Sledování dovolených je hojně využívaným úkolem personálního oddělení, které sleduje dovolenou a pracovní dny každého člověka. Téměř každá organizace využívá sledování dovolených svých zaměstnanců. V tomto článku si ukážeme, jak vytvořit sledovač dovolených v Excelu. Pokud máte také zájem dozvědět se, jak jej vytvořit sami, stáhněte si náš cvičný sešit a následujte nás.

Stáhnout šablonu

Během čtení tohoto článku si stáhněte tuto bezplatnou šablonu.

Šablona sledování odchodů.xlsx

Co je to Leave Tracker?

Dovolená je databáze, do které ukládáme historii seznamu dovolených zaměstnance. Jsou v ní uvedeny všechny podrobné informace o jeho čerpání dovolené. Je to ta databáze, ve které můžeme snadno zjistit výkonnost a upřímnost zaměstnance. Téměř HR manažer každé firmy a majitelé malých firem zpracovávají tento typ sledování dovolených pro svou organizaci.

Postup krok za krokem pro vytvoření nástroje pro sledování dovolených v aplikaci Excel

Pro demonstraci postupu uvažujeme soubor dat o 5 Zaměstnanci společnosti. Vytvoříme pro ně nástroj pro sledování dovolených. Konečný výsledek bude vypadat jako na obrázku níže.

Krok 1: Vytvoření souhrnného rozvržení

Zde vytvoříme souhrnné rozvržení pro naši databázi sledování dovolených.

• Nejprve spusťte Microsoft Excel v zařízení.
• Nyní přejmenujte název listu na Souhrn z List Název Bar .
• Vybrat buňku F1 .
• Pak v Vložte vyberte kartu rozevírací seznam šipka Ilustrace> Obrázek> Toto zařízení .

• Dialogové okno s názvem Vložit obrázek se objeví.
• Poté vyberte logo své společnosti a klikněte na tlačítko Vložte .

• Do našeho souboru vkládáme logo naší webové stránky, abychom ukázali postup a pro vaše pohodlí.

• Nyní vyberte rozsah buněk B4:I4 a vyberte Sloučení & Středisko možnost z Zarovnání skupina.
• Poté zapište název souboru. Název souboru nastavíme jako. Sledování dovolených zaměstnanců. Zachovejte požadované formátování buňky.

• V buňce B6 napsat název Rok a buňky C6 pro běžný rok prázdné. 2022 protože chceme vytvořit sledovací zařízení pro tento rok.

• Poté v rozsahu buněk K8:L14, zadejte typ dovolené a jejich zkrácený formulář. Vedeme 6 různých typů dovolených a jejich shodné zkrácené formuláře.

• Pro vytvoření konečné souhrnné tabulky vyberte buňku B8:I8 .
• Pak vyberte Sloučení & Středisko a zapište název tabulky. Název naší tabulky ponecháme ve tvaru Shrnutí roku .

• Nyní v buňce B9 , s názvem sloupce jako Jméno zaměstnance a nastavte rozsah buněk B10:B14 pro 5 zaměstnanci.

• Poté v rozsahu buněk C9:H9 , označují zkrácené formy dovolených.

• Dále nastavte 2 Celkem subjekty, jeden je ve sloupci z čehož se dozvíme. celkové dovolené zaměstnance, a další je po řádcích který ilustruje celkové množství dovolené pro každý konkrétní typ dovolené .

• Můžeme tedy říci, že naše souhrnné rozvržení je hotové.

Můžeme tedy říci, že jsme splnili první úkol, kterým je vytvoření nástroje pro sledování dovolených v aplikaci Excel.

Krok 2: Vytvoření seznamu sledovaných osob pro každý měsíc

V tomto kroku vygenerujeme seznam údajů o dovolených pro každý jednotlivý měsíc. Vytvoříme jej pro. Leden Po zbytek měsíců bude postup podobný.

• Nejprve vytvořte nový list a přejmenujte jej na Jan .
• V Home vyberte kartu Formát možnost z Buňky a klikněte na Šířka sloupce .

• V důsledku toho se zobrazí malé dialogové okno s názvem Šířka sloupce se objeví.
• Protože v tomto listu uvidíme příliš mnoho sloupců, nastavte šířku sloupců. ~2.50 a klikněte na OK .

• Pak vyberte buňku AF1 , a vložte logo své společnosti podobně, jak ukazujeme na obrázku krok-1 .

• Poté v buňce B4 , zapište následující vzorec:

="Leden"&Shrnutí!C6

• Tisk Vstupte na k uložení dat.

• Jak měsíc Leden má adresu 31 dnů a potřebujeme sloupec pro jména zaměstnanců, takže vybereme 32 sloupce, které jsou z B6:AG6 Pak vyberte Sloučení & Středisko možnost z Zarovnání skupina.
• Do okrajové buňky zapište následující vzorec a stiskněte tlačítko Vstupte na klíč.

=B4

• Nyní je oprávněná buňka B7 jako Dny a buňky B8 jako Jméno zaměstnance .

• Úprava formátu buněk pro rozsah buněk B9:B13 a ponechat si je pro zadání jména zaměstnance.

• Nyní používáme funkce DATE pro získání dat. V buňce C8 , zapište následující vzorec:

=DATE(Souhrn!$C$6,1,1)

• Poté v buňce D8 zapište následující vzorec a přetáhněte Plnicí rukojeť ikona pro zkopírování vzorce do data 28 se objevuje.

• V posledním 3 buňky AE8:AG8 , napište vzorec uvedený níže. Tento vzorec nám pomůže definovat všechna data podle měsíce. V tomto vzorci použijeme vzorec IF a MĚSÍC funkce.

=IF(MONTH($AD8+1)>MONTH($C$8),"",$AD8+1)

🔍 Rozdělení vzorce

Rozkládáme vzorec pro buňku AE8.

👉 MONTH($AD8+1): Tato funkce vrací 1 .

👉 MONTH($C$8): Tato funkce vrací 1.

👉 IF(MONTH($AD8+1)>MONTH($C$8),"",$AD8+1): Tato funkce vrací datum.

• Potom v buňce C7 , zapište vzorec pro získání odpovídajícího název dne v týdnu ve zkrácené podobě. IF , INDEX a TÝDEN funkce nám pomohou získat výsledek.

🔍 Rozdělení vzorce

Rozkládáme vzorec pro buňku C9.

👉 WEEKDAY(C8,1): Tato funkce vrací 7 .

👉 INDEX({"Su"; "M"; "Tu"; "W"; "Th"; "F"; "Sa"},WEEKDAY(C8,1)): Tato funkce vrací Sa.

👉 IF(C8="","",INDEX({"Su"; "M"; "Tu"; "St"; "Čt"; "P"; "So"},WEEKDAY(C8,1)): Tato funkce vrací název dne Sa .

• Poté přetáhněte Plnicí rukojeť zkopírovat vzorec do buňky AG7 .

• Abychom zajistili, že do našeho trackeru budou vstupovat pouze námi definované krátké formuláře pro odchod, přidáme do nich šipka s rozbalovacím seznamem pro ověřování dat.
• Pro přidání rozevírací šipky vyberte buňku C9 .
• Nyní v Data vyberte kartu rozbalovací šipka o Ověřování dat možnost z Datové nástroje skupina.
• Poté vyberte Ověřování dat možnost.

• Malé dialogové okno s názvem Ověřování dat se na vašem zařízení zobrazí.
• V Nastavení vyberte kartu rozbalovací šipka pod Povolit a vyberte Seznam možnost.
• Poté zapište odkazy na buňky $AH$8:$AM$8 do níže uvedeného pole Zdroj: nebo je jednoduše vyberte myší.
• Nakonec klikněte na DOBŘE.

• Uvidíte rozbalovací šipka přidá, který obsahuje všechny zkrácené formuláře.
• Nyní přetáhněte Plnicí rukojeť ikona v rozsahu buněk C9:AG13 zkopírovat rozbalovací šipka ve všech buňkách.
• Víkendy jsou označeny jinou barvou, abyste je mohli snadno najít.

• Poté vyberte rozsah buněk AH6:AM6 a vyberte Sloučení & Středisko možnost.
• Sloučenou buňku pojmenoval jako Celkem .

• Nyní používáme funkce COUNTIF v následujícím vzorci v buňce AH9 , zapište následující vzorec:

=COUNTIF($C9:$AG9,AH$8)+0,5*COUNTIF($C9:$AG9,AH$8& "H")+0,5*COUNTIF($C9:$AG9, "H"&AH$8)

🔍 Rozdělení vzorce

Rozkládáme vzorec pro buňku AH9.

👉 COUNTIF($C9:$AG9,AH$8): Tato funkce vrací 1 .

👉 COUNTIF($C9:$AG9,AH$8& "H"): Tato funkce vrací 0.

👉 COUNTIF($C9:$AG9, "H"&AH$8): Tato funkce vrací 0.

👉 COUNTIF($C9:$AG9,AH$8)+0,5*COUNTIF($C9:$AG9,AH$8& "H")+0,5*COUNTIF($C9:$AG9, "H"&;AH$8): Tato funkce vrací název dne 1 .

• Přetáhněte Plnicí rukojeť ikonu myši, aby vzorec zůstal v rozsahu buněk. AH9:AM13 .

• V rozsahu buněk AH8:AM8 , zapište vzorec pro zobrazení krátkých formulářů typu dovolená.

=Souhrn!C9

• V buňce AH7 , použijte funkce SUM pro sečtení celkového počtu ve sloupci. Pro sečtení použijte následující vzorec v buňce AH7 :

=SUMA(AH9:AH13)

• Poté přetáhněte Plnicí rukojeť zkopírovat vzorec až do buňky AM7 .
• A konečně, naše sledování dovolených za měsíc Leden bude připraven k použití.

• Podobně vytvořte měsíční přehled dovolených pro zbývající měsíce roku.

Můžeme tedy říci, že jsme splnili druhý úkol pro vytvoření nástroje pro sledování dovolených v aplikaci Excel.

Přečtěte si více: Formát měsíčního záznamu o dovolené zaměstnance v aplikaci Excel (s bezplatnou šablonou)

Podobná čtení

• Jak vypočítat půldenní dovolenou v aplikaci Excel (2 efektivní metody)
• Výpočet roční dovolené v aplikaci Excel (s podrobnými kroky)
• Jak vypočítat zůstatek dovolené v aplikaci Excel (s podrobnými kroky)
• Výpočet naběhlé dovolené v aplikaci Excel (ve snadných krocích)

Krok 3: Vytvoření závěrečné zprávy o dovolené

Nyní dokončíme Shrnutí roku v tabulce Souhrn listu, abychom získali konečnou zprávu. Do rozsahu buněk vložíme vzorec. C10:H14 pro získání dat z jednotlivých měsíců sledování. Pro získání konečného výsledku, IFERROR , INDEX , MATCH , a SUM funkce nám pomohou.

• Na začátku vložte vzorec do buňky C9 .

🔍 Rozdělení vzorce

Náš vzorec rozkládáme pouze na měsíc leden. V našem vzorci jsme to udělali pro každý měsíc a ty jsme sečetli.

👉 MATCH($B10,Jan!$B$9:$B$13,0): Tato funkce vrací 2.

👉 INDEX(Jan!AH$9:AH$13,MATCH($B10,Jan!$B$9:$B$13,0)): Tato funkce vrací 0.

👉 IFERROR(INDEX(Jan!AH$9:AH$13,MATCH($B10,Jan!$B$9:$B$13,0)),0): Tato funkce vrací 1 .

• Pak vzorec zkopírujte do buňky H14 přetažením Plnicí rukojeť ikona.

• Nyní v buňce I10 , použijte funkce SUM k sečtení rozsahu buněk C10:H10 .

=SUMA(C10:H10)

• Dvakrát klikněte na adresu na Plnicí rukojeť zkopírovat vzorec do buňky I14 .

• Opět v buňce C16 , napište následující vzorec, abyste shrnuli konkrétní typ dovolené.

=SUMA(C10:C14)

• Nakonec zkopírujte vzorec do buňky I16 pomocí Plnicí rukojeť ikona.

• Můžeme tedy říci, že naše sledování dovolených je dokončeno a připraveno k použití.

Konečně můžeme říci, že jsme dokončili poslední úkol pro vytvoření nástroje pro sledování dovolených v aplikaci Excel.

Přečtěte si více: Formát záznamu o dovolené zaměstnance v aplikaci Excel (vytvoření s podrobnými kroky)

Krok 4: Ověření sledování dovolených pomocí údajů

Nyní zadáme údaje o dovolených v našich měsících a zkontrolujeme náš vzorec i přesnost sledování.

• Nejprve zadáme jména našich zaměstnanců v rozsahu buněk B10:B14 .
• Poté zadejte některá data pro Leden v listu Jan .

• Podobně zadejte nějakou hodnotu pro měsíce Únor v listech Únor .

• Pokud nyní zkontrolujete Shrnutí roku tabulky zjistíte, že náš vzorec extrahuje hodnotu z měsíčního listu a zobrazuje nám jednotlivé zaměstnance a jednotlivé typy dovolených.

Nakonec můžeme říci, že náš soubor učitele dovolených úspěšně fungoval a můžeme sledovat údaje o dovolených, stejně jako jsme schopni vytvořit sledovač dovolených.

Přečtěte si více: Jak vytvořit nástroj pro sledování náboru v aplikaci Excel (šablona ke stažení zdarma)

Závěr

Tímto tento článek končí. Doufám, že vám tento článek bude užitečný a že si budete moci vytvořit nástroj pro sledování dovolených v aplikaci Excel. Pokud máte další dotazy nebo doporučení, podělte se s námi o ně v níže uvedeném komentáři.

Nezapomeňte se podívat na naše webové stránky ExcelWIKI pro několik problémů a řešení souvisejících s Excelem. Učte se novým metodám a neustále se rozvíjejte!