در این مقاله، یک پایگاه داده موجودی در اکسل ایجاد می کنیم . به طور کلی، یک پایگاه داده موجودی برای پیگیری محصولات استفاده می شود. هر خرده فروش یا فروشنده ای باید یک پایگاه داده موجودی برای نگهداری سوابق محصول داشته باشد. ما به راحتی می توانیم یک پایگاه داده موجودی در اکسل بدون کمک نرم افزارهای دیگر ایجاد کنیم. امروز 3 روش آسان را نشان خواهیم داد. بنابراین، بدون مقدمه، بحث را شروع می کنیم.

دانلود کتاب تمرین

کتاب تمرین را از اینجا دانلود کنید.

پایگاه داده موجودی چیست؟

پایگاه داده موجودی فهرستی است که سابقه ای از محصولات را نگه می دارد و گردش مالی را ردیابی می کند. بخش مهمی از هر کسب و کاری است. نگه داشتن پایگاه داده موجودی باعث صرفه جویی در زمان می شود و کل فرآیند را آسان تر می کند. با استفاده از پایگاه داده موجودی می توان از پیش بینی دقیق اطمینان حاصل کرد. امروزه نرم افزاری برای انجام این کار وجود دارد. اما، می‌توانید با انجام چند مرحله آن را در اکسل ایجاد کنید.

3 روش برای ایجاد پایگاه داده موجودی در اکسل

1. از الگوهای اکسل برای ایجاد پایگاه داده موجودی استفاده کنید

شما می توانید یک پایگاه داده موجودی را با استفاده از قالب ها در اکسل ایجاد کنید. فرآیند بسیار سرراست است. در این روش برای برخی از محصولات یک پایگاه داده موجودی ایجاد می کنیم. در پایگاه داده، سوابق شناسه محصول، توضیحات، قیمت واحد و سایر اطلاعات لازم را حفظ خواهیم کرد. پرداخت کنیمبرای دانستن بیشتر به مراحل زیر توجه کنید.

STEPS:

• اول از همه، برنامه Microsoft Excel را راه اندازی کنید.
• دوم، به برگه File بروید.

• سوم، جدید را انتخاب کنید.

• پس از آن، به نوار جستجو بروید و فهرست‌های موجودی را تایپ کنید.
• Enter را فشار دهید یا بر روی نماد جستجو کلیک کنید.

• در نتیجه، الگوهای موجود روی صفحه ظاهر می شود.
• الگویی را که می خواهید روی آن کار کنید انتخاب کنید.

• پس از انتخاب الگو، پیامی ارسال می شود پاپ آپ را انتخاب کنید.
• از کادر پیام ایجاد را انتخاب کنید.

• بلافاصله، الگوی انتخاب شده ظاهر می شود در یک کاربرگ.

• بعد، ستون هایی را که در پایگاه داده موجودی خود نیاز ندارید حذف کنید.

• اکنون اطلاعات مربوط به محصولات را در پایگاه داده تایپ کنید.

• در نهایت، پایگاه داده را ذخیره کنید برگه فایل .

بیشتر بخوانید: نحوه ایجاد یک پایگاه داده ساده در Excel VBA

2. طراحی دستی پایگاه داده موجودی در اکسل

ما همچنین می توانیم یک پایگاه داده موجودی طراحی کنیم به صورت دستی در اکسل در این صورت، باید پایگاه داده موجودی را از Scratch بسازیم. این یک فرآیند آسان دیگر است اما زمان می برد. در اینجا، ما دوباره پایگاه داده برای برخی از محصولات ایجاد می کنیم. بیایید مراحل زیر را دنبال کنیم تاروش را یاد بگیرید.

STEPS:

• در وهله اول، شما باید هدرها را ایجاد کنید.
• در این مورد، ما سرصفحه ها را در ردیف 4 تایپ کرده اند. ما همچنین از فونت‌ها و حاشیه‌های پررنگ استفاده کرده‌ایم.

• پس از آن، سرصفحه‌ها را با رنگ‌هایی پر کنید تا برجسته شوند.
• برای این کار. ، سرصفحه ها را انتخاب کنید و آنها را با رنگ ها از گزینه پر کردن رنگ در برگه Home پر کنید.

• پس از پر شدن با رنگ، پایگاه داده مانند تصویر زیر می شود.

• اکنون شروع به تایپ اطلاعات در پایگاه داده کنید.

• پس از تکمیل پایگاه داده، مرزها را به سلول ها اعمال کنید. می‌توانید انواع مختلفی از حاشیه‌ها را در بخش Font در برگه Home پیدا کنید.

• به فیلتر را اعمال کنید، به تب Home بروید و 'Sort & فیلتر . یک منوی کشویی ظاهر می شود.
• Filter را از منوی کشویی انتخاب کنید.

• در پایان، پایگاه داده موجودی مانند تصویر زیر خواهد بود.

بیشتر بخوانید: نحوه ایجاد پایگاه داده ای که به طور خودکار در اکسل به روز می شود

3. ایجاد پایگاه داده موجودی IN و OUT اکسل

در روش آخر، ما یک پایگاه داده موجودی ساده در داخل و خارج ایجاد خواهیم کرد. در اینجا، لیست موجودی را از یک لیست محصول ایجاد می کنیم. لیست محصولات در زیر آورده شده است. در لیست محصولات، اطلاعاتی وجود دارددر مورد شناسه، نام، توضیحات و قیمت واحد برخی از محصولات.

بیایید مراحل زیر را دنبال کنیم تا روش را بدانیم.

STEPS :

• ابتدا محدوده B5:E12 را انتخاب کنید و نام آن را " List " بگذارید. این بخشی از مجموعه داده لیست محصول است.

• بعد، باید پایگاه داده موجودی " IN and OUT " را ایجاد کنیم. .
• برای آن، ساختاری مانند تصویر زیر ایجاد کنید.
• اکنون، Cell J5 را انتخاب کنید و فرمول را تایپ کنید:

• برای دیدن نتیجه، Enter را فشار دهید. در ابتدا خطا نشان خواهد داد. لازم نیست نگران آن باشید.

در اینجا، ما از عملکرد VLOOKUP برای جستجوی یک مورد در آرایه ای به نام استفاده کرده ایم. فهرست . ما به دنبال شناسه در Cell I5 در آرایه List خواهیم بود. در این مورد، شاخص ستون باید 2 باشد. ما به یک تطابق دقیق نیاز داریم، بنابراین در آخرین آرگومان از FALSE استفاده کرده ایم.

• دوباره، Cell K5 را انتخاب کرده و فرمول را تایپ کنید:

در اینجا، نمایه ستون 3 نشان دهنده ستون سوم آرایه به نام است. لیست .

• یک بار دیگر، Cell L5 را انتخاب کنید و فرمول را تایپ کنید:

در این مورد، نمایه ستون 4 نماینده ستون چهارم آرایه به نام List است.

• پس از آن، Cell J5 ، K5 & L5 و Fill Handle را به پایین بکشیدفرمول را کپی کنید.

• پس از کپی کردن فرمول، نتایجی مانند تصویر زیر مشاهده خواهید کرد.

• در این لحظه، ID ها را در پایگاه داده وارد کنید و تغییرات به طور خودکار به روز می شوند.

• در پایان، مجموعه داده شما به این شکل خواهد بود. همچنین می‌توانید همین روند را برای ایجاد پایگاه داده دیگری برای نگهداری سوابق فروش دنبال کنید.

بیشتر بخوانید: نحوه ایجاد یک پایگاه داده در اکسل ( در 8 مرحله آسان بسازید)

چیزهایی که باید به خاطر بسپارید

چند نکته را باید در هنگام ایجاد پایگاه داده موجودی در اکسل به خاطر بسپارید.

• قبل از خروج از برنامه برای استفاده مجدد، الگو را ذخیره کنید.
• از نمایه ستون صحیح در فرمول VLOOKUP استفاده کنید.
• برای صرفه جویی در زمان، از استفاده کنید. روش-1 .

نتیجه گیری

در این مقاله، 3 روش آسان برای ایجاد پایگاه داده موجودی در اکسل . در اینجا، ما از مجموعه داده های عملی برای توضیح فرآیند استفاده کرده ایم. امیدوارم این روش ها به شما کمک کند تا وظایف خود را به راحتی انجام دهید. علاوه بر این، کتاب تمرین را نیز در ابتدای مقاله اضافه کرده ایم. برای کسب اطلاعات بیشتر می توانید آن را دانلود کنید. در آخر، اگر پیشنهاد یا سؤالی دارید، در بخش نظرات زیر بپرسید.