Отслеживание отпусков - это широко используемая задача отдела кадров для отслеживания отпусков и рабочих дней каждого сотрудника. Почти каждая организация использует систему отслеживания отпусков своих сотрудников. В этой статье мы покажем, как создать систему отслеживания отпусков в Excel. Если вам также интересно узнать, как сделать ее самостоятельно, скачайте нашу практическую тетрадь и следуйте за нами.

Скачать шаблон

Скачайте этот бесплатный шаблон, пока вы читаете эту статью.

Шаблон для отслеживания отпусков.xlsx

Что такое Leave Tracker?

Отпуск - это база данных, в которой хранится история отпусков сотрудника, вся подробная информация о получении им отпуска. Это та база данных, где мы можем легко увидеть производительность и искренность сотрудника. Почти HR-менеджер каждой компании и владелец небольших компаний используют этот тип отслеживания отпусков для своей организации.

Пошаговая процедура создания отслеживания отпусков в Excel

Для демонстрации процедуры мы рассматриваем набор данных из 5 Мы создадим для них систему отслеживания отпусков. Конечный результат будет выглядеть так, как показано ниже.

Шаг 1: Создание макета резюме

Здесь мы собираемся создать макет сводки для нашей базы данных отслеживания отпусков.

• Прежде всего, запустите Microsoft Excel на вашем устройстве.
• Теперь переименуйте имя листа в Резюме из Название листа Бар .
• Выберите ячейку F1 .
• Затем, в Вставка выберите вкладку выпадающий стрела Иллюстрации> Изображение> Это устройство .

• Появляется диалоговое окно под названием Вставить картинку появится.
• Затем выберите логотип вашей компании и нажмите кнопку Вставка .

• В наш файл мы вставляем логотип нашего сайта, чтобы показать процесс и для вашего удобства.

• Теперь выберите диапазон ячеек B4:I4 и выберите Слияние и центр опция из Выравнивание группа.
• Затем запишите название. Мы задали название файла как Отслеживание отпусков сотрудников. Сохраните желаемое форматирование ячейки.

• В камере B6 написать название Год и клетка C6 остаются пустыми для текущего года. Мы сохраняем 2022 так как мы хотим создать трекер на этот год.

• После этого в диапазоне ячеек K8:L14, указать тип отпуска и краткую форму для них. Мы храним 6 различных типов отпусков и их идентичные краткие формы.

• Для создания итоговой сводной таблицы выберите ячейку B8:I8 .
• Затем выберите Слияние и центр и запишите название таблицы. Мы сохраняем название нашей таблицы как Итоги года .

• Теперь в камере B9 , озаглавив имя столбца как Имя сотрудника и установите диапазон ячеек B10:B14 для 5 сотрудники.

• После этого в диапазоне ячеек C9:H9 , обозначают короткие формы отпуска.

• Затем установите 2 Всего сущности, одна из них по столбцам из которого мы узнаем общий отпуск работника, а другой по рядам который иллюстрирует общее количество отпусков для любого конкретного вида отпуска .

• Таким образом, можно сказать, что наша сводная таблица завершена.

Таким образом, можно сказать, что мы выполнили первую задачу по созданию журнала отпусков в Excel.

Шаг 2: Составьте список трекеров на каждый месяц

На этом шаге мы создадим список данных об отпускниках для каждого отдельного месяца. Мы собираемся создать его для Январь В остальные месяцы процесс будет аналогичным.

• Сначала создайте новый лист и переименуйте его в Ян .
• В Главная выберите вкладку Формат опция из Клетки группу и нажмите на Ширина колонки .

• В результате появится небольшое диалоговое окно под названием Ширина колонки появится.
• Поскольку в этом листе будет слишком много столбцов, установите ширину столбцов ~2.50 и нажмите OK .

• Затем выберите ячейку AF1 , и вставьте логотип вашей компании аналогично тому, как это показано на рисунке шаг-1 .

• После этого в ячейке B4 , запишите следующую формулу:

= "Январь"&Резюме!C6

• Нажмите Войти для хранения данных.

• Поскольку месяц Январь есть 31 дней, и нам нужен столбец для имен сотрудников, поэтому выберите 32 столбцы, которые из B6:AG6 Затем выберите Слияние и центр опция из Выравнивание группа.
• В ячейке marge запишите следующую формулу и нажмите кнопку Войти ключ.

=B4

• Теперь, под названием клетка B7 в качестве Дни и клетка B8 в качестве Имя сотрудника .

• Изменение формата ячеек для диапазона ячеек B9:B13 и оставить их для ввода имени сотрудника.

• Теперь мы используем функция ДАТА чтобы получить даты. В ячейке C8 , запишите следующую формулу:

=DATE(Summary!$C$6,1,1)

• После этого в ячейке D8 запишите следующую формулу и перетащите Наполнительная рукоятка значок для копирования формулы до даты 28 появляется.

• В последнем 3 клетки AE8:AG8 Напишите формулу, показанную ниже. Эта формула поможет нам определить все даты в зависимости от месяца. В этой формуле мы используем функцию ЕСЛИ и МЕСЯЦ функции.

=IF(MONTH($AD8+1)>MONTH($C$8),"",$AD8+1)

🔍 Разбивка формулы

Мы разбиваем нашу формулу для ячейки AE8.

👉 MONTH($AD8+1): Эта функция возвращает 1 .

👉 МЕСЯЦ($C$8): Эта функция возвращает 1.

👉 IF(MONTH($AD8+1)>MONTH($C$8),"",$AD8+1): Эта функция возвращает дату.

• Затем, в ячейке C7 , запишите формулу для получения соответствующего название дня недели в краткой форме. ЕСЛИ , ИНДЕКС и ВЫХОДНОЙ ДЕНЬ функции помогут нам получить результат.

🔍 Разбивка формулы

Мы разбиваем нашу формулу для ячейки C9.

👉 WEEKDAY(C8,1): Эта функция возвращает 7 .

👉 INDEX({"Su"; "M"; "Tu"; "W"; "Th"; "F"; "Sa"},WEEKDAY(C8,1)): Эта функция возвращает Са.

👉 IF(C8="","",INDEX({"Su"; "M"; "Tu"; "W"; "Th"; "F"; "Sa"},WEEKDAY(C8,1))): Эта функция возвращает название дня Sa .

• Затем перетащите Наполнительная рукоятка значок , чтобы скопировать формулу в ячейку AG7 .

• Чтобы убедиться, что в наш трекер попадают только определенные нами оставленные короткие формы, мы добавим стрелка раскрывающегося списка проверки данных.
• Для добавления выпадающей стрелки выберите ячейку C9 .
• Теперь, в Данные выберите вкладку раскрывающаяся стрелка из Валидация данных опция из Инструменты данных группа.
• Затем выберите Валидация данных вариант.

• Появится небольшое диалоговое окно под названием Валидация данных появится на вашем устройстве.
• В Настройка выберите вкладку раскрывающаяся стрелка ниже Разрешить название и выберите Список вариант.
• После этого запишите ссылки на ячейки $AH$8:$AM$8 в поле ниже Источник или просто выберите их с помощью мыши.
• Наконец, нажмите OK.

• Вы увидите раскрывающаяся стрелка добавит, который содержит все короткие формы.
• Теперь перетащите Наполнительная рукоятка значок в диапазоне ячеек C9:AG13 скопировать раскрывающаяся стрелка во всех клетках.
• Пометьте выходные дни другим цветом, чтобы вы могли легко их найти.

• После этого выберите диапазон ячеек AH6:AM6 и выберите Слияние и центр вариант.
• Назвать объединенную ячейку как Всего .

• Теперь мы используем функция COUNTIF в следующей формуле в ячейке AH9 , запишите следующую формулу:

=COUNTIF($C9:$AG9,AH$8)+0.5*COUNTIF($C9:$AG9,AH$8& "H")+0.5*COUNTIF($C9:$AG9, "H"&AH$8)

🔍 Разбивка формулы

Мы разбиваем нашу формулу для ячейки AH9.

👉 COUNTIF($C9:$AG9,AH$8): Эта функция возвращает 1 .

👉 COUNTIF($C9:$AG9,AH$8& "H"): Эта функция возвращает 0.

👉 COUNTIF($C9:$AG9, "H"&AH$8): Эта функция возвращает 0.

👉 COUNTIF($C9:$AG9,AH$8)+0.5*COUNTIF($C9:$AG9,AH$8& "H")+0.5*COUNTIF($C9:$AG9, "H"&AH$8): Эта функция возвращает название дня 1 .

• Перетащите Наполнительная рукоятка значок с помощью мыши, чтобы формула оставалась в диапазоне ячеек AH9:AM13 .

• В диапазоне ячеек AH8:AM8 Запишите формулу, чтобы показать короткие формы типа отпуска.

= Сводка! C9

• В камере AH7 , используйте функция SUM для суммирования общего числа по столбцам. Для суммирования используйте следующую формулу в ячейке AH7 :

=SUM(AH9:AH13)

• Затем перетащите Наполнительная рукоятка значок , чтобы скопировать формулу в ячейку AM7 .
• И наконец, наш журнал учета отпусков за месяц Январь будет готова к использованию.

• Аналогичным образом создайте ежемесячный трекер отпусков для остальных месяцев года.

Таким образом, можно сказать, что мы выполнили второе задание по созданию журнала отпусков в Excel.

Читать далее: Формат записи о ежемесячном отпуске сотрудника в Excel (с бесплатным шаблоном)

Похожие чтения

• Как рассчитать отпуск за половину рабочего дня в Excel (2 эффективных метода)
• Расчет ежегодного отпуска в Excel (с подробными шагами)
• Как рассчитать остаток отпуска в Excel (с подробными шагами)
• Как рассчитать начисленное отпускное время в Excel (с помощью простых шагов)

Шаг 3: Создание окончательного отчета об отпуске

Теперь мы завершим наш Итоги года стол в Резюме лист для получения окончательного отчета. Мы вставим формулу в диапазон ячеек C10:H14 для извлечения данных из индивидуального трекера месяца. Чтобы получить окончательный результат, IFERROR , ИНДЕКС , МАТЧ , и SUM функции помогут нам.

• В начале вставьте формулу в ячейку C9 .

🔍 Разбивка формулы

Мы разбиваем нашу формулу только для января. В нашей формуле мы делали это для каждого месяца и складывали их.

👉 MATCH($B10,Jan!$B$9:$B$13,0): Эта функция возвращает 2.

👉 INDEX(Jan!AH$9:AH$13,MATCH($B10,Jan!$B$9:$B$13,0)): Эта функция возвращает 0.

👉 IFERROR(INDEX(Jan!AH$9:AH$13,MATCH($B10,Jan!$B$9:$B$13,0)),0): Эта функция возвращает 1 .

• Затем скопируйте формулу в ячейку H14 перетаскивая Наполнительная рукоятка икона.

• Теперь в камере I10 , используйте функция SUM для суммирования диапазона ячеек C10:H10 .

=SUM(C10:H10)

• Дважды щелкните на Наполнительная рукоятка значок , чтобы скопировать формулу в ячейку I14 .

• Опять же, в ячейке C16 , напишите следующую формулу, для подведения итогов, конкретного вида отпуска.

=SUM(C10:C14)

• Наконец, скопируйте формулу в ячейку I16 используя Наполнительная рукоятка икона.

• Таким образом, мы можем сказать, что наш трекер отпусков завершен и готов к использованию.

Наконец, можно сказать, что мы выполнили последнее задание по созданию трекера отпусков в Excel.

Читать далее: Формат записи об отпуске сотрудника в Excel (создание с подробными шагами)

Шаг 4: Сверьте данные по отслеживанию отпусков с данными

Теперь мы вводим данные об отпуске в наши месяцы и проверяем нашу формулу, а также точность трекера.

• Сначала мы вводим имена наших сотрудников в диапазон ячеек B10:B14 .
• Затем введите некоторые данные для Январь в листе Ян .

• Аналогично, введите какое-либо значение для месяцев Февраль в листах Февраль .

• Теперь, если вы проверите Итоги года таблицы, вы увидите, что наша формула извлекает значение из листа месяца и показывает нам отдельных сотрудников и отдельные виды отпусков.

Наконец, мы можем сказать, что наш файл учителя отпусков успешно сработал, и мы можем отслеживать данные об отпусках, а также создать трекер отпусков.

Читать далее: Как создать трекер найма в Excel (скачать бесплатный шаблон)

Заключение

На этом я заканчиваю эту статью. Я надеюсь, что эта статья будет вам полезна, и вы сможете создать трекер отпусков в Excel. Пожалуйста, если у вас возникли дополнительные вопросы или рекомендации, поделитесь с нами в разделе комментариев ниже.

Не забудьте заглянуть на наш сайт ExcelWIKI для решения нескольких проблем, связанных с Excel. Продолжайте изучать новые методы и развивайтесь!