Opprette en e-postliste i Excel (2 metoder)

Hugh West

06-06-2023 Avansert Excel
  • Dele Denne
Hugh West

I bedrifter har vi tusenvis av kunder og må informere dem om eventuelle oppdateringer eller endringer i tjenestene våre. Å lage en e-postliste i Excel hjelper oss å gjøre det kjedelige arbeidet på få minutter. I de fleste tilfeller har vi kundenes postadresser i en Excel-fil, og vi ønsker å informere dem om selskapets adresseendring ved å bruke disse kundenes postadresser.

La oss si at firmanavnet vårt er Marigold Sales , og adressen er endret fra 7 Oak Valley St., Lakeland, Florida 33801 til Marigold Sales, 71 Glendale Ave. Boca Raton, Florida 33428 . Nå ønsker vi å informere kundene våre om denne hendelsen.

Vi ønsker å informere dem om denne hendelsen ved hjelp av en e-postliste.

Last ned Excel-arbeidsbok

Eksempel på datasett for å lage en e-postliste.xlsx

2 enkle måter for å lage en e-postliste i Excel

Metode 1: Opprette en e-postliste i Excel ved hjelp av Microsoft Word Mail Merge

Microsoft Word tilbyr en funksjon som heter Mail Merge . Vi kan bruke funksjonen til å lage en mal for en e-postliste etter å ha importert dataene fra Excel. Dataene inneholder alle kundenes navn , selskapsnavn , selskapsadresser og e-postadresser . Mail Merge vil automatisk sette inn en e-postliste etter at vi har utført følgende sekvenser.

Trinn 1: Som du vil oppretteen e-postliste, må du forberede en skriftlig melding ved hjelp av Microsoft Word . Åpne Microsoft Word , gå til kategorien Utsendelser > Velg Brev (fra S tart Mail Merge -delen).

Trinn 2: Skriv ned melding i henhold til dine krav (dvs. informere kunden om adresseendring ). Den blå fargede skriften vil være i samsvar med e-postlisten du er i ferd med å opprette.

Trinn 3: Velg Velg mottakere (fra Start utskriftsfletting -delen) > Velg Bruk en eksisterende liste (fra alternativene).

Trinn 4: Velge Bruk en eksisterende liste Liste tar deg til datamaskinmappene dine. Velg ønsket fil (dvs. Opprette en e-postliste i Excel ).

Klikk på Åpne .

Trinn 5: Vinduet Velg tabell åpnes. Sørg for at du merker av for Første rad med data inneholder kolonneoverskrifter .

Klikk på OK .

Trinn 6: Microsoft Word laster inn dataene. Plasser markøren ved siden av Mottakernavn og gå til Sett inn sammenslåingsfelt (i Skriv og sett inn felt under kategorien Utsendelser ) .

Trinn 7: Dialogboksen Sett inn flettefelt vises. Velg Databasefelt under Sett inn . Deretter velger du et av feltene (dvs. FørstNavn ) etterpå, klikk på Sett inn som vist i bildet nedenfor.

Gjenta etterpå Trinn 7 om 3 eller 4 ganger for å sette inn Fornavn , Etternavn , Bedriftsnavn , By , State og Postnummer . Du kan sette inn hvilke som helst av feltene i meldingen din,

Trinn 8: Igjen, Plasser markøren foran velkomstlinjen (dvs. Kjære mottakernavn ). Hold deretter musepekeren til Skriv & Sett inn felt seksjon > Velg Hilsningslinje .

Trinn 9: Dialogboksen Sett inn hilsen dukker opp. Fra Sett inn hilsenlinje -dialogboksen

velg et hvilket som helst format for Kundens navn . Du kan sette Komma ( , ) eller andre skilletegn etter Mottakernavn . Forhåndsvisningen av handlingene dine vises under Forhåndsvisning i dialogboksen.

Klikk på OK .

Utførelse av trinn 1 til 9 utarbeider en mal for postlisten for hver kunde i datafilen. Malen vil være lik som vist på bildet nedenfor.

Trinn 10: Hvis du vil se forhåndsvisningen for en hvilken som helst kunde. Bare velg alternativet Forhåndsvisning av resultater (fra delen Forhåndsvisning av resultater ).

I et øyeblikk forvandles malen til 1 ste kundes postbrev som vist i det følgendebilde.

Du ser ingen mellomrom mellom Fornavn og Etternavn til kunden. Sett ganske enkelt et mellomrom etter Fornavnet som gjort i bildet nedenfor.

Alle navnene på kundene vil ha lignende mellomrom mellom deres For og Etternavn . Klikk på retningspilene for å gå fremover og bakover blant data.

Trinn 11: Du kan Redigere , Skriv ut , eller til og med e-post brevet bare ved å klikke på de spesifikke alternativene (dvs. Send e-postmelding ).

Trinn 12: Dialogboksen Flett til e-post vises. Velg E-postadresse i kommandoboksen Til . Skriv inn et passende emne (dvs. Adresseendring ) i kommandoboksen Emnelinje .

Klikk OK .

Du kan velge en rekke kundenumre å sende e-posten til.

Les mer: Hvordan lage en kommaseparert liste i Excel (5 metoder)

Lignende avlesninger

  • Hvordan generere en liste basert på kriterier i Excel (4 metoder)
  • Lag en unik liste i Excel basert på kriterier (9 metoder)
  • Hvordan lage en nummerert liste i Excel (8 metoder)

Metode 2: Opprette en e-postliste Bruke Microsoft Outlook Importeringsfunksjon

I den forrige metoden brukte vi Microsoft Word for å lage en e-postliste. Men, Microsoft Outlook tilbyr også et alternativ for å lage en postboks bare ved å importere en bestemt datatypefil (dvs. CSV filtype).

Siden vi har en data fil med kundekontakt i Excel, konverterer vi bare filen i CSV -format ved å bruke Excels Lagre som -funksjon. Filkonverteringen er avbildet i bildet nedenfor (Gå til Fil > Lagre som > Velg CSV fra de tilbudte formatene> Klikk Lagre ).

Etter å ha konvertert Excel-filen til CSV -filformat, følg trinnene nedenfor for å opprette en e-postliste ved hjelp av Microsoft Outlook .

Trinn 1: Åpne Microsoft Outlook . Velg Fil .

Trinn 2: Fra båndalternativene Fil .

Velg Åpne & Eksporter > Klikk på Importer/eksporter .

Trinn 3: Import og eksportveiviseren vises. I veiviseren velger du alternativet Importer fra et annet program eller fil .

Trykk Neste .

Trinn 4: Importer en fil -kommandoboks åpnes. Velg Kommadelte verdier ( CSV ) som Velg filtypen du vil importere fra .

Klikk Neste .

Trinn 5: Nå, i kommandoboksen Importer en fil , klikk på Bla gjennom for å importere en fil (tidligere lagret CSV -fil).

Trinn 6: Velg den tidligere lagrede CSV fil fra datamaskinkatalogenog klikk OK .

Trinn 7: Outlook laster inn filen som er importert i Trinn 6 og viser . Merk av for Tillat opprettelse av duplikat og gå deretter til Neste .

Trinn 8: Du må du velge plasseringen (dvs. Kontakter ) der den importerte filen skal pakkes ut, og klikk deretter på Neste .

Trinn 9: For å matche feltene, må du fortelle Outlook hvilke elementer det vil ta som Navn , Bedrift eller e-postadresse . Som et resultat klikker du på Kart tilpassede felt .

Trinn 10: Dra verdien fra Fra ( Venstre side) til Til ( Høyre side) for å tilordne dem som de samme.

Gjenta Trinn 10 for Bedriftsnavn og E-postadresse etter det Klikk OK på samme måte som bildet nedenfor.

Trinn 11: Du kan også endre fildestinasjonen. Hvis det ikke er behov for slike handlinger, klikk på Fullfør .

Outlook tar et sekund og laster deretter alle kontaktene. Hvis du vil sjekke de importerte kontaktene, går du til Kontakter og alle de importerte kontaktene vises som på bildet nedenfor.

Du kan telle eller krysssjekke Fornavnet med kildedataene. Denne Outlook oppretter en e-postliste der du enkelt kan sende hver av dem umiddelbart.

Les mer: Hvordan lage alfabetisk liste iExcel (3 måter)

Konklusjon

I denne artikkelen demonstrerer vi hvordan du lager en e-postliste i Excel ved å bruke sammenkoblingsevnen til Microsoft Produkter (dvs. Microsoft Word og Microsoft Outlook ). Håper disse metodene oppfyller din søken med å lage en e-postliste i Excel. Kommenter hvis du har flere spørsmål eller har noe å tilføye.

Forrige innlegg Slik sletter du spesifikke rader i Excel (8 raske måter)
Neste innlegg Slik bruker du TRUE-funksjonen i Excel (10 ideelle eksempler)

Hugh West er en svært erfaren Excel-trener og analytiker med over 10 års erfaring i bransjen. Han har en bachelorgrad i regnskap og finans og en mastergrad i bedriftsøkonomi. Hugh har en lidenskap for undervisning og har utviklet en unik undervisningstilnærming som er enkel å følge og forstå. Hans ekspertkunnskap om Excel har hjulpet tusenvis av studenter og fagfolk over hele verden med å forbedre sine ferdigheter og utmerke seg i karrieren. Gjennom bloggen sin deler Hugh sin kunnskap med verden, og tilbyr gratis Excel-opplæringer og nettbasert opplæring for å hjelpe enkeltpersoner og bedrifter å nå sitt fulle potensial.