Det er viktig å håndtere en stor fil, siden det tar mye tid å overføre. En stor fil tar for lang tid å åpne. Enhver form for endring i en stor fil tar lang tid å oppdatere. Så det er viktig å redusere filstørrelsen. I denne artikkelen vil vi se hvordan du reduserer/komprimerer Excel-filstørrelsen . Det er mange metoder for å gjøre det. Vi vil velge de beste alternativene her.

I vår analyse bruker vi eksempeldata fra superbutikksalg. Eksemplet ble lastet ned fra denne lenken //community.tableau.com/docs/DOC-1236.

Den opprinnelige filstørrelsen på denne prøven er 3191 KB .

3 beste metoder for å redusere/komprimere stor Excel-filstørrelse

I denne delen vil vi diskutere 3 velprøvde metoder for å redusere/komprimere stor Excel-filstørrelse. La oss sjekke dem nå!

1. Slette data for å redusere filstørrelsen

Det er flere tilfeller der du ikke har noe annet alternativ enn å slette dataene eller formatet. Her vil vi diskutere dem.

1.1. Slette/tømme tomme celler i Excel

Etter at du har fullført en oppgave i Excel-arbeidsboken, er det så mange ubrukte celler som ikke har noen nytteverdi i arbeidsboken. Noen ganger formaterer du ved et uhell i disse ubrukte cellene som faktisk øker filstørrelsen. Hvis du fjerner formateringen fra disse tomme cellene, reduseres filstørrelsen din.

• Hvis du vil velge hele de tomme cellene, klikker du CTRL+Shift+ ↓+ → sammen.Piltegnene indikerer hvor du vil plassere kommandoen din.

• Etter å ha valgt de tomme cellene, I fanen Hjem på alternativet Slett trykk Slett alt. Dette vil tømme cellene .

Det er en annen måte å gjøre det på.

• I kategorien Hjem trykker du Finn & Velg og trykk deretter Gå til spesial.

• Den åpner dialogboksen Gå til spesial . Merk av for Blanks på den boksen og trykk OK. Dette vil automatisk finne de tomme områdene i Excel-arbeidsboken. Etter dette fjerner du de tomme cellene som vi gjorde tidligere.

Les mer: Hvordan redusere Excel-filstørrelsen uten å slette data (9 raske tips)

1.2. Sjekk og slett unødvendige skjulte celler

Noen ganger er unødvendige skjulte celler årsaken til større Excel-filer. Du kan ved et uhell skjule noen rader eller kolonner i Excel-regnearket du jobber med. Plutselig innser du at filen din inneholder noen skjulte elementer som du ikke trenger. Alt du kan gjøre er å vise radene og kolonnene i Excel-regnearket og se om du trenger dem eller ikke. Hvis du ikke trenger dem, sletter du dem alle.

Les mer: Hvordan komprimere Excel-fil for e-post (13 raske metoder) )

2. Reduser filstørrelsen uten å slette data

Noen ganger trenger du ikke å slette fildataeneeller formatering for å redusere størrelsen på en Excel-fil. Bare å bruke noen teknikker vil la deg redusere filstørrelsen.

2.1. Lagre en fil i Excel binært format

Lagre Excel-filen fra ( .xlsx ) format til Excel binært format ( .xlsb ) reduserer størrelsen på filen med rundt 40 % . Dette er den enkleste og mest effektive måten å redusere filstørrelsen på. Prosedyren er gitt nedenfor.

• Først av alt, lagre prøveekselfilen i ( .xlsx ) format i en bestemt mappe.

• Deretter lagrer du den samme filen i ( .xlsb ) format i samme mappe som du har lagret forrige ( .xlsx ) formatert fil.

• Nå er de to filene lagret i samme katalog.
• Her vil vi sjekke filen størrelsen på ( .xlsb )-filen og sammenlign den med ( .xlsx )-formatet enten den er redusert eller ikke.

Vi kan se ( .xlsb )-filen inneholder 1666 KB der ( .xlsx )-filen inneholder 3191 KB . Så filstørrelsen reduseres i stor skala.

Excel Binary Workbook fordeler og ulemper

Mens du lagrer en fil i (. xlsb )-format, en ting du bør huske på at, som alt annet, gir det noen fordeler og ulemper ved å lagre en Excel-arbeidsbok i binært format.

Fordeler

• Den binære Excel-filen bruker merkbart mindre plass mens den lagrer enn ( .xlsx )filer.
• Lasting av binære data er raskere enn å analysere tekstfiler ( .xml ) eller ( .xlsx ) filer.
• Makroer, VBA -koden støttes fullt ut.

Undele

• Ingen båndmodifikasjon er tillatt for ( .xlsb ) formater. Du må konvertere tilbake til
• ( .xlsm )
• , gjøre båndendringene og deretter tilbake til ( .xlsb ).
• Ikke kompatibel med Excel 2003 og tidligere versjoner.
• ( .xlsb ) er et binært filformat, i motsetning til det åpne  ( .xml ), ( .xlsx ) og  ( .xlsm ) filer. Derfor vil du ofte ikke se ( .xlsb ) filene dine fungere overalt.

Så vær forsiktig når du lagrer en fil i binært format. Du kan sikkert gjøre dette når fordelen det gir er mye mer enn ulempene.

Les mer: Hvordan komprimere Excel-fil mer enn 100 MB (7 nyttige måter)

2.2. Sjekke betinget formatering

I Excel visualiserer Betinget formatering data og gjør et regneark lettere å forstå. Men noen ganger gjør vi feil mens vi bruker betinget formatering. Noen ganger bruker vi formatering på et helt ark eller en hel gruppe rader eller kolonner. For å minimere feilen kan vi gå til Betinget formatering > Administrer regler og kontroller celleområdet for hver av reglene. Igjen hvis vi på en eller annen måte bruker betinget formatering i Excel-arbeidsboken og plutselig innser at vi ikke trenger detat vi kan angre den betingede formateringen ved å fjerne regler fra hele regnearket.

Les mer: Hvordan finne ut hva som forårsaker store Excel Filstørrelse

2.3. Optimalisering av Excel-formler

I tillegg til å redusere filstørrelsen direkte, kan vi optimalisere Excel-formlene slik at beregningen kan gjøres raskere og dermed kan filstørrelsen reduseres. Det er så mange måter å gjøre det på.

2.3.1. Unngå å bruke flyktige formler

Det er syv flyktige funksjoner i Excel som er RAND , NÅ , I DAG , OFFSET , CELLE , INDIREKTE og INFO . Disse formlene beregnes på nytt hver gang det er en endring i Excel-filen. Hvis regnearket ditt har mange flyktige formler, blir beregningene trege, og filstørrelsen økes. Så løsningene er enkle, vi bør unngå å bruke flyktige formler. Det finnes noen alternativer til flyktige formler. De er gitt nedenfor

• I stedet for OFFSET funksjonen kan vi bruke INDEKS .
• I et regneark INDEKS -funksjonen kan brukes ved å bruke kolonnetall i stedet for bokstaver for å erstatte INDIREKTE -funksjoner.
• Det er ikke noe alternativ for NÅ og I DAG funksjoner. Men VBA -kode kan brukes til å erstatte dem.

Akkurat som for Now -funksjoner kan vi bruke-

9885

For I DAG funksjoner vi kanbruk

4897

• RAND -funksjonene er ikke påkrevd mesteparten av tiden. Men hvis vi krever et nytt tilfeldig tall, kan vi bruke en VBA -funksjon for å generere det.

5415

• INFO og CELLE er ikke spesielt vanlige formler. De gir informasjon om system, arbeidsbok og cellestatus. I stedet for å bruke dem, kan vi bruke filbanen eller cellefargereferansenummeret ved å bruke VBA .

2.3.2. Bruk pivottabeller eller Excel-tabeller

I stedet for en serie med formler er det en effektiv måte å vise resultatet ved å bruke pivottabeller eller Excel-tabeller

2.3.3. Unngå å referere til hele rader eller kolonner

SUMIF eller VLOOKUP funksjonene ser etter data i hele kolonnene eller radene. I stedet for å referere til hele data, kan vi referere til bare noen få celler hvis nødvendig. Liker-

I stedet for å bruke = SUMIF (A: A, $C4, B: B)

Vi kan bruke = SUMIF (A1:A50, $C4, B1:B100)

Her refererer vi til de første 50 cellene i kolonne A .

2.3.4. Unngå gjentatte beregninger

La oss si at du har en formel som inneholder « =$A$3+$B$3 », og at du kopierer den formelen til femti celler. Her er det totale antallet cellereferanser hundre, til tross for at antallet unike celler kun er to. Men hvis C3 har en formel som er =A3+B3 , og du vil oppdatere disse på 50 andre celler, bare ved å referere til celle C3 i de 50 cellene kan du faktisk gjøre referansenummeret 50, mens din forrige referanse krevde hundre celler.

Les mer: Hvordan Reduser Excel-filstørrelsen med pivottabell

2.4. Befaling av Excel Manuell beregning

Dette hjelper deg faktisk med å beregne raskere i Excel. Men noen ganger i store Excel-filer kan manuelle beregninger også hjelpe deg med å redusere filstørrelsen.

2.5. Tilpasse pivottabeller

Pivottabeller er laget for å raskt sjekke data eller få oversikt. Disse pivottabellene kan øke filstørrelsen din hvis du ikke trenger dem lenger. Hvis du ikke trenger pivottabellene dine i de neste beregningene, kan du gjøre følgende trinn.

• Ikke lagre kildedataene med filen.
• Høyreklikk på pivottabellen og klikk deretter på Alternativer for pivottabell .
• I kategorien Data fjerner du haken fra ' Lagre kildedata med fil '.

2.6. Reduser Excel-filstørrelsen med bilder

Noen ganger øker filstørrelsen til Excel automatisk når du legger til bilder i et Excel-regneark. Du kan redusere størrelsen på bildet utenfor Excel eller i Excel. Hvis du vil gjøre det i Excel, velg bildet og høyreklikk på museknappen, og velg Størrelse og egenskaper .

A Formater bilde -vinduet åpnes på høyre sideav Excel-regnearket. Nå kan du manuelt velge høyde og bredde på bildet.

Du kan manuelt endre størrelsen på bildet utenfor Excel. Det er så mange prosedyrer for å gjøre det.

Les mer: Hvordan redusere Excel-filstørrelsen med bilder (2 enkle måter)

3. Reduser Excel-filstørrelsen uten å åpne

Det er ikke alltid nødvendig å åpne filen eller slette fildataene. Excel lar deg redusere filstørrelsen uten å åpne filen.

3.1. Formatere fil fra filegenskaper

Etter å ha utført alle oppgavene i Excel er det lettere å komprimere størrelsen på en Excel-fil fra filegenskaper. Det er en Windows-funksjon og er ikke direkte relatert til Excel. Prosedyren er gitt nedenfor.

• Høyreklikk på filen.
• Velg egenskaper.
• Neste Velg Avansert-knappen.
• Til slutt , velg "komprimer innhold for å spare diskplass" og trykk OK.

Les mer: Hvordan redusere Excel-filstørrelsen uten å åpne (med enkle trinn)

3.2. Komprimer Excel-fil til ZIP/RAR

Mange tekstbehandlingsdokumenter kan komprimeres til 10 prosent av sin opprinnelige størrelse ved å bruke forskjellige komprimerte verktøy. Det er en god praksis å dele filer ved å komprimere dem. Det reduserer ikke bare filstørrelsen, men gjør også filen sikker mot virus. Her skal vi bruke WinRAR for å komprimere filen. Prosedyren er gitt nedenfor.

• Høyreklikk på filen din.
• Trykk på Legg til i arkiv .
• En dialogboks kommer opp opp for å velge RAR/ZIP som arkivformat .

• En dialogboks kommer opp for å velge RAR/ZIP som arkivformat .

Les mer: Hvordan komprimere Excel-fil til zip (2 passende måter)

Konklusjon

De fleste synes det er enkelt å dele små filer. Som vi kan se er det mange måter å gjøre det på. Komprimering av filstørrelse gjør det også enkelt å øke hastigheten på excel-beregningen. Vi kan bruke disse teknikkene hver for seg eller sammen for å redusere filstørrelsen.