπο στο κελί AH7 :

=SUM(AH9:AH13)

• Στη συνέχεια, σύρετε το Χειρολαβή πλήρωσης για να αντιγράψετε τον τύπο μέχρι το κελί AM7 .
• Τέλος, ο ιχνηλάτης αδειών μας για το μήνα Ιανουάριος θα είναι έτοιμο για χρήση.

• Ομοίως, δημιουργήστε το μηνιαίο σύστημα παρακολούθησης αδειών για τους υπόλοιπους μήνες του έτους.

Έτσι, μπορούμε να πούμε ότι έχουμε ολοκληρώσει τη δεύτερη εργασία για τη δημιουργία ενός προγράμματος παρακολούθησης αδειών στο Excel.

Διαβάστε περισσότερα: Μορφή Μηνιαίας Καταγραφής Αδειών Εργαζομένων στο Excel (με δωρεάν πρότυπο)

Παρόμοιες αναγνώσεις

• Πώς να υπολογίσετε την άδεια μισής ημέρας στο Excel (2 αποτελεσματικές μέθοδοι)
• Υπολογισμός ετήσιας άδειας στο Excel (με λεπτομερή βήματα)
• Πώς να υπολογίσετε το υπόλοιπο άδειας στο Excel (με λεπτομερή βήματα)
• Πώς να υπολογίσετε το χρόνο δεδουλευμένων διακοπών στο Excel (με εύκολα βήματα)

Βήμα 3: Δημιουργία τελικού προγράμματος παρακολούθησης αδειών

Τώρα, θα ολοκληρώσουμε την Περίληψη έτους στον πίνακα Περίληψη φύλλο για να λάβουμε την τελική έκθεση. Θα εισάγουμε έναν τύπο στην περιοχή των κελιών C10:H14 για να εξαγάγετε τα δεδομένα από τον ανιχνευτή μεμονωμένων μηνών. Για να λάβετε το τελικό αποτέλεσμα, IFERROR , INDEX , ΜΑΤΣ , και SUM λειτουργίες θα μας βοηθήσουν.

• Στην αρχή, εισάγετε τον τύπο στο κελί C9 .

🔍 Ανάλυση της φόρμουλας

Αναλύουμε τον τύπο μας μόνο για τον μήνα Ιανουάριο. Στον τύπο μας, το κάναμε αυτό για κάθε μήνα και τα προσθέσαμε.

👉 MATCH($B10,Jan!$B$9:$B$13,0): Αυτή η συνάρτηση επιστρέφει 2.

👉 INDEX(Jan!AH$9:AH$13,MATCH($B10,Jan!$B$9:$B$13,0)): Αυτή η συνάρτηση επιστρέφει 0.

👉 IFERROR(INDEX(Jan!AH$9:AH$13,MATCH($B10,Jan!$B$9:$B$13,0)),0): Αυτή η συνάρτηση επιστρέφει 1 .

• Στη συνέχεια, αντιγράψτε τον τύπο στο κελί H14 σύροντας το Χειρολαβή πλήρωσης εικονίδιο.

• Τώρα, στο κύτταρο I10 , χρησιμοποιήστε η συνάρτηση SUM για να αθροίσετε το εύρος των κελιών C10:H10 .

=SUM(C10:H10)

• Κάντε διπλό κλικ στο στο Χειρολαβή πλήρωσης για να αντιγράψετε τον τύπο μέχρι το κελί I14 .

• Και πάλι, στο κύτταρο C16 , γράψτε τον ακόλουθο τύπο, για να συνοψίσετε, έναν συγκεκριμένο τύπο άδειας.

=SUM(C10:C14)

• Τέλος, αντιγράψτε τον τύπο στο κελί I16 χρησιμοποιώντας το Λαβή πλήρωσης εικονίδιο.

• Έτσι, μπορούμε να πούμε ότι ο ιχνηλάτης αδειών μας έχει ολοκληρωθεί και είναι έτοιμος για χρήση.

Επιτέλους, μπορούμε να πούμε ότι έχουμε ολοκληρώσει την τελική εργασία για τη δημιουργία ενός προγράμματος παρακολούθησης αδειών στο Excel.

Διαβάστε περισσότερα: Μορφή εγγραφής άδειας υπαλλήλου στο Excel (Δημιουργία με λεπτομερή βήματα)

Βήμα 4: Επαλήθευση του Leave Tracker με δεδομένα

Τώρα, εισάγουμε κάποια δεδομένα αδειών στους μήνες μας και ελέγχουμε τον τύπο μας καθώς και την ακρίβεια του ανιχνευτή.

• Αρχικά, εισάγουμε τα ονόματα των υπαλλήλων μας στην περιοχή των κελιών B10:B14 .
• Στη συνέχεια, εισαγάγετε κάποια δεδομένα για Ιανουάριος στο φύλλο Jan .

• Ομοίως, εισάγετε κάποια τιμή για τους μήνες του Φεβρουάριος σε φύλλα Φεβρουάριος .

• Τώρα, αν ελέγξετε το Περίληψη έτους πίνακα, θα δείτε ότι ο τύπος μας εξάγει την τιμή από το φύλλο μήνα και μας δείχνει μεμονωμένους υπαλλήλους και μεμονωμένους τύπους αδειών.

Τέλος, μπορούμε να πούμε ότι το αρχείο μας για τον δάσκαλο αδειών λειτούργησε με επιτυχία και ότι μπορούμε να παρακολουθούμε τα δεδομένα των αδειών καθώς και να δημιουργούμε τον ανιχνευτή αδειών.

Διαβάστε περισσότερα: Πώς να δημιουργήσετε ένα πρόγραμμα παρακολούθησης προσλήψεων στο Excel (Λήψη δωρεάν προτύπου)

Συμπέρασμα

Αυτό είναι το τέλος αυτού του άρθρου. Ελπίζω ότι αυτό το άρθρο θα είναι χρήσιμο για εσάς και θα είστε σε θέση να δημιουργήσετε ένα σύστημα παρακολούθησης αδειών στο Excel. Παρακαλούμε μοιραστείτε μαζί μας τυχόν περαιτέρω ερωτήματα ή συστάσεις στην παρακάτω ενότητα σχολίων, εάν έχετε περαιτέρω ερωτήσεις ή συστάσεις.

Μην ξεχάσετε να ελέγξετε την ιστοσελίδα μας ExcelWIKI για διάφορα προβλήματα και λύσεις που σχετίζονται με το Excel. Συνεχίστε να μαθαίνετε νέες μεθόδους και να εξελίσσεστε!